(openPR) Erfolgreiche Datenschutzmanagementsoftware wurde komplett überarbeitet.
Die mit hunderten von Installationen sehr erfolgreiche Datenschutzmanagement Software 2B Secure ist in der Version 4.0 erschienen. Während mit der erst Anfang 2011 ausgelieferten Version 3.8 bereits tausende von Mitarbeiter von Kunden mit dem dort eingeführten Trainingsmodul geschult wurden, handelt es sich bei der nun erschienenen Version 4.0 um ein Major Upgrade der Web- und der Windowsversion.
Highlights unter den neuen Funktionen sind die neue Formularverwaltung und einer Scanschnittstelle, darüber hinaus wurde aber auch die Bedienung komplett überarbeitet.
Die Änderungen betreffen im Einzelnen:
Aussehen
Wie angekündigt wurde die gesamte Arbeitsoberfläche überarbeitet. Alle bedienbaren Elemente wurden ausgetauscht und erstmals kommen über 130 eigens entwickelte Datenschutz Icons und Symbole zum Einsatz. Zwar wird der erfahrene Benutzer sich in 4.0 weiterhin sofort zurechtfinden, da alles am gewohnten Platz zu finden ist, dennoch wird auch er oder sie merken, wie viel leichter man sich zurechtfindet und wie viel übersichtlicher die Anwendung geworden ist. Der Benutzer erhält dabei eine starke grafische Unterstützung mit Hilfe einheitlicher und eindeutiger Symbole.
Bedienung
Auch die Bedienung wurde komplett überarbeitet und für ein schnelleres Arbeiten optimiert. Das fängt damit an, dass in der Windowsversion die bisherige Menübedienung, durch die moderne „Ribbon“ Technologie ersetzt wurde. Das funktioniert, derzeit aus Performancegründen ohne „Ribbons“, auch in der neuen Webversion. Je nachdem, wo man sich in der Anwendung befindet, wird immer kontextbezogen der mögliche Funktionsumfang angezeigt, so dass die Arbeit zügig und ohne überflüssige Mausklicks erfolgen kann.
Für 2B Secure Nutzer neu und eine große Erleichterung ist, dass der "Bearbeiten" Knopf wegfällt. Man kann jetzt mit 4.0 - die entsprechenden Berechtigungen vorausgesetzt- jedes Feld direkt anwählen und bearbeiten, ohne vorher in den Bearbeitungsmodus zu wechseln. Das erlaubt schnelleres und zügigeres Arbeiten als bisher.
Ebenfalls eine große Erleichterung ist die Möglichkeit, mehrfache Selektionen durchzuführen. Bisher konnte in Listenfeldern (wie z.B. bei Datentypen) immer nur ein Eintrag ausgewählt werden. Ab jetzt kann man mehrere Einträge selektieren. Damit kann man z.B. gleich alle zutreffenden Datentypen für die Übernahme in das Verfahrensverzeichnis gleichzeitig auswählen und übernehmen.
Außerdem lassen sich z.B. Nachrichten, Datentypen, Maßnahmen etc. nach allen Spalten sortieren und sogar Filter für jede Spalte eintragen, um schneller den oder die gewünschten Einträge zu finden und auswählen zu können.
Dateifunktionen
Es gibt auf vielfachen Wunsch diverse neue Dateifunktionen. So können jetzt z.B. zu Fragen im Audit auch Dateien abgelegt werden, damit man die Dokumente für die Beantwortung der Fragen direkt zur Hand hat.
Auch kann man jetzt ein Dokument als Link abspeichern, z.B. auf eine Webseite im Intranet oder ein bestimmtes Verzeichnis auf einem Unternehmensserver.
Richtig nützlich ist die neue Scanschnittstelle. Oft hat man Dokumente nicht in digitaler Form vorliegen. Jetzt können die Dokumente direkt in die Datenbank gescannt werden, und von da an hat jeder - mit den entsprechenden Berechtigungen - Zugriff auf das entsprechende Dokument.
Dateien können dabei jetzt z.B. mit Word bearbeitet und dann direkt wieder in der Datenbank gespeichert werden. Geänderte Dateien werden so mit den Änderungen wieder in die Datenbank zurückgespeichert. Das ist insbesondere im Zusammenhang mit der neuen Formularverwaltung ein nützliches und effizienzsteigerndes Feature.
