Digitale Archivierung - Fluch oder Segen?

(openPR) Noch in diesem Sommer plant das Bundesministerium der Finanzen das Inkrafttreten der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD).

Spätestens dann müssen sich Unternehmen, in denen für die Unterstützung und Steuerung der betrieblichen Prozesse ein Datenverarbeitungssystem eingesetzt wird, zwangsläufig mit dem Thema der elektronischen Archivierung beschäftigen. Gut beraten sind dabei Unternehmen, die bereits eine leistungsstarke Branchensoftware im Einsatz haben, die diese gesetzlichen Anforderungen in vollem Umfang erfüllt.

Die Branchensoftware Powerbird® ermöglicht eine einfache digitale und rechtskonforme Archivierung sämtlicher Unterlagen. Viele Dokumente werden dabei bereits aus der Kalkulation oder Fakturierung heraus, direkt kunden- bzw. projektbezogen in der Dokumentenablage gespeichert und archiviert. Unterstützt wird dieser Prozess noch zusätzlich durch einen aufgedruckten Barcode. Ob die Übernahme von Mails aus Outlook oder das Erfassen eingescannter Schriftstücke, Stundenzettel oder Bilder – alles kann per drag & drop leicht zugeordnet und archiviert werden. Dadurch werden Prozesse beschleunigt und ein schneller und dezentraler Zugriff auf alle Informationen gesichert. Durch Nutzerkontrolle wird festgelegt, für welche Mitarbeiter welche Dokumente sichtbar sein sollen. So können auch vertrauliche Unterlagen im Archiv sicher aufbewahrt werden.

Mehr erfahren Sie unter www.powerbird.de