(openPR) Bremer Kooperation bietet erste Online-Archivlösung für kleine und mittlere Unternehmen an Bremen, 17.01.2011
Ausufernde Aktenberge und zunehmende gesetzliche Anforderungen an die Archivierung sind für viele Unternehmen ein Ärgernis. Auch die Zeitverluste bei der Suche nach Dokumenten stehen effizienten Arbeitsabläufen oft im Wege. Die beiden bremischen Unternehmen Smart Store und Tec Media Services haben sich daher nun zusammengetan, um bundesweit die erste Online-Archivierungslösung anzubieten, die speziell für kleine und mittlere Betriebe optimiert ist. Unternehmen können dabei weiterarbeiten wie bisher und trotzdem in den Genuss eines modernen elektronischen Archivs gelangen.
Die Besonderheit liegt vor allem in der Kooperation: Während Smart Store in festgelegten Abständen die Papier-Akten abholt, scannt und hochlädt, stellt Tec Media Services die verschlüsselte Online-Plattform für die Archivierung zur Verfügung. So erhalten die Nutzer bequemen Zugriff auf die Dokumente, die sie in Papierform angelegt haben. Die Suche nach Stichworten ist genauso möglich wie das nachträgliche Hinzufügen von Notizen oder ganzen Dokumenten.
„Alleine in Deutschland gibt es mehr als 100 Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen“, erklärt Jürgen Schröder, Geschäftsführer von Tec Media Services. „Aber keiner macht Cloud Computing – das heißt, niemand bietet die Archivierung auf einer Online-Plattform an.“ Der Vorteil für die Nutzer bestehe darin, dass sie keine teure Software kaufen, installieren und pflegen müssen. „Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt über eine sichere Internetverbindung“, so Schröder. Die Kunden zahlen dabei eine „Flatrate“ für das Scannen und die Archivierung.
Das Angebot richtet sich an Unternehmen zwischen einem und rund 500 Mitarbeitern. „Besonders die kleinen Betriebe wie Klempner, Steuerberater und Immobilienmakler hatten bis jetzt kaum eine Möglichkeit, ihre Unterlagen effizient zu archivieren“, betont Smart-Store-Inhaber Frank Czerwinski. „Attraktiv ist die Lösung aber auch für mittelgroße Unternehmen, die mit geringem Aufwand ein rechtssicheres Dokumentenmanagement betreiben wollen.“
Pilotkunde für das gemeinsame Angebot ist die Holzring GmbH, ein Gemeinschaftsunternehmen von rund 50 Holz-Großhändlern, dessen zentrale Aufgabe in der Verhandlung von Rahmenverträgen mit den wichtigsten Lieferanten besteht. Die 40 Jahre alte Firma hat ihren Sitz im Technologiepark Universität Bremen und beschäftigt zehn Mitarbeiter. „Unser Ziel war es, das leidige Papier wegzubekommen“, berichtet Hans Röhrs, der kaufmännische Leiter bei Holzring. „Die Anschaffung einer Software hätte sich für uns nicht gelohnt. Statt die vielen Stapel Papier jetzt einmal im Jahr in den Keller zu schleppen, lassen wir sie abholen, einscannen und ins Online-Archiv hochladen. Das ist eine gute und pragmatische Lösung.“
Die Dokumente stehen nun bequem für den Zugriff durch Steuerberater und Finanzamt zur Verfügung, aber auch für eigene Ergänzungen. Archiviert werden beispielsweise Belege, Rechnungen und Gutschriften. Auch die komplette Dokumentation der Importabwicklung ist jetzt digital abrufbar. „Für uns bietet die Lösung eine spürbare Zeitersparnis“, berichtet Röhrs. „Die Arbeit mit Papier haben wir radikal heruntergefahren. Man sieht kaum noch Akten auf den Schreibtischen und die großen Ablageschränke sind fast ausgestorben. Dieses Angebot ist für kleine Unternehmen hervorragend geeignet.“
Weitere Informationen:
www.archiv-flat.de
