(openPR) Objektive Überprüfung laufender IT-Projekte | Bewährte Methodik in fünf Schritten
Projekte als Risiko: Aktuellen Studien zufolge verursachen 50 Prozent aller Projekte mehr Kosten oder dauern länger, als ursprünglich geplant. Jedes fünfte Projekt wird sogar ganz abgebrochen – oft mit negativen Auswirkungen für das gesamte Unternehmen. Vor diesem Hintergrund steigt der Druck, IT-Projekte in Time, Quality und Budget abzuschließen.
„Wir sprechen häufig mit Unternehmen, denen in der Vergangenheit bereits ein wichtiges IT-Projekt aus dem Ruder gelaufen ist, weil die nötige Transparenz fehlte, Termine nicht eingehalten werden konnten, die Projektkosten den Plan überstiegen oder die Qualität der Ergebnisse nicht der gewünschten Qualität entsprach“, berichtet Stefan Mock, Senior IT-Projektmanager beim Münchener IT-Dienstleister matrix technology AG. „In solchen Fällen legt die Unternehmensleitung in aller Regel besonders großen Wert auf eine reibungslose Durchführung zukünftiger IT-Projekte.“
Vor diesem Hintergrund hat die matrix technology AG einen Project Health Check entwickelt. Damit lassen sich Projekte schon beim ersten unguten Gefühl – oder im Idealfall proaktiv zu Beginn der Umsetzungsphase – kritisch durchleuchten. Fehlplanungen, Risiken und Kostenfallen können so frühzeitig identifiziert und ausgeräumt werden.
In fünf Schritten zurück auf Kurs
Der Project Health Check basiert auf einer fünfstufigen Methodik: In einem initialen Meeting definieren die Projektmanagement-Experten der matrix zunächst gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern auf Kundenseite das geplante Vorgehen und besprechen den Fragebogen, der als roter Faden für die spätere Analyse dient. Anschließend werden im Rahmen eines Workshops ausgewählte Mitarbeiter – stellvertretend für den Kreis der betroffenen Personen – interviewed. Der Fragebogen spiegelt hierbei die typischen Projektmanagement-Methoden und -Strukturen wieder und hilft, das Projekt und seine Strukturen zu verstehen und eine IST-Analyse durchzuführen. Gleichzeitig lassen sich damit die Wahrnehmungen und Eindrücke der Stakeholder erkennen und berücksichtigen.
Im nächsten Schritt werten die IT-Projektmanager der matrix die Interviews anhand der Fragebogenergebnisse sowie weiterer Eindrücke und Informationen aus. Auf dieser Basis werden individuell auf die Situation des Projektes und des Gesamtunternehmens zugeschnittene Maßnahmen zur Verbesserung der Projektsituation entwickelt, die auf anerkannten Projektmanagement-Standards und der langjährigen Projekterfahrung der matrix technology AG beruhen.
Die so ermittelte IST-Situation des Projektes sowie die daraus abgeleiteten Maßnahmen werden im vierten Schritt gemeinsam mit den Projekt-Stakeholdern diskutiert. Ziel ist es, gemeinsam einen Maßnahmenplan mit konkreten Aufgaben festzulegen. Zusätzlich erhält der Kunde eine detaillierte Dokumentation der Analyse-Ergebnisse. Optional bietet die matrix technology AG an, durch regelmäßige Follow-Up-Checks die Qualität der umgesetzten Maßnahmen zu bewerten und weiteren entstehenden Handlungsbedarf zu identifizieren.
Von Objektivität und Erfahrung profitieren
Dank der neutralen Außensicht sowie umfangreicher methodischer und technischer Erfahrung der matrix IT-Projektmanager bietet ein Project Health Check erheblichen Mehrwert, der den vergleichsweise geringen Aufwand um ein Vielfaches wieder aufwiegt: „Je nach Komplexität des Projektes liefern wir Ergebnisse und Optimierungsmaßnahmen nach einigen Tagen, spätestens aber nach wenigen Wochen. Dadurch gewinnen unsere Kunden kostbare Zeit, die sie investieren können, um ihr Projekt wieder auf Kurs zu bringen“, weiß Mock.
Gleichzeitig lassen sich finanziell aufwändige, nachträgliche Korrekturen bereits in einer frühen Phase des Projektes vermeiden. Projektrisiken, die einem erfolgreichen Projektabschluss entgegenstehen, werden rechtzeitig erkannt und können beseitigt werden, bevor sie das Projekt ernsthaft gefährden. „Und letztlich bestätigt sich immer wieder: Wer sein Projekt bereits bei den ersten Warnsignalen auf den Prüfstand stellt, erhöht seine Chancen auf einen erfolgreichen Projektabschluss ganz erheblich!“, so Mock.
Weitere Informationen zum Project Health Check der matrix technology AG gibt es unter http://www.matrix.ag/projekthealthcheck/uebersicht.html.
