(openPR) Aachen, 30.04.2012 – Immer wieder kann man beobachten, wie in Unternehmen die Möglichkeiten von Microsoft Excel überschätzt werden. Dies beeinträchtigt die Produktivität und erzeugt verdeckte Kosten. Dabei ist die Lösung sehr nah und für Mittelständler ebenso geeignet wie für Großunternehmen.
Microsoft Excel oder allgemein Tabellenkalkulationsprogramme gehören heute zu den Standardwerkzeugen in Unternehmen. Mit Recht, denn diese verfügen über ein scheinbar unermessliches mFunktionsspektrum. Vieles davon lässt sich schnell und einfach anwenden. In der prinzipiell gegebenen Einfachheit liegt aber auch das Problem – vor allem, wenn Unternehmen das Softwarepaket dort einsetzen, wo es längst bessere Alternativen gibt, wie Sebastian Güldenberg, Inhaber der Güldenberg IT Consulting und Mitglied im BVMW Kompetenzkreis IT, anhand von vier alltäglichen Problemen mit Excel berichtet:
„Jeder Mitarbeiter schafft spezifisch zu seinem Aufgabengebiet seinen eigenen Kosmos aus verschiedenen Excel-Dateien. Grundsätzlich ist das nützlich. Weil sich aber innerhalb eines Unternehmens die Aufgabengebiete überschneiden, entstehen teilweise Tabellen mit gleichen Inhalten (A). Da die Mitarbeiter zusammenarbeiten und mit den gleichen Daten umgehen, müssen Sie diese manuell untereinander abgleichen.“ Solange es sich dabei um zwei Mitarbeiter handelt, ist das noch einigermaßen machbar.
Haben mehr als zwei Mitarbeiter gleiche Tabellen, geht das nicht mehr so einfach. Aber auch das lässt sich lösen: Man nutzt gemeinsam eine Excel-Tabelle mit allen Mitarbeitern. D.h. alle Nutzer dieser Excel- Tabelle greifen auf eine gleiche Excel-Datei zu. Lösbar, aber ein gleichzeitiges Zugreifen ist nicht möglich! (B)
Tausendsassa Excel: Probleme entstehen oft schon früh
Des Weiteren sollen solche gemeinsamen Dateien manchmal nicht von allen Mitarbeitern einsehbar sein. Ein Rechtemanagement ist gefragt, das den Zugriff von Unbefugten beschränkt (C). Auch das Problem ist lösbar! Allerdings bietet Excel hierfür nur sehr begrenzt Funktionen. Komfortablere Möglichkeiten hat man auf Betriebssystemebene: Der Zugriff auf die gemeinsam genutzten Dateien wird nur bestimmten Benutzern erlaubt.
Zu guter Letzt kommt es immer wieder vor, dass spezifisch für eine Excel-Tabelle weitere Funktionen in Form von Programmskripten geschrieben worden sind (D), um individuelle Funktionen in Excel zu automatisieren (Makros). Der Aufbau und die Darstellung der Tabelle lassen sich dann nicht mehr leicht ändern. Nicht selten wird für eine abgewandelte Darstellung wieder eine weitere Excel-Datei notwendig, die sich auf die Daten der Ursprungstabelle bezieht.
Was sich zunächst sehr einfach in der Nutzung bei Excel darstellt, kann nach und nach zu einem sehr komplizierten und kaum beherrschbaren Gebilde führen, welches vor allem die Produktivität senkt und Fehler provoziert. „Und egal was man macht und unabhängig davon, wie umfangreich die Funktionen von Excel sind: Man kommt mit den gegebenen Bordmitteln nicht wirklich aus diesem Dilemma“, erklärt Güldenberg. „Dabei ist die Lösung für das Dilemma in vielen Unternehmen grundsätzlich bekannt: Die Verwendung von Datenbanken.“
Datenbanken – die ideale Ergänzung
Sobald ungeregelte Datenredundanz droht, paralleler Zugriff auf dieselben Daten notwendig ist, der Datenzugriff durch ein Rechtemanagement geregelt werden soll und Anwendung sowie Datentabellen voneinander zur Erhaltung der Flexibilität besser getrennt sind oder sein sollen, ist eine Datenbank das Mittel der Wahl. Datenbanken wie z. B. MySQL oder Firebird sind kostenlos und eignen sie sich auch für kleine Unternehmen. Und für den Zugriff auf diese Datenbanken sind in Excel gute Hilfsmittel integriert. So kann die Datenbank (bei richtigem Einsatz!) die genannten Nachteile von Excel ausgleichen, während man Excel gezielt mit seinen Stärken wie z.B. Datenauswertung weiter einsetzen kann. .Doch in vielen Unternehmen wird der Punkt verpasst, wann eine Datenbank Excel ergänzend oder manchmal ersetzend zum Einsatz kommen muss.
„Microsoft Excel ist ohne Zweifel eine der besten Standardsoftware überhaupt – vorausgesetzt, es wird richtig eingesetzt“, so Güldenberg weiter. „Denn ein leistungsstarkes Werkzeug allein ist keine Garantie für eine bessere Unternehmensperformance.“ Nur mit der gezielten Werkzeugauswahl und -kombination wird man mittelfristig und langfristig die Produktivität steigern und versteckte Kosten verhindern. Was bei Software nicht offensichtlich erscheint, ist in anderen Branchen offensichtlicher: Oder würden Sie auf die Dauer einen Nagel mit einem Hobel in die Wand schlagen?
