(openPR) Warum entscheidet ein mittelständisches Unternehmen, als Zusatz zu IBM Notes einen Gruppenkalender wie OnTime einzusetzen?
Dieser Artikel erläutert die Einführung und Weiterentwicklung des OnTime Gruppenkalenders in einer mittelständischen IBM Notes-Infrastruktur.
Die Heitkamp & Thumann Group besteht aus weltweit mehr als 20 mittelständischen Unternehmen. Sie ist globaler Partner namhafter Unternehmen, die ihre Kompetenz bei der Produktion von Präzisionskomponenten aus Metall und Kunststoff schätzen. Die Unternehmen der Gruppe setzen auf Flexibilität und kurze Entscheidungswege durch dezentrale Strukturen. Der Austausch von Wissen und Erfahrungen „People work together as a Global Team“ sowie Innovation „Innovation will create our future“ sind wichtige Erfolgsfaktoren.
IBM Notes ist ein sehr vielseitiges Tool für die Kommunikation, Zusammenarbeit und Koordination. Es ist seit 1997 in der H&T Group im Einsatz. Zur gemeinsamen Planung von Terminen war von Anfang an ein Gruppenkalender unverzichtbar. Ganz wichtig ist dabei das Anbieten von zur Verfügung stehenden freien Terminen. Ein Gruppenkalender soll auch zeigen, wo Kollegen sich befinden. Der Kalender muss einen hohen Grad an Aktualität haben, so dass neue oder veränderte Termine sofort von allen online zu sehen sind.
Die in IBM Notes vorhandenen Gruppenkalenderfunktionen erfüllten die hohen Anforderungen an effizientes Planen und Prüfen von Verfügbarkeiten in der H&T Gruppe leider nicht im Standard. Ganz oben auf der Wunschliste standen: 100%ige Unterstützung des Notes Standard Kalenders als Quelle von Kalendereinträgen, Steuerung der Vertraulichkeit der Kalendereinträge, keine Modifikation (Customizing) der Notes Standardumgebung, automatische Administration durch das Domino-Directory, unlimitierte Anzahl von Benutzern, Zeitzonen-Support, optimale Aktualität bei geringer Serverbelastung und Mehrsprachigkeit.
Mit der Umstellung von zentral im CRM-System geführten Terminen auf den Standard Notes Kalender wurde klar, dass OnTime, der Gruppenkalender der Firma IntraVision, alle Anforderungen problemlos erfüllt. Nach einer intensiven Testphase waren Anwender und Management vom Produkt überzeugt. OnTime, das in Zusammenarbeit mit Q!kom eingeführte wurde, bewährt sich seit fast 8 Jahren in der H&T Gruppe und ist seitdem nicht mehr wegzudenken.
Mit der OnTime Version 2011 wurde das Arbeiten mit dem Gruppenkalender auf eine neue Ebene gehoben. Durch die OnTime API wurde der Funktionsumfang erweitert, die Zugriffsgeschwindigkeit optimiert und gleichzeitig die Datenmenge um 99 % verringert. Der Zugriff in Notes wurde durch ein Widget erweitert.
Passend zur Einführung von IBM Connections bei H&T erweiterte Intravision sein Angebot um die Integration von OnTime in Connections Profile und Communities. Die Anforderungen an Transparenz, Editierbarkeit und Privatheit/Vertraulichkeit, die H&T an einen Gruppenkalender stellt, stehen mit diesem Modul für Connections genauso selbstverständlich zur Verfügung wie bisher nur in Notes.
Für Anwender ist es schlüssig, dass OnTime in der Community besondere Filtermöglichkeiten bietet - wem folge ich, mit wem bin ich verbunden, wer ist verfügbar - und so IBM Connections perfekt ergänzt. Die in IBM Connections vorhandene Anwendung „Events“ ist eine reine Terminliste, die nicht direkt mit dem Notes Kalender verbunden ist. Sie wird deswegen bei H&T nicht eingesetzt.
Ein besonderes Kalenderproblem entsteht darüber hinaus durch die Verwendung von iPhone und iPad. Deren Kalendereinträge bieten im Standard keine Möglichkeit, Termine als privat zu kennzeichnen. Hier helfen der H&T Group die flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten von OnTime. Sie erlauben die Kennzeichnung eines Termins durch eine Zeichenkombination (Tag) im Betreff des Termins. Der Benutzer selbst hat weiterhin vollen Zugriff auf den Termin in Notes und über OnTime.
? Fazit
Der OnTime Gruppenkalender ist eine ideale Ergänzung zu IBM Notes und Connections. In Notes werden die persönlichen Kalender um einen flexiblen Gruppenkalender erweitert. In Connections steht der Kalender ohne Anpassung oder Synchronisation zur Verfügung. Hier können Einträge erstellt und gefiltert werden. Nach der ersten Konfiguration sind keine weiteren administrativen Tätigkeiten notwendig, um Benutzer zu verwalten.
„Alles in allem ist der OnTime Gruppenkalender eine Anwendung, ohne die viele Benutzer heute nicht effizient arbeiten könnten und die wir trotzdem im täglichen IT-Betrieb vergessen können, da sie ohne zusätzlichen Aufwand einfach läuft.“ Jörg Rafflenbeul, Group Coordinator IT bei der Heitkamp & Thumann Group.
? Autor Andreas Rosen
Dipl. Ing. Andreas Rosen ist Geschäftsführer IBM Business Partners QKom GmbH und aktives Mitglied der DNUG (Deutsche Notes User Group). Sein berufliches Hobby: Notes sinnvoll erweitern.
? Jörg Rafflenbeul (Heitkamp & Thumann Group)
Jörg Rafflenbeul ist seit Januar Mai 2000 IT Coordinator in der Heitkamp & Thumann Group. Er ist verantwortlich für IT Strategie, globale Standards und Sicherheit, Groupware, Support und Service-Konzepte. Mit IBM Notes/Domino beschäftigt er sich seit 1995 (Notes 3.1).
