(openPR) Die Koordination externer und interner Termine bindet in vielen Fällen Zeit, die besser für andere Aufgabenverwendet werden könnte. Banken+Partner sprach mit René Anstötz, Geschäftsführer der SDFE GmbH, über die Vorteile von Gruppenkalender, die die Terminplanung für mehrere Personen ermöglichen.
„Termine vollständig im Blick behalten“
Herr Anstötz, mit TimeFleX bieten Sie den Mitarbeitern von Sparkassen, genossenschaftlichen Instituten und Geschäftsbanken die Möglichkeit, Termine innerhalb ihrer Arbeitsgruppe zu planen.
Weshalb ist dafür ein eigenes Programm notwendig?
Anstötz: Weil das Terminaufkommen bei Kreditinstituten sehr hoch ist. Bei einer mittelgroßen Sparkasse kommen über das Jahr
gesehen einige 100.000 Kundentermine zusammen. Wenn da jeder Berater nur für sich plant, kann es zu Überschneidungen oder Leerläufen kommen. Zwar werden Terminfunktionen wie sie beispielsweise Lotus Notes zur Verfügung stellt von
den Mitarbeitern oftmals sehr stark genutzt, aber es fehlt eine übersichtliche Darstellung der Termine aller Mitarbeiter und eine Möglichkeit zu deren effizienten Bearbeitung.
Was kann da ein Gruppenkalender leisten?
Anstötz: Er bietet eine Übersicht über die Termine aller Mitarbeiter. Wer ist wann verfügbar? Wer ist mit Terminen ausgelastet? Wer hat noch Kapazitäten frei? Alle diese Fragen lassen sich mit einem Gruppenkalender auf einen Blick beantworten. Das erleichtert nicht nur die Vergabe von externen Terminen beispielsweise durch
ein Kunden-Servicecenter, sondern auch die interne Planung von Besprechungen, Urlauben oder Dienstreisen.
Speziell für die Sparkassen haben Sie ihren Gruppenkalender noch mit zusätzlichen Modulen versehen.
Welche sind das?
Anstötz: Wir bieten den Sparkassen mit Timeflex eine Schnittstelle zu OSPlus. Kundendaten können direkt aus dem Kernbankensystem heraus mit dem Termin verknüpft werden. Der Berater hat
dann beim Gesprächstermin bereits alle relevanten Informationen vorliegen und muss sie sich nicht mehr mühsam zusammen suchen.
Im Übrigen kann jede Sparkasse, die Lotus Notes nutzt, auch unseren Gruppenkalender einsetzen. Die technischen Voraussetzungen dafür
hat die Finanz Informatik geschaffen.
Gibt es noch weitere Module, die den Bankberatern die Arbeit erleichtern?
Anstötz: Aber sicher. Unser Programm bietet beispielsweise die Möglichkeit, den Kunden 24 Stunden vor dem festgelegten Termin
per SMS noch einmal an das geplante Treffen zu erinnern. Das hat handfeste Vorteile. Denn die Zahl der Termine, die vom Kunden nicht wahrgenommen werden sinkt dadurch signifikant. Muss der Kunde den Termin absagen, hat er die Möglichkeit, das
direkt mit einer Antwort-SMS auf unsere Benachrichtigung zu tun. Der Berater erhält die
Information dann als E-Mail und kann die freigewordene Zeit anders verplanen.
Neben der Planung von Kundenterminen erleichtert TimeFleX auch die interne Terminkoordination.
Wodurch?
Anstötz: Durch sein so genanntes Abwesenheitsmodul. Alle Abwesenheiten, die beantragt werden müssen – also beispielsweise
Urlaube oder Weiterbildungen – können mit dem Gruppenkalenders organisiert werden. Das Programm erstellt automatisch die notwendigen Anträge und leitet sie weiter. Dadurch haben die
Mitarbeiter und die Vorgesetzten immer den vollständigen Überblick über alle internen und externen Termine.
Wie hoch ist der technische Aufwand, wenn sich eine Bank oder Sparkasse für den Einsatz Ihres Gruppenkalenders entscheidet?
Anstötz: Der ist denkbar gering. Eine kostenlose Testversion ist bereits innerhalb von zwei Stunden installiert und konfi-guriert.
Wenn sich die Bank dann für eine institutsweite Nutzung des Gruppenkalenders entscheidet, dann kann diese Testinstallation ganz einfach mit Hilfe einer Schlüsseldatei in eine lizenzierte Version umgewandelt werden.