Vorlagen/Formularverwaltungen
Ganz neu und erstmals möglich ist es, mit Formularvorlagen zu arbeiten. Unabhängig vom eingesetzten Textverarbeitungsprogramm kann man unsere mitgelieferten Textvorlagen nutzen oder eigene entwerfen. Nach eigenem Layout und z.B. mit eigenen Logos können Vorlagen gestaltet werden, oder man kann auch die mitgelieferten Vorlagen verwenden und diese für die eigenen Bedürfnisse weiterentwickeln.
Das Interessante daran ist, dass sich die in 2B Secure bereitgestellten Datenfelder in die Vorlagen einbinden lassen.
Die Vorlagen dienen dann dazu, z.B. schnell ein Auskunftsersuchen zu beantworten oder einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung fertigzustellen. Kontextbezogen werden dann die in 2B Secure gepflegten Daten genutzt, um das Dokument auszufüllen. Natürlich lässt sich das fertige Dokument dann bearbeiten, anschließend wird es direkt in der Datenbank gespeichert und mit einer Maßnahme verknüpft.
Musterfirma
Insbesondere für Einsteiger interessant, ist die neue Musterfirma, die sich nach der Installation bereits in der Datenbank befindet. Dort sind z.B. Standardverfahren angelegt, die man in das eigene Verfahrensverzeichnis übernehmen kann. Und natürlich ist auch 2B Secure selber dort als Verfahren angelegt.
Maßnahmen
Maßnahmen findet man zwar weiterhin im Baum, bekommt Sie aber jetzt übersichtlich im Arbeitsbereich angezeigt. Neue Filter ermöglichen es, sich auch abgeschlossene Maßnahmen anzeigen zu lassen und insgesamt die gewünschte Maßnahme schneller wiederzufinden. Neu sind auch die vielfach gewünschten mandantenbezogenen Maßnahmen.
Lizensierung, Updates und Upgrades
Ganz unsichtbar, aber verbessert wurde die Lizensierung und Aktivierung der Software. Bisher reagierte diese zugekaufte Komponente zuweilen empfindlich auf das Auswechseln eines USB Gerätes. Auch die Aktivierung war auf E-Mail und eine Online Aktivierung beschränkt. Jetzt erfolgt die Aktivierung über eigens entwickelte Webservices und einen Ausbau des Serviceportals. Auch Offline Geräte können über eine Webseite auf einem anderen Rechner aktiviert werden oder eine neue Lizenz z.B. für ein Update kann heruntergeladen werden.
Mit Installation der Version 4.0 wird man, wenn gewünscht und mit den entsprechenden Rechten ausgestattet, über neue Updates und Upgrades informiert. Über den neu entwickelten Updateservice können die Updates, z.B. für neue Versionen, Patchs, Fragenkataloge, etc. direkt heruntergeladen und installiert werden.
Löschungsfristen
Auch in einer Datenschutzanwendung darf der Datenschutz nicht zu kurz kommen. Als revisionssicheres System speichert 2B Secure alle Veränderungen zum Zweck der Eingabekontrolle. Aber auch diese Daten unterliegen einer Löschungsfrist, die nach Ablauf zur Löschungspflicht wird. Wann das ist, bestimmt der (Root-)Benutzer des Systems. Nach Ablauf dieser Frist werden entsprechende Daten automatische aus den Datenbanktabellen gelöscht und zwar so, wie der Datenschutz das fordert.
Diverses: Sessionablauf, Passwörter, Kommentierung von Fragen, Aktuelle Gesetze & Auditkataloge
Viele kleinere weitere Änderungen zur Erleichterung der täglichen Arbeit wurden umgesetzt. Z.B. kann auf Wunsch das Passwort bei der Anmeldung gespeichert werden. In den Audits können auch Fragen kommentiert werden, die „nicht anwendbar“ im konkreten Audit sind, und die Webuser wird freuen, dass der Ablauf der Session nach längeren Zeiträumen ohne zu speichern nicht mehr zum Verlust der Arbeit führt. Ebenfalls aktualisiert wurden die Gesetzestexte und Auditkataloge.
Mit 2B Secure und dem Servicepaket ist der Nutzer immer auf dem aktuellen Stand und verfügt über modernste Mittel, um effizient und mit Freude Datenschutz im Unternehmen zu managen.
