(openPR) Die Leonardt Zeit- und Datenerfassungssysteme GmbH arbeitet seit über 20 Jahren in einer Kooperation mit der Beidatsch Informationstechnik zusammen. Beidatsch Informationstechnik ist ein Dienstleistungsunternehmen der IT Branche. Seit über 20 Jahren setzt das Unternehmen auf individualisierte und standardisierte Lösungen in allen Bereichen der EDV. Dabei steht eine ständige Weiterentwicklung mit den neusten Softwareanwendungen stets im Vordergrund.
Gemeinsam entwickelte man eine Schnittstelle zwischen der BDE-Schnittstelle von ZEUS, das die Firma Leonardt vertreibt, und dem hauseigenen Enterprise Resource Planning System „WinBDS – ERP“ der Beidatsch Informationstechnik.
Diese langjährige konstruktive Zusammenarbeit beider Unternehmen wird mit der Entwicklung einer Schnittstelle zwischen der PZE der Firma Leonardt und dem Enterprise Content Management System (ECM), sowie dem DMS, der ELO Office GmbH weiter ausgebaut.
Enterprise Content Management System ELO – die zentrale Schaltstelle im Unternehmen
Seit 2009 ist die Beidatsch Informationstechnik Business Partner der ELO Digital Office GmbH.
ELO ist ein Akronym für Elektronischer Leitz Ordner aus dem Hause Leitz.
Im Jahr 1996 wurde bei Leitz mit der Marke ELO das Geschäftsfeld „Elektronisches Ablegen und Archivieren“ ins Leben gerufen. Nach der Übernahme von Leitz durch die schwedische Esselte, wurde ELO ausgegliedert und mit der Digital Office GmbH als eigene Marke weitergeführt.
Die Digital Office GmbH ist seinen Wurzeln zum Traditionsunternehmen Leitz treu geblieben und hat die anfängliche Idee, die in fast jedem Büro vorhandenen Leitz Ordner zu digitalisieren, mit den drei Varianten ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise in die Tat umgesetzt.
Mittlerweile ist ELO zu einer branchenübergreifenden Lösung im Bereich der digitalen Dokumentenerfassung und –Archivierung geworden und zeigt durch seine Ordnerstruktur den Bezug zum traditionellen Leitz Aktenordner.
Die Kompatibilität mit anderer betriebsinterner Software, zum Beispiel den Microsoft Office Anwendungen, verbunden mit einer benutzerfreundlichen Handhabung, sorgen für eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern, und machen ELO mit seinen zahlreichen Modulen und Schnittstellen zu einer etablierten Standartlösung im Bereich der digitalen Dokumentenerfassung.
Arbeitserleichterung im Geschäftsalltag
Zentrales Archiv Ihrer Dokumente
Der große Vorteil von ELO ist die zentralisierte Dokumentenerfassung, durch die der Nutzer über eine zentrale Software auf alle unternehmensinternen Dokumente, egal welchen Dateiformats, zugreifen kann. Dies bringt eine immense Zeitersparnis mit sich, vor allem wenn in größeren Unternehmen nach Dokumenten gesucht werden muss, ist die digitale Datenbank von ELO ein wichtiger Faktor zur Ressourcenoptimierung.
Branchenspezifisch lassen sich unterschiedlichste Dokumente der Personalabteilung (beispielsweise Bewerbungen, Arbeitsverträge, Urlaubsanträge und Krankmeldungen), sowie alle restlichen unternehmensinternen Dokumente in ELO zu einer elektronischen Akte zusammenführen. Geschäftsvorfälle sind rasch nachvollziehbar und übersichtlich.
Das zeitraubende Suchen in verschiedenen Systemfiles, und auch der aufwendige Zugriff auf einzelne PCs, als auch das Durcharbeiten von ganzen Aktenschränken, gehören mit ELO der Vergangenheit an. Sie haben ein zentrales Archiv, von dem Sie auf alle Dokumente des Unternehmens Zugriff haben.
