Der schnellste Weg zum richtigen Job

(openPR) mit der aufblühenden Wirtschaft hat die Zeit der stegig steigenden Bewerbungen und der Wettstreit um Spezialisten begonnen!

Als professioneller Rektruting Dienstleister wissen wir was unsere Kandidaten besonders schätzen!  Optimale HR-Prozesse und professionelles Bewerbermanagement sind die Schlüsselkriterien um neue Mitarbeiter erfolgreich zu gewinnen und langfristig betreuen!

Mit einer modernen HR-Lösung setzt z.B. die KTM - Sportmotorcycle AG ihr Bewerbermanagement neu auf. Das neue System vereinfacht nicht nur die relevanten Recruiting-Prozesse, sondern verbessert auch die interne Kommunikation und verstärkt den professionellen Außenauftritt des Unternehmens. Damit steigt auch die Attraktivität als Arbeitgeber.

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Viel Papier, wenig Information

Der Bereich Human Resources hat bei KTM einen hohen Stellenwert: So investierte KTM im abgelaufenen Geschäftsjahr 321.400 Euro allein in die Aus- und Weiterbildung seiner MitarbeiterInnen. Mag. Petra Haunschmid ist bei KTM seit 2007 für das Recruiting und seit 2008 für das gesamte HR-Management des Unternehmens zuständig. Bis dato hatte KTM das Personalmanagement mit historisch gewachsenen Lösungen organisiert, „wobei aber speziell das Recruiting durch eine Menge Papier und unzureichende Kommunikation zwischen den EntscheidungsträgerInnen geprägt war“, beschreibt Haunschmid die Ausgangssituation. Bis zu 50 schriftliche Bewerbungen, die erst sondiert, dann bewertet, ausgewählt und schließlich archiviert werden mussten, landeten täglich im Personalbüro. „Ein sehr zeitaufwändiger und daher ineffizienter Prozess“, merkt Haunschmid an. Die Bewerber wurden in weiterer Folge über das Lohnverrechnungsprogramm verwaltet. Damit war keine ausreichende Transparenz gegeben, denn die EntscheidungsträgerInnen und anfordernden Abteilungen – etwa Entwicklung, Fertigung oder Administration – haben keinen Zugriff auf das Lohnverrechnungssystem. Zudem waren sämtliche Arbeitsprozesse im Recruiting nicht standardisiert.



Transparenz und Effizienz gefragt

Petra Haunschmid sondierte daher den Markt nach einer Lösung, die speziell im Bewerbermanagement effiziente und transparente Workflows mit einem professionellen Außenauftritt des Unternehmens im Internet gegenüber den Jobsuchenden verbinden könnte. Zudem sollte die Lösung grundlegende Funktionen wie Jobportal, Lohnverrechnung und Personaldatenbank miteinander vernetzen können. „Wir suchten eine Software, die sämtliche Prozesse im Bewerbermanagement effizient unterstützt und die es uns ermöglicht, in direkten Kontakt mit den BewerberInnen zu treten“, so Haunschmid zu den Anforderungen. Neben einfacher Bedienbarkeit legte KTM auch großen Wert auf eine anwenderfreundliche Benutzeroberfläche und die Möglichkeit zur Mitgestaltung der Tools des Bewerberportals.



Vollelektronisches Bewerbermanagement

Die Lösung für die spezifischen Anforderungen des Motorradherstellers lieferte Infoniqa mit der modular aufgebauten HR-Software engage!. Das System ermöglicht nicht nur die Abbildung aller HR-relevanten Workflows, sondern stellt auch eine „lebende“ Evidenzdatenbank zur Verfügung, in der man mit unterschiedlichsten Selektionskriterien – beispielsweise Fachrichtung, Ausbildung oder Führerschein – gezielt nach BewerberInnen suchen kann. Außerdem ist die Lösung direkt mit der KTM-Homepage verknüpft. Damit werden alle BewerberInnen von der Unternehmens-Website sofort auf die Recruiting-Seite weitergeleitet. „Dort müssen die Jobsuchenden selbst Ihre Bewerbungsdaten eingeben, wodurch der Bewerbungsprozess wesentlich bewusster und sorgfältiger abläuft als bei wahllos verschickten Initiativbewerbungen. Die BewerberInnen können auch jederzeit den Status ihrer Bewerbung einsehen und ihre Daten auch aktualisieren. Damit steigt die Qualität im Bewerbungsprozess für beide Seiten – sowohl für die Suchenden als auch uns als Arbeitgeber“, argumentiert Haunschmid.



Transparente Prozesse

Mit engage! hat KTM eine Lösung gefunden, die neben dem Recruiting auch um weitere wichtige Funktionen erweiterbar ist – beispielsweise um Personaldatenbank, -entwicklung und -organisation, Auswertungen und Dokumentenmanagement sowie Fortbildung, aber auch Self Service Dienste für Mitarbeiter und Management. Das aktuell eingesetzte Modul „Bewerbungsmanagement“ erleichtert der KTM-Personalabteilung die Verwaltung der Bedarfsmeldungen, Stellenangebote sowie Ausschreibungen und stellt Daten und Qualifikationen der BewerberInnen selbst übersichtlich zur Verfügung. Auch die Bewertung, Selektion und Dokumentenablage werden vereinfacht. Die Software protokolliert sämtliche Korrespondenz – so auch die Bewerbungsgespräche, die bei KTM jeweils in zwei Runden geführt werden. „Dabei fragen wir gezielt die Motivation und auch die Mobilität der zukünftigen Mitarbeiterin bzw. des zukünftigen Mitarbeiters ab, um spätere Überraschungen für beide Seiten zu vermeiden. Da das Angebot an Fachkräften in der Umgebung des Standorts Mattighofen sehr beschränkt ist, müssen potenzielle MitarbeiterInnen oft längere Anfahrtswege einplanen“, erklärt Haunschmid.



engage! schaltet aber auch Erinnerungen, verwaltet Termine, Evidenzen oder Absagen und ermöglicht die Selektion nach Organisation oder Zeitraum. „Die Lösung schafft einen wesentlich einfacheren, schnelleren und vor allem für alle Verantwortlichen transparenteren Workflow im Bewerbungsmanagement. Damit sind sowohl die anfordernden Stellen und PersonalentwicklerInnen, aber auch die Führungskräfte stets über den Stand der Bewerbungen informiert. „Außerdem haben wir einen besseren Überblick und rascheren Zugriff auf alle Bewerbungen, können gezielt nach Bewerbungskriterien selektieren, schneller Kontakt mit den BewerberInnen aufnehmen und dadurch zeitsparender arbeiten. Auch die Papierberge von einst sind Geschichte. Nicht zuletzt können wir uns mit Unterstützung der Softwarelösung im Web als attraktiver Arbeitgeber positionieren“, zieht Haunschmid Bilanz.

«Für uns schafft die Lösung einen wesentlich ein- facheren, schnelleren und vor allem für alle Verant- wortlichen transparenteren Workflow im Bewerbungs- management.»
Mag. Petra Haunschmid, Leiterin des Human Resources Management bei KTM (derzeit in Karenz)

Die KTM Sportmotorcycle AG entwickelt und produziert rennsporttaugliche Gelände- und Straßenmotorräder am oberösterreichischen Standort Mattighofen. Im Geschäfts- jahr 2008/09 erzielte das Unter-nehmen mit 64.080 verkauften Fahrzeugen und rund 1.650 MitarbeiterInnen weltweit einen Umsatz von 454,6 Millionen Euro.