(openPR) München, 25. August 2011. Ein Großteil der Projektarbeit besteht in der Koordination der Projektmitarbeiter, im Austausch von Informationen und in der Dokumentation von Ergebnissen. Dies mag für regionale Kleinprojekte noch keine wirklich Herausforderung darstellen, bei unternehmen- und standortübergreifenden Großprojekten allerdings, bei denen viele der Teammitglieder gleichzeitig in weiteren Projekten involviert sind, gestaltet sich das Projektmanagement alles andere als trivial. Auch beinhaltet bei unternehmensübergreifenden Projekten die unterschiedliche Projektkultur der beteiligten Partner ein gewisses Konfliktpotenzial.
Transparenz, gemeinsame Qualitätsverantwortung und Selbstorganisation haben sich als wesentliche Elemente der Kollaboration im Projektmanagement erwiesen. Transparenz schafft beispielsweise ein Projektplan, durch den für jedes Mitglied ersichtlich ist, wann welche Aufgaben anfallen, wie die Tätigkeiten terminiert und miteinander verbunden sind und wie sich Verzögerungen im Ablauf auf das Gesamtvorhaben auswirken. Entsprechend sollte das Planungs-Tool eine Art „Tätigkeiten & Termine“-Management beinhalten, durch das die Aufgaben der jeweiligen Projektphasen und Arbeitspakete klar verteilt werden. Darüber hinaus sollten die Projektteilnehmer auf alle für den jeweiligen Projektabschnitt relevanten Dokumente zugreifen können. Dies ist die Grundlage für die Selbstorganisation der Projektmitarbeiter. In regelmäßigen Berichten, die mithilfe einer professionellen Projektmanagement-Lösung erstellt werden können, kann entsprechend der Projektstatus bzw. -Fortschritt abgerufen werden.
Effizientes Ressourcenmanagement und Informationen in Echtzeit
Die Projektmanagement-Software Can Do project intelligence unterstützt Projektmanager bei der Planung, der Umsetzung und dem Monitoring von Projekten sowie bei der Koordination der Projektmitarbeiter. Das PM-Tool ist die Grundlage eines effizienten Ressourcenmanagements bei komplexen Multiprojektstrukturen: Mit dem selbst entwickelten dynamischen Abgleichverfahren Watermodel, die Grundlage der Kapazitätsplanung, zeigt die Software auch projektübergreifend Überlastungen an, sobald sie auftreten, und berücksichtigt dabei natürlich die aus der integrierten Zeiterfassung rückgemeldeten Arbeitszeiten. Das Ressourcenmanagement in Can Do project intelligence beinhaltet darüber hinaus ein Skillmanagement, das das Zuweisen geeigneter Mitarbeiter für die jeweiligen Aufgaben erleichtert. In den einzelnen Projektobjekten können Aufgaben, Tätigkeiten und Ziele hinterlegt werden, die wiederum mit Terminen verknüpft werden können. Zudem ist es möglich, in den einzelnen Projektobjekten Dokumente zu hinterlegen, auf die die einzelnen Projektmitarbeiter – je nach Rechte- und Rollenverteilung – zugreifen können.
Da die Projektmanagement-Software alle Informationen in Echtzeit, also live, verarbeitet und umsetzt, werden alle Änderungen, die sich bspw. durch Verzögerungen im Projektablauf ergeben, sofort sichtbar. Dies ist insbesondere im Multiprojektmanagement von zentraler Bedeutung, wenn Abweichungen von der bisherigen Planung auch andere Projekte betreffen, z.B. durch den Einsatz derselben Ressourcen. Der Simulationsmodus von Can Do project intelligence hilft hier, verschiedene alternative Szenarien durchzuspielen, um die optimale Lösung zu finden.
Das Tool von Can Do verfügt über eine vollgrafische Arbeitsfläche, die intuitiv bedient werden kann. Dabei werden Projektstatus und Fertigstellungsgrad der einzelnen Projekte, Phasen und Arbeitspakete ebenfalls innerhalb des Gantt-Diagramms abgebildet. Risiken jeglicher Art zeigt das Projektmanagement-Tool mittels eines Ampelsystems an. Die Software selbst verändert nicht die Planung, sondern weist den Projektmanager lediglich auf mögliche Risiken, deren Umfang samt ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit hin. Der Projektleiter bleibt jeder Zeit Herr über sein Projekt. Ebenfalls integriert in die Software ist ein umfassendes, aber leicht zu bedienendes Budgetmanagement, mit dem Budgets definiert, geplant und überwacht werden können, und ein vielseitiges Berichtswesen.
