(openPR) 2009 startete das Kardinal Schwarzenberg'sche Krankenhaus mit der Implementierung des SAPApothekenmanagements (SAP-APM): Umstellung auf eine elektronische Disposition, Optimierung des Kommissioniervorgangs, Neuaufbau des Apotheken-Materialstamms sowie die hausweite Einführung der SAP-APM Anforderungslösung. Durch die enge Zusammenarbeit mit dem Team der SNAP Consulting konnten alle Zielsetzungen dieses Projektes erreicht werden.
Ausgangssituation
Bis ins Frühjahr 2010 war die Anforderungslösung des SAP-Moduls IS-H hausweit für Artikel der Apotheke und des Zentraleinkaufes im Einsatz. Freigegebene Anforderungen eines Tages wurden in der Apotheke morgens automatisch in Form von Kommissionierlisten gedruckt und nach der Materialausgabe manuell verbucht. Die Bedarfsermittlung der Apotheke
erfolgte per Sichtkontrolle. Resultierende Bestellungen wurden telefonisch
oder per Fax abgesetzt. Die eigentliche SAP-Bestellung wurde erst zum Zeitpunkt der Lieferung erfasst und der zugehörige Wareneingang gebucht.
Überarbeitung der Stammdaten
Der Apotheken-Materialstamm wurde exportiert, einem kompletten Neuaufbau unterzogen und anschließend wieder importiert. Die bereinigten Stammdaten der Arzneimittel wurden mit der zugehörigen Pharmazentralnummer versehen, wodurch eine automatische Anreicherung
der Daten des Materialstamms mit Informationen des Österreichischen Apothekerverlags wie ATC-Codes, Wirkstoffe, Herstellerangaben, Suchtgiftkennzeichen (BTM) und Lagerungsangaben ermöglicht wird. Ein Änderungsdienst sorgt dafür, dass die Daten immer aktuell gehalten werden
können.
Anforderungsservice
Die neue Anforderungsmaske bietet dem User Informationen zu Ersatzartikeln, Auskünfte zu durchschnittlichen Anforderungsmengen sowie individuelle Anforderungshinweise. Durch die Übernahme der Artikelbezeichnungen des Apothekerverlages wird eine aussagekräftige Artikelbezeichnung inklusive der pro Packung enthaltenen Mengen und relevanten Umrechnungsfaktoren gewährleistet. Die Definition von kostenstellenbezogenen Vorlagen, die Suchmöglichkeit nach Wirkstoffen sowie die Möglichkeit der Suche nach Äquivalenzprodukten komplettieren das Service-Angebot für den anfordernden User. Trotz dieser Tools ist die Suche nach bestimmten Artikeln bei einem mehr als 2000 Materialien umfassenden Artikelstammzeitaufwändig und fehleranfällig. Um diese Problematik zu umgehen, können die User die Anforderung zukünftig alternativ auch per Barcodescanner erfassen. Durch den Einsatz der Barcodescanner ist eine Entlastung der anfordernden Stelle sowie eine weitere Verbesserung der Anforderungsqualität zu erwarten.
Verbesserte Kommissionierung
Der Kommissionierprozess startet mit einer mengenbezogenen Plausibilitätsprüfung der angeforderten Positionen durch einen Pharmazeuten. Bei der Warenentnahme wird mithilfe eines Scanners der Barcode jedes einzelnen Materials durch den Kommissionierer erfasst und dabei automatisch mit der Kommissionierposition abgeglichen. Nach Abschluss der Kommissionierliste werden die Lagerentnahmen direkt am Scanner verbucht. Die zulässigen Minimal- und Maximalmengen für die
unterschiedlichen Warenempfänger werden künftig aus Verbrauchsstatistiken
errechnet, damit kann auch der derzeit noch notwendige Arbeitsschritt der
mengenbezogenen Anforderungsprüfung entfallen.
Bestellerstellung
Die Bedarfsermittlung der Apotheke erfolgt weiterhin täglich, die Hauptarbeit übernimmt nun aber das SAP-System. Innerhalb weniger Sekunden wird der Lagerbestand überprüft, die resultierenden Bestellpositionen werden vom Pharmazeuten zusammengefasst und gegebenenfalls ergänzt. Auch hier bietet die neue Lösung zusätzliche Unterstützung, wie die Suche nach passenden Materialien, um beispielsweise einen vorgegebenen Mindestbestellwert zu erreichen. SAP-APM unterstützt somit den kompletten logistischen Prozess der Apotheke. Durch die verbesserte Informationsweitergabe, die automatische Prüfung sämtlicher Kommissionierpositionen und die Automatisierung von Prozessschritten konnte der zeitliche Aufwand für die Lagerführung deutlich reduziert und die Qualität der internen Versorgung gesteigertwerden.
Mobile Kommissionierung
Nach der Plausibilitätsprüfung werden die zu kommissionierenden Artikel reserviert. Diese Reservierungen werden nach den eingestellten Merkmalen gruppiert und verdichtet. In der Regel sind das: Kostenstelle, Warenempfänger. Pro Kostenstelle oder Warenempfänger (oder andere Gruppierungsmerkmale) wird eine Drucktaste mit der Kostenstellenbezeichnung (oder Warenempfänger) angezeigt. Pro Kostenstelle wird die Anzahl der zu bearbeitenden Positionen eingeblendet. Die Scannerfassungsmaske ist in drei Bereiche unterteilt. Eingabebereich: hier findet sich das Eingabefeld zum Scannen des Barcodes bzw ein Feld zur Eingabe des Funktionscodes. Bei Eingabe eines Barcodes werden über einen Suchalgorithmus alle möglichen Barcodes zum Material (EAN-Code, PZN, alte
Materialnummer, . . .) durchsucht. Falls ein Material identifiziert werden konnte, so wird dieses imDetailbild angezeigt.
Bei der Eingabe eines Funktionscodes wird die zugewiesene Aktion durchgeführt. Die Kopffunktionen sind von 1 – 9 durchnummeriert und haben in allen Bildern die gleiche Funktion. Die Positionstasten sind ebenso von 11 – 19 durchnummeriert und haben in den einzelnen Bildern unterschiedliche Funktionen. Der Detailschirm kann gegebenenfalls an die Menge angepasst werden (Teilstorno bzw. Teillieferung) bzw. können die Chargen neu aufgeteilt werden. Es werden alle Chargen mit Bestand angezeigt. In der Positionsübersichtwerden alle kommissionierten Artikel angezeigt. Es können eventuell noch Anpassungen durchgeführtwerden.
