E-Mail-Archivierung im CRM

(openPR) Das eine Vielzahl an Dokumenten wie zum Beispiel Rechnungen und Angebote revisionssicher archiviert werden müssen ist sicher nichts Neues und jedem Unternehmer hinlänglich bekannt. Die Art der Archivierung ist für jeden frei wählbar, wo hingegen sich jedoch die elektronische Form immer mehr in den Vordergrund drängt und das papierlose Büro an Charme gewinnt. Weg von unzähligen Aktenordnern und verstaubten Papieren hin zu DMS, CRM und anderen nützlichen „Helfern“ im Bezug auf elektronische Dokumentenverwaltung.

E-Mail-Archivierung ist hingegen ein noch sehr junges Thema mit dem sich Gewerbetreibende dringend auseinandersetzen müssen. Das Gesetz verlangt die Aufbewahrung von Handelsbriefen und damit der gesamten Geschäftskorrespondenz des Unternehmens. Laut §257 Handelsgesetzbuch (HGB) sind Kaufleute verpflichtet, empfangene und abgesandte Handelsbriefe einschließlich der geschäftsrelevanten E-Mails 6 Jahre lang aufzubewahren.

Die Firma salesdoc hat sich diesem Thema angenommen und bietet in ihrem CRM die Möglichkeit E-Mails direkt an einem Kundendatensatz zu archivieren. Mails werden über das normale Mailprogramm versendet und das salesdoc-System erhält eine Kopie, die anhand der Mailadresse des Empfängers zum jeweiligen Datensatz hinzugefügt wird. So sparen sich Mitarbeiter das mühsige kopieren von Mailinhalten in Textfelder des CRM – effizientes Arbeiten und rechtskonformes Archivieren sind somit zwei wichtige Vorteile dieser Variante der Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Korrespondenzen.

„Mit dieser Funktion konnten wir unseren Kunden einen weiteren fortschrittlichen Mehrwert kostenfrei zur Verfügung stellen.“ so Sabine Fiedler, Geschäftsführerin und Inhaberin von salesdoc – www.salesdoc.de