(openPR) In der Diskussion um die Wirksamkeit von Enterprise Search steht meist das Suchen im engeren Sinne im Mittelpunkt. Einen wesentlichen Anteil an der Zufriedenheit mit einer Suchlösung hat
allerdings die vor dem Suchen durchzuführende Indexierung. Sie liefert die Datengrundlage für hilfreiche Funktionen einer nutzerfreundlichen Suchoberfläche, wie intuitive Filter für die Einschränkung von Suchergebnissen, die Generierung von Suchvorschlägen oder die automatische Vervollständigung von Suchbegriffen.
Der Ausspruch: „Wer Ordnung hält, ist zu faul zum Suchen!“ muss aus Sicht einer Suchmaschine genau umgekehrt lauten: „Wer erfolgreich suchen will, braucht Ordnung!“ Jedes Metadatum entspricht einem Ordnungskriterium, das z. B. als Suchfilter (Facette) verwendet werden kann. Je mehr Ordnungskriterien vorhanden sind, desto flexibler kann eine Suche relevante Ergebnisse liefern. Dabei sind wichtige Metadaten oft schon mit den Inhalten verbunden – z.B. das Datum der Erstellung eines Dokuments. Aus den vorhanden Metadaten und den Inhalten der Dokumente können automatisiert weitere Metadaten abgeleitet werden.
Mit Hilfe maschineller Lernverfahren und hinterlegten Regeln wird aus der Indexierung eine Klassifizierung.
Klassifikation und Verschlagwortung lassen sich nicht nur durch algorithmische Verfahren erzielen. Neben der Dokumentpflege durch Redakteure, Registratoren oder Archivare hat die Qualifikation von Inhalten durch die Nutzer einen höheren Stellenwert erhalten (Social Search). In der Analyse von Suchanfragen, Suchergebnissen und den aus ihnen erfolgten Zugriffen auf Dokumente lassen sich wertvolle Rückschlüsse für die Optimierung einer Suchlösung ziehen. Das betrifft nicht nur das Ranking von Suchergebnissen, sondern auch die Generierung von Suchvorschlägen und den Hinweis auf semantisch verwandte Informationen zu einem Suchtreffer. Ein weiterer Anwendungsfall ist die
Identifikation von Experten durch die Analyse der Themen der durch sie erstellten Dokumente.
Enterprise Search vs. Records Management – Ambivalenz & Symbiose
Im Gegensatz zu modularisierten ECM-Suiten wurde Enterprise Search bisher als eine völlig losgelöste Anwendung betrachtet. Hier findet ein Umbruch statt. Insbesondere zwischen Records Management und Enterprise Search gibt es mehr Synergien als Trennendes. Denn Records Management liefert für Enterprise Search einen unschätzbaren Mehrwert. Eine klassifizierende Indexierung bedarf einer möglichst hohen Datenqualität. Das gilt für regelbasierte und mathematische Verfahren gleichermaßen. Viele Verfahren erreichen nur eine befriedigende Qualität, wenn sie auf Vorwissen in Form von Referenzdaten aufbauen können.
Records Management liefert hierzu in zweifacher Hinsicht einen Beitrag: durch die manuelle Annotation von Metadaten und durch die Sicherung der Kontrolle über die Inhalte. Es ist recht
einfach, automatisch in einem Dokument Personennamen zu erkennen. Aber verlässlich den Autor beliebiger Dokumente zu ermitteln, ist praktisch unmöglich. Zumindest bei wichtigen Dokumenten müssen hierzu die Dokumenteigenschaften manuell gepflegt werden, z. B. beim Einchecken in ein Dokumentmanagement-System. Und noch eine Frage kann Enterprise Search nicht allein lösen – welche Version eines Dokuments ist die aktuell verbindliche? Auch hier wünscht sich die Suchmaschine Hilfestellung durch Content Management.
Damit ist das Potential der Symbiose aber noch nicht ausgeschöpft. Die relativ wenigen Dokumente, die durch einige Mitarbeiter gepflegt werden, können einen hohen Nutzen für alle stiften. So können durch Such-Index-basierte Funktionen beispielsweise Referenzdokumente automatisch zu Wiki-Beiträgen zugeordnet werden. Durch die Weiterentwicklung von Enterprise Search hin zu einer Information Access Infrastruktur wird eine viel engere Verzahnung mit anderen ECM-Komponenten
möglich. Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen, unternehmensweiten Informationsmanagement.
Weiterführende Links für Interessenten:
Internetpräsenz inter:gator Enterprise Search: www.intergator.de
Das Produktauwahl-Tool: http://www.intergator.de/produkt/produktauswahl
aktuelle Webinare: www.intergator.de/support/webinare/
Zugang zum Demo-Center: http://www.intergator.de/support/demo-center/index.php.de
Bei weiteren Fragen rund um das Thema Enterprise Search und dem eigenen Produkt inter:gator steht das Support Team der interface projects GmbH unter info@intergator gern als Ansprechpartner zur Verfügung.
