(openPR) IT-Ausschreibungsmanagement in fünf Schritten | Praxisbewährte Methodik basierend auf langjähriger Erfahrung
Fokussierung auf das Kerngeschäft, mehr Flexibilität und Effizienz, Verzicht auf den Aufbau eigener Kompetenzen im IT-Bereich, höhere Qualität und Kostensenkung: Aus gutem Grund entscheiden sich viele Unternehmen, ihre IT komplett oder teilweise an einen externen IT-Dienstleister zu übergeben. Aber wie findet man dafür den passenden Provider? Das Münchener IT-Beratungs- und Dienstleistungshaus matrix technology AG hat zu diesem Zweck eine fünfstufige Methodik entwickelt.
„Gerade angesichts der enormen Vielfalt an IT-Angeboten und des sich ständig weiterentwickelnden IT-Marktes gestaltet sich die Suche nach einem IT-Dienstleister, der den Anforderungen an das geplante Outsourcing-Vorhaben entspricht, sehr schwierig“, weiß Stefan Bolle, Leiter des Geschäftsbereichs IT-Beratung bei der matrix technology AG. „Die Ausschreibung muss so erstellt werden, dass der Provider später nahtlos in den IT-Betrieb integriert wird. Außerdem gilt es den Outsourcing-Vertrag so zu gestalten, dass er sowohl aktuelle als auch künftige Anforderungen abdeckt, gleichzeitig aber einfach zu steuern ist. Für Unternehmen mit wenig Erfahrung im IT-Outsourcing stellt das eine große Herausforderung dar.“
Langjährige Praxiserfahrung mit IT-Ausschreibungen
Die matrix technology AG befasst sich als IT-Dienstleister laufend mit IT-Ausschreibungen und weiß daher, worauf während der Ausschreibungsphase zu achten ist, um die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit im späteren IT-Betrieb zu schaffen. Auf Basis dieser Erfahrung unterstützen die Outsourcing-Experten der matrix im Rahmen ihres IT-Ausschreibungsmanagements während des gesamten Ausschreibungszyklus – von der Definition der Ausschreibungsinhalte und Zielsetzungen über den Request for Information (RfI) und die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen bis hin zur Bewertung der Angebote, Begleitung der Verhandlungen und der finalen Auswahlentscheidung.
Dazu hat die matrix technology AG eine standardisierte, praxiserprobte Methodik entwickelt, die in fünf Schritten von der Marktsondierung zum Vertragsabschluss führt, wobei die Zahl der in Frage kommenden Anbieter mit jeder Phase reduziert wird. „Selbstverständlich passen wir unser Vorgehen jeweils individuell an die Anforderungen des ausschreibenden Unternehmens an. Denn die Providerauswahl hängt entscheidend davon ab, auf welche Faktoren besonderer Wert gelegt wird“, erläutert Stefan Bolle. „Ist dem Unternehmen beispielsweise der persönliche Kontakt zum Dienstleister besonders wichtig, dann beziehen wir eher kleine und mittelständische Anbieter in den Auswahlprozess ein. Steht hingegen Internationalität im Vordergrund, so konzentrieren wir uns von vorne herein auf größere IT-Dienstleister mit Erfahrungen im internationalen Geschäft. Ziel ist am Ende immer eine Outsourcing-Lösung, die ideal auf Größe, Anforderungen und Geschäftsmodell des Unternehmens zugeschnitten ist.“
In fünf Schritten zum passenden IT-Provider
Am Anfang steht dabei eine Marktsondierung, durch die zunächst mögliche Dienstleister identifiziert werden. Der bisherige Provider wird dabei – falls vorhanden – in der Regel ebenso berücksichtigt wie Dienstleister, die den Verantwortlichen des ausschreibenden Unternehmens bereits bekannt sind. Weitere passende Provider werden von der matrix technology AG vorgeschlagen. Im Anschluss daran erstellen die Outsourcing-Experten der matrix auf Basis von Workshops mit dem Auftraggeber das Anforderungsdokument, das im Rahmen des Request for Information (RfI) an die vorausgewählten Anbieter versendet wird. Sie übernehmen für den Kunden auch die Sammlung und Beantwortung von Rückfragen. Der RfI dient dazu, zunächst die grundsätzliche Leistungsfähigkeit und –bereitschaft der Kandidaten zu erfragen.
Über eine vorab definierte Entscheidungsmatrix, in der alle relevanten Entscheidungskriterien für die Providerauswahl gewichtet sind, werden aus dem Kandidatenkreis die Dienstleister für die nächste Phase – den Request for Proposal (RfP) – ausgewählt. Der RfP enthält bereits alle wesentlichen Informationen über das zukünftige Vertragswerk – neben den gewünschten Services auch Mengengerüste, Service Level Agreements und einen detaillierten Zeitplan für die Migration sowie die spätere Betriebsphase. Er wird so formuliert, dass die Antworten aller Teilnehmer vergleichbar sind. Die detaillierten Angebote und Preiskalkulationen der Kandidaten werden im direkten Vergleich bewertet. „Neben den beiden Hauptfaktoren Preis und Leistung achten wir dabei auch auf die Qualität, das Erscheinungsbild und den Detailierungsgrad der Angebote“, so Bolle.
In der Regel werden zwei Dienstleister ausgewählt, die im nächsten Schritt zu persönlichen Verhandlungen vor Ort eingeladen werden. Diese werden von der matrix begleitet. In die Auswahlempfehlung der matrix fließen neben harten Fakten auch Softfaktoren wie Kommunikation und Methodenkompetenz mit ein. Für den finalen Vertragsabschluss bereiten die Outsourcing-Experten der matrix auf Basis des RfP-Dokuments und der verhandelten Parameter den finalen Vertrag vor.
„Unsere Methodik hat sich in der Vergangenheit bei Unternehmen verschiedener Branchen und Größenordnungen bewährt. Dabei hat sich gezeigt, dass sich durch das schrittweise Vorgehen die Providerauswahl deutlich übersichtlicher und nachvollziehbarer gestalten lässt. Unsere Kunden bestätigen uns immer wieder, dass sich ihre Providerauswahl im späteren Betrieb als richtig herausgestellt hat“, erklärt Stefan Bolle.
Weitere Informationen gibt es unter www.matrix.ag.
