(openPR) Personalplanung oder Personalkontrolle?
In vielen Unternehmen wird das Thema Zeiterfassung kontrovers diskutiert – das Spektrum reicht von messbaren Anwesenheitszeiten bis hin zu ergebnisorientierten Vertrauensarbeitszeiten. Nur ein Sachverhalt ist dabei eindeutig: Verschiedene Anforderungen benötigen verschiedene Lösungen. Für den Bereich Projektmanagement setzt Jürgen Rosenstock, Geschäftsführer der SOLVIN information management GmbH aus Hamburg, auf eine kontinuierliche Fortschrittserfassung im Projekt.
1. Warum ist Zeiterfassung im Projektmanagement wichtig?
Vielleicht sollten wir besser von Fortschrittserfassung sprechen, auch wenn konkret Zeiten erfasst werden. Warum? Für das Projektmanagement ist es wichtig zu wissen, wann welcher Mitarbeiter welches Arbeitspaket erledigt hat. Zu einem Projekt gehören beispielsweise einzelne Mitarbeiter mit speziellem Know How, die nur in bestimmten Projektphasen benötigt werden. Auch die Mitarbeiter, die nicht nur in einer Projektorganisation eingebunden sind, sondern als Task Force aus einer Linienorganisation im Projekt arbeiten, müssen terminlich gesteuert werden, damit keine Wartezeiten entstehen. In derartig umfangreichen Projektstrukturen muss es dem Projektmanager möglich sein, zu jeder Zeit sehen zu können, ob das Projekt noch planmäßig verläuft. Er ist daher darauf angewiesen, dass alle Projektbeteiligten zeitnah ihre Aufwände und den Projektfortschritt dokumentieren, damit er ggf. rechtzeitig gegensteuern kann. Hier geht es also nicht um Arbeitszeitkontrolle, sondern um eine Fortschrittserfassung für eine effektive Projektsteuerung.
2. In welchen Branchen halten Sie Zeiterfassung für sinnvoll?
Zeiterfassung ist immer dann notwenig, wenn viele Menschen an einem oder mehreren Projekten beteiligt sind und ihr Vorgehen aufeinander abgestimmt werden muss. Diese Anforderung gilt branchenübergreifend, denn Projektmanagement kommt in den unterschiedlichsten Unternehmen zum Einsatz. Doch je größer und globaler Unternehmen agieren, umso wichtiger ist eine optimale Ressourcenplanung.
3. Was sind die größten Widerstände beim Thema Zeiterfassung?
Zeiterfassung wird von Mitarbeitern und Arbeitnehmervertretungen häufig zunächst mit „Verhaltens- und Leistungskontrolle“ in Verbindung gebracht. Doch darum geht es nicht. Wir machen bei unseren Kunden immer wieder die Erfahrung, dass die rechtzeitige Einbindung von Arbeitnehmervertretungen dazu führt, dass sie die Fortschrittserfassung befürworten, weil Projektabläufe besser gesteuert und Überlastungen früh erkannt werden können.
4. Wie stehen die Mitarbeiter zum Thema Zeiterfassung?
Für die Mitarbeiter bedeutet Zeiterfassung zunächst Mehraufwand. Sie sind in einem zusätzlichen Projekt eingebunden und müssen diese Tätigkeit auch noch dokumentieren. Der Sinn dieser Transparenz als eine Grundsäule der erfolgreichen Projektsteuerung erschließt sich nicht immer sofort für den einzelnen Projektmitarbeiter. Doch ein versierter Projektmanager überzeugt seine Mitarbeiter schnell, wenn er den persönlichen Nutzen aufzeigt: Nur wenn die Auslastungen der Mitarbeiter bekannt sind und Überlastungen dokumentiert werden, können Mitarbeiter entlastet werden!
5. Was kann eine Software für Zeiterfassung leisten, was nicht?
Eine Software ist immer nur so gut wie die dahinterstehende Projektplanung. Sie ist ein Hilfsmittel für den Projektmanager und nicht die Lösung. Nur wenn das Projekt detailgenau durchgeplant ist und sich alle Arbeitsschritte in der Software abbilden lassen, können die Zeiten bzw. Arbeitsfortschritte genau erfasst werden. Und erst dann steht ein wirklich aktueller Projektplan zur Verfügung. Entscheidend ist aber vor allem eins: Die Software muss sich an die Anforderungen im Unternehmen anpassen, nicht umgekehrt.
6. Sie haben eine eigene Zeiterfassungslösung entwickelt – ist sie besser als andere?
Dass TrackTimesheet besser ist, möchte ich hier nicht behaupten, TrackTimesheet ist auf jeden Fall anders. Unser Ziel war es, eine einfach zu bedienende Oberfläche zu entwickeln: „Rückmeldung muss Spaß machen und einen klaren Mehrwert aufzeigen.“ In den letzten Jahren haben wir gemeinsam mit einer Vielzahl unserer Kunden eine unglaublich umfangreiche Funktionalität geschaffen, die es möglich macht, die Software flexibel an verschiedene Kundenbedürfnisse anzupassen. Mit unserer Lösung versuchen wir, für jeden Typus eines Rückmelders die ideale Maske bereitzustellen – für den Berater, der seine Rückmeldungen für die Abrechnung benötigt ebenso wie für den Mitarbeiter im Support, der täglich auf unterschiedlichste Projekte rückmelden muss.
Die beste Referenz ist unser eigenes Unternehmen: Wir buchen alle Projekttätigkeiten und abrechnungsrelevanten Aufwände über TrackTimesheet. Und keiner murrt.
Und zu guter Letzt können mit TrackTimesheet über Microsoft Project Server auch Budgets aus SAP bearbeitet werden. Diese Daten sind dann die Grundlage für die Kostenverrechnung.
7. Was glauben Sie, wohin sich das Thema Zeiterfassung in Zukunft entwickeln wird?
Wir machen die Erfahrung, dass sich das projektorientierte Denken in allen Branchen etabliert, somit wird auch das Thema Zeiterfassung an Bedeutung zunehmen. Aufgrund der Globalisierung gibt es immer mehr weltweit agierende Unternehmen, die ihre Projekte an verschiedenen Standorten in unterschiedlichen Zeitzonen realisieren. Dafür benötigt der Projektmanager unbedingt die Fortschrittserfassung, um den Überblick zu bewahren. Auch im Zuge kultureller Veränderungen im Sinne einer stärker ausgeprägten Work-Life-Balance mit flexibleren Arbeitsmodellen, wie z. B. Heimarbeitsplätzen, wird die Zeiterfassung eine immer wichtigere Rolle spielen - nicht nur im Projektalltag. Ich glaube, dass Zeiterfassung im Arbeitsleben in einigen Jahren eine selbstverständliche Einrichtung wie die mittlerweile etablierte elektronische Zeitplanung sein wird.
Danke für das Gespräch!
Über TrackTimesheet
TrackTimesheet ist eine leistungsstarke Zeiterfassungssoftware für Microsoft Project Server, die sowohl in kleinen und mittelständischen Unternehmen also auch in großen Konzernen zum Einsatz kommt. Mit TrackTimesheet können die Plandaten per Mitarbeiterrückmeldung detailliert aktualisiert werden und stehen auf Knopfdruck für die Abrechnung, die Fortschrittsverfolgung und auch das Ressourcencontrolling zur Verfügung.
Die webbasierte Oberfläche von TrackTimesheet 3.4 wird über Microsoft SharePoint bereitgestellt. Damit ist TrackTimesheet in der gewohnten Microsoft-Oberfläche bedienbar. Eine Smartphone-Variante ist ebenfalls verfügbar.
