Lebenshilfe Heinsberg setzt auf elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung

(openPR) Auch Einrichtungen im sozialen Sektor müssen heute wirtschaftlich geführt werden, wenn sie sich erfolgreich am Markt behaupten wollen. Die Lebenshilfe Heinsberg hat sich daher für den Einsatz des Dokumenten-Management-Systems PROXESS der Akzentum GmbH entschieden. Mit Hilfe der modernen Software wird der Verein die interne Bearbeitung von Rechnungen schneller und effizienter gestalten und zudem seine Dokumente gesetzeskonform archivieren können.

Zur elektronischen Bearbeitung der Eingangsrechnungen wird die Lebenshilfe Heinsberg ab Frühjahr 2013 ihren Eingangsrechnungsworkflow mit PROXESS optimieren. Bisher gehen die Rechnungen dezentral an den über 30 Standorten der Lebenshilfe ein und gelangen von dort über kurz oder lang in die Zentrale in Heinsberg, wo sie bearbeitet werden. „Vom Eingang der jährlich etwa 20.000 Rechnungen über den Freigabeprozess bis hin zur Buchung und Ablage durchlaufen die Rechnungen etliche Stationen und benötigten unnötig viel Zeit“, erklärt Jakob Scheeren, Leiter der zentralen Verwaltung.

Zukünftig werden alle in der Zentrale eingehenden Papierrechnungen mit PROXESS Scan Link gescannt und zur Weiterverarbeitung an die automatische Belegerkennung und -verarbeitung PROXESS Xtract übergeben. Im Workflow werden sie dann sachlich geprüft, weitergeleitet, freigezeichnet und an das Finanzwirtschaftssystem Perfacto übergeben. Abschließend werden die Eingangsrechnungen automatisch in PROXESS archiviert.

Durch den papierlosen Freigabeprozess wird der Verein neben der Zeit- und Kostenersparnis bei der Rechnungsbearbeitung auch von der neu gewonnen Transparenz des Rechnungsprozesses profitieren. Zudem gehört die platzraubende und zeitintensive manuelle Archivierung von Papierrechnungen damit der Vergangenheit an.

Ein ausschlaggebendes Kriterium für die Wahl von PROXESS war die einfache und flexible Anpassungsfähigkeit der Software an die spezifischen Anforderungen der Lebenshilfe. Die Lösung deckt einen Großteil der geforderten Prozesse bereits im Standard ab. „Für Akzentum sprach auch, dass sich die Schnittstelle zur vorhandenen FiBu-Lösung Perfacto schon seit Jahren bei vielen PROXESS-Anwendern bewährt hat“, schließt Jakob Scheeren.