(openPR) Würzburg, 01.08.2011 Seit über 12 Jahren konzipiert und realisiert die Intense AG SAP-Lösungen für Kunden ausverschiedenen Branchen. Im Rahmen von Beratungstätigkeiten bei unseren Kunden ist ein Problem inverschiedenen Ausprägungen immer wieder aufgetreten: Im Tagesgeschäft musste der Fachbereich regelmäßig SAP-Daten über externe Listen mit hohem Zeitaufwand abarbeiten. Dabei ging es beispielsweise von Stammdatenbereinigungen, über nicht verbuchte Rechnungen, die Plausibilisierung von Daten bis hin zu Telefonkampagnen. Die Bearbeitung erfolgte dabei stets über Excel-Listen oder per Zuruf, ohne technische Unterstützung.
Durch diese Verwendung von Excel-Listen traten stets dieselben Probleme auf:
- Mehrere Anwender bearbeiteten versehentlich denselben Fall, da verschiedene Versionen der Listen innerhalb des Fachbereiches vorhanden waren. Als Lösungsstrategie bearbeitete oft jeweils nur ein Mitarbeiter eine Thematik, so dass Kopfmonopole geschaffen wurden und die Abarbeitung nur sehr langsam voranging.
- Keine automatische Zuordnung von Fällen zu einzelnen Usern oder Gruppen, sondern Arbeit nach dem sogenannten „Hey Joe“-Prinzip.
- Teamleiter hatten durch fehlende Statusverwaltung und Historisierung der Bearbeitung keinen ausreichenden Überblick und waren somit nicht aussagefähig über den aktuellen Bearbeitungsstand.
- Keine zufriedenstellende Transparenz, ob ein Fall wiederholt oder nur einmalig auftrat.
- Kein zentraler Anlaufpunkt im SAP-System war vorhanden, sondern für jedes Problem existierte eine Insellösung mit einem oft geringen Reifegrad.
Die Intense AG hat es mit dem Dynamic List Manager (DLM) geschafft, eine ready-to-run Lösung für diese Probleme zu entwickeln und bietet diesen aktuell in der Version 4.5 an. Der DLM kann über eine konfigurierbare
Dateischnittstelle beliebig viele verschiedene Listen (EXCEL, CSV) ins SAP laden und dort verwalten. Für jede einzelne Liste bietet er kontextsensitive Bearbeitungsmöglichkeiten über SAP Transaktionen an und ist dabei völlig
unabhängig von Branche und SAP-Modul einsetzbar.
Die Datenqualität und Vollständigkeit der Listen wird während des Ladens auf Konsistenz gegen das System
geprüft und anschließend den Anwendern anhand von vordefinierten Kriterien zur Bearbeitung zugewiesen. Im Prozess kann der Anwender zusätzlich Statusampeln setzen und Kommentare erfassen. Abgearbeitete Fälle werden automatisch historisiert und sind auch wiederherstellbar. Zusätzlich bietet der DLM für Controlling-Zwecke einen stetigen Überblick über die abgearbeiteten und noch offenen Aufgaben.
Durch den Einsatz des DLM wurden in der Praxis auftretende Probleme mit der externen Listbearbeitung gelöst. Da der DLM zusätzlich sowohl multi-user-fähig ist, als auch im SAP die Daten aktualisiert, ist es damit möglich, die Prozesseffizienz erheblich zu steigern.
„Fachbereiche sind oft an MS Excel als Tool gewohnt und schätzen eine Bearbeitung mit diesem Tool. Auf lange Sicht sind sie aber mit dem Stilbruch zum SAP-System unzufrieden, da Copy & Paste den Arbeitsablauf
verlangsamt und fehleranfällig macht. Der DLM vereint nun die Vorteile dieser zwei Welten: Er importiert vollautomatisch Daten in Listenform jeder Art, die durch Reports erstellt oder vom Fachbereich aufbereitet wurden
und ergänzt sie um SAP-Funktionalitäten. Bei unseren Kunden zeigte sich schon nach einer kurzen Einarbeitungsphase eine stark beschleunigte Abarbeitung der Listen und der ROI der Einführung ist damit extrem
kurz.“, erläutert Stefan Barwanietz, Entwicklungsleiter des DLM bei Intense.
Was ist anders am Dynamic List Manager?
„Der Dynamic List Manager ist eine vielseitige und anpassungsfähige Lösung, die vom Kunden selbst einfach erweitert und an seine eigenen sich ständig ändernden Bedürfnisse angepasst werden kann. Uns war wichtig, dass
die Konfiguration neuer Listen und das Einspielen durch unsere Kunden selbstständig erfolgt. Da wir nicht nur einen hohen Wert auf die Usability gelegt, sondern auch das Customizing intuitiv gestaltet haben, hebt sich der DLM stark vom üblichen Standard ab.“, erläutert Barwanietz weiter.
Der DLM wurde von der Intense AG vor Jahren in enger Zusammenarbeit mit Energieversorgern, regionalen Stadtwerken und DAX-30 Unternehmen konzipiert. Im Rahmen des „Continuous Improvement Process“ wird die
Lösung auf Basis von Kundenfeedback und neuen Anforderungen bis heute weiterentwickelt und ist aktuell in der Version 4.5 verfügbar.
