(openPR) Den Datenschutz weniger aufwändig, genauer und nachvollziehbarer managen
kronsoft meldet die Aufnahme mehrerer neuer Objekte neben den Objekten Cloud und TOM (technisch und organisatorische Maßnahmen) im Datenschutz-Management-System opus i.
kronsoft berichtet:
"So gibt es weiterhin die neuen Objektarten Checkliste sowie Optische Vorrichtung (z.B. Videokamera).
Im Datenschutzmanagement spielt die Cloud eine immer grer werdende Rolle. Cloud ist ein eigenes Arbeitsgebiet, mit dem sich Datenschutzbeauftragte beschäftigen und ihre Feststellungen, Hinweise und Empfehlungen dokumentieren. Da die Informationen zur Cloud nicht unbedingt gut im Verfahrensverzeichnis abgelegt werden können, kann der Datenschutzbeauftragte nun dieses neue Objekt zur Dokumentation verwenden und bei Bedarf an betroffene Verfahrensbeschreibungen anhängen.
Es stellt sich in der Praxis heraus, dass das Dokumentieren der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs), wie es in § 9 BDSG gefordert wird, bei jeder Verfahrensbeschreibung zu aufwändig ist und eventuell in die Zukunft geschoben und vergessen wird. Da es vollkommen ausreichend ist, pro Speicherstelle die TOMs einmal zu dokumentieren und dann mit den Verfahrensbeschreibungen zu verknüpfen, wurde in opus i nun das neue Objekt TOM aufgenommen. Dieses neue Objekt bietet eine eigene Daten-Erfassungsmaske für die notwendigen Daten an und lässt sich mit den Datenschutz-Verfahrensbeschreibungen verknüpfen. So hat der Datenschutzbeauftragte weniger Ersterfassungsaufwand und wesentlich weniger Pflegeaufwand, da nur an einer Stelle die Aktualisierungsarbeiten gemacht werden.
Mit Hilfe des neuen Objektes Optische Vorrichtung soll es dem Datenschutzbeauftragten ermöglicht werden bei sensiblen Bereichen, etwa der Videoüberwachung, spezielle Daten, die sich von den normalen Verfahrensdaten auf Grund ihrer Sensibilität abheben, übersichtlich und professionell zu dokumentieren. Auch zu diesem Objekt kann sich der Datenschutzbeauftragte eine spezielle Daten-Erfassungsmaske hinterlegen.
Checklisten sind gerne genutzte Hilfsmittel im Bereich Datenschutzmanagement. Sie werden für die unterschiedlichsten Zwecke eingesetzt, etwa zum Abchecken der Verwendung mobiler Datenträger, der Regelkonformen Nutzung von Voice over IP oder der Nutzung Mobiler Kommunikationsmittel (Smartphone usw.). Solche Prüfungen, Feststellungen oder Hinweise lassen sich in die heute verwendete Verfahrensdokumention zwar einbinden, aber besser ist es die Checkliste einmal zu erstellen, auszufüllen und an die betroffenen Objekte in der Datenschutzdokumentation zu verknüpfen"