Geschäftsvorfälle sind rasch nachvollziehbar und übersichtlich. ELO bietet neben der zentralen Dokumentenerfassung auch noch weitere Arbeitserleichterungen.
Prozessoptimierung durch elektronischen Workflow
Alle in ELO erfassten Dokumente können in einem Workflow direkt bearbeitet werden.
Als ECM System ist ELO somit in der Lage abteilungsübergreifend Unternehmensprozesse zu steuern und jedem Mitarbeiter, der am Prozess beteiligt ist, die anstehenden Aufgaben anzuzeigen und somit den Ablauf im Unternehmen zu optimieren.
Beispielsweise kann beispielsweise die Rechnungseingangsprüfung eines Mitarbeiters durch den Workflow in ELO digital erfolgen. Die einzelnen zuständigen Stellen bekommen in ELO die jeweiligen anstehenden Schritte angezeigt.
Leichte Bedienbarkeit schafft schnellere Arbeitsabläufe
Die intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche des Systems garantiert eine kurze Einarbeitungsphase, weil sie stark an herkömmliche Aktenarchive angelehnt und deshalb besonders leicht bedienbar ist.
Rechtlich auf der sicheren Seite- die revisionssichere Archivierung
Die digitale Archivierung von Daten in ELO ermöglicht revisionssichere Archivierung und wird zudem den gesetzlichen „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) gerecht. Demnach müssen digital erzeugte Dokumente ( wie zum Beispiel digital erhaltenen Rechnungen (PDF Format) auch digital archiviert werden.
ELO lässt sich flexibel mit einer Vielzahl von beispielsweise führenden Geschäftsanwendungen wie ERP, CRM, CAD und Email Systemen (Microsoft Outlook, Lotus Notes etc.) über den Business Logic Provider (BLP) wie ERP-, CRM-, CAD-, integrieren. Darüber hinaus ist eine vollständige Integration in die Microsoft Office Familie gewährleistet.
Mehrere standardisierte Systeme verbinden sich somit in einem zentralen System im Unternehmen.
Effizienz durch ganzheitliche Symbiose – Profitieren Sie von den Vorteilen beider Anwendungen
Beidatsch Informationstechnik hat nun eine Schnittstelle zwischen ELO und dem Zeiterfassungssystem von ZEUS entwickelt, um die Synergieeffekte aus beiden Anwendungen nutzbar zu machen.
Diese innovative Schnittstelle ermöglicht den Kunden von ZEUS in ihr unternehmensinternes System ELO zu implementieren und direkt an ihr ZEUS-System anzubinden.
Durch die Schnittstelle ist es möglich, die personenbezogenen Daten aus ZEUS mit ELO zu archivieren und durch die digitale Personalakte dem papierlosen Büro der Zukunft ein Stück näher zu kommen.
Die in ZEUS gespeicherten Informationen zu einem Mitarbeiter (beispielsweise Personalnummer oder Geburtsdatum) werden mit den unternehmensinternen Dokumenten verbunden und automatisch verschlagwortet. Die archivierten personenbezogenen Dokumente können über eine Such- und Filterfunktion schnell gefunden, aufgerufen und bearbeitet werden.
Besonders die neue iSearch-Funktion von ELO macht das Suchen von Daten durch die Volltextsuche noch einfacher.
Über ZEUS kann sowohl nach Auftragsnummer, als auch nach der Personalnummer die Dokumentendatenbank von ELO zu durchsuchen. Die dazugehörigen Dokumente werden direkt im Archiv von ELO angezeigt und können sofort in der gewohnten Umgebung von ELO bearbeitet werden. Hierdurch ergeben sich eine effizientere Arbeitsweise und kürzere Kommunikationswege im internen Unternehmensalltag.
Leonardt Zeit- und Datenerfassungssysteme GmbH und Beidatsch Informationstechnik eröffnen mit der Schnittstelle ein neues Kapitel in der Geschäftsprozessoptimierung durch die Symbiose von zwei Systemen und der Schaffung einer zentralen Informationsplattform.
