(openPR) gavoCon IT Consulting GmbH nennt wesentliche SharePoint-Funktionalitäten, mit denen im Arbeitsprozess entstandenes Wissen erfasst und erhalten werden kann
Hanau, 07.04.2011. Die Collaboration-Plattform Microsoft SharePoint 2010 lässt sich in Unternehmen hervorragend für das interne Wissensmanagement einsetzen. Arne Vortisch, Geschäftsführer der gavoCon IT Consulting GmbH, Hanau, hat die drei wesentlichen Schlüsselfunktionalitäten zusammengestellt, mit denen sich das im Unternehmen vorhandene Wissen sammeln, strukturieren und auch anwenden lässt. Diese Funktionalitäten sind im Standardumfang von SharePoint 2010 bereits enthalten, sodass keine zusätzliche Spezialsoftware erworben werden muss. „Setzt man SharePoint richtig ein, lassen sich wahre Wissensschätze heben. Ohne eine solche Plattform teilen die Nutzer wichtige Informationen in der Regel nur einzelnen Personen mündlich oder per E-Mail mit. Für das gesamte Unternehmen sind diese Informationen dann jedoch meistens verloren. Deshalb sollten Unternehmen Strategien dafür entwickeln, das in Arbeitsprozessen entstandene Wissen zu konservieren. So erhöht sich im nächsten Schritt auch die Produktivität“, hebt Arne Vortisch die Vorteile von SharePoint-basiertem Wissensmanagement hervor.
Kollaboratives Wissensmanagement
SharePoint 2010 stellt mit Wikis, Blogs und Diskussionsforen wesentliche Elemente bereit, wo Anwender beispielsweise Projektwissen schriftlich festhalten und mit Kollegen unternehmensweit teilen können. In Wikis lassen sich unter anderem FAQs, Glossare aller Art, Best-Practice-Beispiele oder auch Support-Informationen anlegen. Der Einsatz eines Blogs in SharePoint lohnt sich immer dann, wenn im Unternehmen eine Person für mehrere Nutzer Informationen bereitstellen möchte: Beispielsweise kann ein Chef hierüber Neuigkeiten an seine Mitarbeiter kommunizieren oder ein Projektleiter aktuelle Projektinformationen für sein Projektteam posten. Der Einsatz von Diskussionsforen ist immer dann sinnvoll, wenn Themen im Team erläutert werden sollten oder Informationen zu bestimmten Fragestellungen zusammengetragen werden müssen, bevor eine Entscheidung getroffen werden kann.
My Sites
Die SharePoint-Funktion My Site bietet den Anwendern die Möglichkeit, ein persönliches Profil anzulegen und auf dieser Seite Informationen für andere Nutzer bereitzustellen. Die User positionieren sich mit ihrem Profil intern als Experte in ihrem jeweiligen Fachgebiet. Interessant ist dies für Unternehmen immer dann, wenn intern Spezialisten zu einem Thema gesucht werden. Ähnlich wie bei Facebook und Xing wird ein Profil mit Foto sowie persönlichen Daten erstellt und kann dann mit aktuellen Einträgen gepflegt werden. Es besteht auch die Möglichkeit, einen voreingestellten Status wie zum Beispiel „out of office“ abzugeben. Darüber hinaus lassen sich bestehende Inhalte in SharePoint mit individuellen Tags sowie mit Notizen versehen. Andere Nutzer können die Beiträge kommentieren und so bereichsübergreifend Kontakte im firmeninternen Social Network knüpfen und pflegen.
Verwaltung der Metadaten
Mit SharePoint 2010 lassen sich Dokumente sehr viel effizienter suchen und finden, wenn die Anwender nach einem einheitlichen Prinzip Metadaten vergeben. Diese Metadaten sind Schlagworte, die den Dokumenteninhalt näher beschreiben. Die Metadaten werden für ein Unternehmen individuell definiert und dann zentral als Auflistung bereitgestellt. Dieses Vorgehen erhöht die Gewissheit, dass nur die richtigen Begriffe verwendet werden und nicht etwa Synonyme, die eine spätere Recherche erschweren. Metadaten können auch den Nutzern vorgegeben werden und beim Ablegen eines Dokuments verpflichtend sein. Dann können nur noch Dokumente gespeichert werden, denen bestimmte Metadaten zugeordnet wurden.
