(openPR) Die schnelle und stetig wachsende Nutzung elektronischer Medien hat das BMF aufgerüttelt und hat den Umgang mit Emails in Unternehmen in die bestehende Steuergesetzgebung integriert.
So können die Finanzämter heute mit einer speziellen Software, der sog. IDEA-Software schnell und unkompliziert alle betrieblichen Vorfälle elektronisch prüfen.
GDPdU, GoB, GoBS, AO oder HGB - gemäss den gültigen gesetzlichen Regelungen müssen alle steuerlich relevanten Dateien für die Betriebsprüfung bereit gestellt werden. Das betrifft auch alle elektronischen Medien und zunehmend speziell die Korrespondenz per Email, die dem Finanzbeamten zur Verfügung gestellt werden müssen.
Doch die Verbreitung von Archivierungssystemen für elektronische Dateien oder gar Emails ist in KMU’s erschreckend gering im Verhältnis zum ungebrochen hohen Nutzungsgrad dieses Mediums. „Die Archivierung von Emails ist bislang nur im Paket eines hochpreisigen CRM-Tools zu erhalten“, erläutert Jens Lietzmann, Geschäftsführer der SIDATO–secure operations. So ist es nicht verwunderlich, das die Finanzverwaltungen hier deutlich schneller gerüstet sind, als die Unternehmen. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen stellt die Email-Archivierung vor eine besondere Herausforderung. „Viele kleine und mittelständische Unternehmen haben weder das Know-How noch das Geld heute in aufwendige und teure Technik zu investieren, die nicht das Kerngeschäft fördert, sondern nur dem Staat in die Hände spielt“, so Jens Lietzmann.
Dabei sind die gesetzlichen Regelungen weder neu noch überraschend. Denn die GDPdU, KonTraG und Basel II existieren bereits seit mehreren Jahren und fangen nach entsprechenden Übergangsfristen nun an zu greifen. Im Mai 1998 ist das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) in Kraft getreten, welches Unternehmen verpflichtet, für ihre elektronischen Dokumente bezüglich der „Erstellung, Weiterleitung und Dokumentation der Informationen“ Regelungen und Maßnahmen zu treffen. Und auch das BMF hat mit Schreiben vom 16.07.2001 nochmals die Regelungen der GDPdU (Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) erläutert. Der Gesetzgeber fordert heute die revisionssichere Archivierung aller Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder auch Verträge, die mit elektronischer Post verschickt werden sowie die unverzügliche Bereitstellung der Unterlagen in maschinenlesbarer Form.
Dokumente zeitnah irgendwo im Unternehmen zu speichern oder „sicherheitshalber auszudrucken“ genügt nicht. Dokumente gelten nur dann als revisionssicher, wenn diese nachweisbar vollständig, ursprünglich, unveränderbar und wieder auffindbar aufbewahrt werden können.
Um grade KMU’s hier nicht in die Prüfungs- und Kostenfalle tappen zu lassen, bietet SIDATO eine GDPdU-zertifizierte Lösung zur Archivierung von Emails an.
Der DSPEmail-Safe, eine revisionssichere „Box“, wird einfach als „offenes System“ in das Netz gehängt und speichert alle geschäftsrelevanten Emails als Original. Die KMU’s haben so keinen nennenswerten Aufwand für die Installation oder die Pflege. Die Daten können später über ein integriertes Laufwerk jederzeit als Z3-fähiges Medium von dem betroffenen Unternehmen gefiltert ausgelesen werden, ohne die Original-Datei zu beschädigen oder zu löschen. Somit ist ein Missbrauch ausgeschlossen und neben dem rein gesetzlichen Aspekt gewährleisten die KMU’s ein beweiskräftiges, sicheres Backup aller Emails im Unternehmen.
Der Kostenpunkt des Systems liegt bei EUR 1.890,00 zzgl. MwSt. einmalig. Zusätzlich fallen pro Jahr und Mitarbeiter (Mail-Account) EUR 95,00 zzgl. MwSt. Software-Lizenzkosten an.
„Für den Verkauf und die Installation vor-Ort nutzen wir Systempartner, Systemhäuser, die die Kunden und deren Netzwerke kennen, die für Ihre Dienstleistung mit einem Provisionsmodell beteiligt werden“, wirbt Jens Lietzmann von SIDATO.
„26 Cent pro Tag und Mitarbeiter ist die aktuelle Messlatte für die Sicherheit von Emails und zur Erfüllung der GDPdU.“
