(openPR) Aachen, 05. Juli 2012. Das Aachener Software- und Consultingunternehmen - die applord GmbH - hat die neue Version des Dokumenten Management Systems ecoDMS veröffentlicht. Die Software erstrahlt im neuen, frischen Design und beindruckt mit einem unschlagbaren Funktionsumfang.
Ab sofort ist die Version 12.05 (brandine) für Windows Systeme als Free4Three Edition und als Vollversion verfügbar. Die Clients und Server für Ubuntu folgen ebenfalls in Kürze.
Im Gegensatz zur Vorgängerversion 11.06 (cletus) hebt sich die neue Vollversion deutlich von der Community Edition (Free4Three) ab. ecoDMS überzeugt durch noch mehr Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit sowie Benutzerfreundlichkeit und durch neue Funktionen, die ein professionelles Dokumenten Management System ausmachen. "Bei der Entwicklung haben wir sehr viele Kundenwünsche berücksichtigt. Wir sind stolz, mit ecoDMS eine Archivierungssoftware auf technisch höchsten Niveau anbieten zu können." ,so der Geschäftsführer Michael Schmitz.
ecoDMS deckt als Client-Server-System alle denkbaren Aspekte einer professionellen Dokumentenverwaltung ab. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und einer automatischen Vorklassifizierung, über die revisionskonforme Archivierung von über 180 Dateiformaten, bis hin zum sekundenschnellen Wiederfinden aller Dokumente und der einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS jeglichen Komfort für die Anwender.
Das einzigartige Preis-Leistungs-Verhältnis ermöglicht ein qualifiziertes Dokumenten Management für Geschäfts- und Privatkunden. Mit nur einer Lizenz kann die Software für mehrere Betriebssysteme gleichzeitig erworben werden. "Wir legen sehr viel Wert auf Plattformunabhängigkeit, Flexibilät und klare Preisstrukturen. Unsere Kunden erhalten alle Software-Komponenten stets für Windows und für Ubuntu Systeme. ecoDMS ermöglicht einen standortübergreifenden, gleichzeitigen Zugriff über verschiedenene Plattformen und kann daher auch in großen Unternehmsstrukturen eingesetzt werden kann." , sagt der Chefentwickler Christian Warmuth.
Der Funktionsumfang lässt keine Wünsche offen. Die automatische Vorklassifizierung ist eines von vielen Highlights der neuen Version 12.05 (brandine). Mit Klassifizierungs- und Barcodevorlagen können gescannte und über den Druckertreiber geladene Dokumente automatisch vorklassifiziert werden. Die erkannten Metadaten und Berechtigungen werden so selbstständig von ecoDMS vergeben.
Um einen schnellen Einblick in die archivierten Dokumente zu bekommen, verfügt der ecoDMS Client über ein Vorschau-Fenster. Wird ein PDF-, TIFF-, JPG- oder PNG-Dokument ausgewählt, erscheint sofort die dazugehörige Dokumentenvorschau.
Mit der integrierten, erweiterten Exportfunktion können ausgewählte Dokumente und deren Klassifizierungsattribute aus dem Archiv exportiert und auf einem beliebigen Datenträger gespeichert werden. Anschließend können die Dokumente mit dem mitgelieferten Offline Reader über die gängigen ecoDMS-Suchfunktionen wiedergefunden und angezeigt werden.
Das gesamte System ist besonders benutzerfreundlich und flexibel auf die eigenen Strukturen konfigurierbar. Zu jeder erstellten Dokumentenart können ab Version 12.05 auch Aufbewahrungsfristen erfasst werden. Nach Ablauf der entsprechenden Frist erlaubt eine Löschfunktion berechtigten Benutzern das unwiderrufliche Entfernen von Dateien aus dem ecoDMS-Archiv. Anstelle des Dokuments wird anschließend ein Löschprotokoll hinterlegt.
Für die Archivierung von Dokumenten bietet ecoDMS verschiedenste Eingangskanäle. Mit einem beliebigen Dokumentenscanner können Unterlagen im TIFF-Format direkt auf den ecoDMS-Server in das Scaninput-Verzeichnis oder via TWAIN/WIA-Schnittstelle sofort in das Programm ecoICE für die Posteingangsbearbeitung gescannt werden. Bei der Archivierung werden die gescannten Dokumente automatisch als TIFF-Datei und auch als durchsuchbares PDF/A-Dokument in ecoDMS abgelegt und volltextindiziert. Der ecoDMS Druckertreiber ermöglicht das Ablegen und anschließende Verwalten aller digitalen Dokumente in ecoDMS. Aus beliebigen druckfähigen Anwendungen wie beispielsweise Outlook, Thunderbird, Word, Excel, OpenOffice oder Grafikprogrammen können die Dokumente bequem als PDF-A archiviert werden. Hierzu genügt ein einfacher Klick auf die Druckfunktion des entsprechenden Programms. Die Dateien können auf Wunsch auch per Drag & Drop aus dem Filesystem ins Archiv gezogen und klassifiziert werden. Hierbei werden JPGs, PNGs und TIFFs ebenfalls auch noch einmal als PDF/A-Dokument abgelegt.
Werden Dokumente aus dem Archiv benötigt, können diese so einfach wie googeln über den ecoDMS Client wiedergefunden werden. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe eingeben und die passenden Ergebnisse werden sofort angezeigt (Volltextindizierung). Es sind keine zeitaufwändigen Suchaktionen in Aktenordnern und Filesystemen mehr nötig. Zusätzlich sind u.a. Suchabfragen innerhalb der erzeugten Ordnerstruktur und auf Basis der hinterlegten Informationen (Metadaten) möglich.
Die ecoDMS Vollversion gibt es im Onlineshop der applord GmbH unter www.ecodms.de bereits ab 49,00 € (brutto) zu kaufen. Selbstverständlich bietet applord auch für Version 12.05 (brandine) wieder eine kostenlose Community Edition an. Wer die Software mit maximal drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich zeitlich unbegrenzt einsetzen möchte, kann die Free4Three Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Die Community Edition kann außerdem für 30 Tage als Testversion gewerblich genutzt werden.
