(openPR) Jederzeit schnell auf alle einen Kunden oder Mitarbeiter betreffenden Dokumente zugreifen können - so sollte es sein. Die Realität sieht allerdings häufig anders aus: Dringend benötigte Unterlagen sind nicht im sofortigen Zugriff. Dass es auch anders geht, zeigt das Marburger Softwarehaus GEDAT in seiner Software TIME-JOB®.
Laut einer Studie des Wirtschaftsforschungsinstituts Gartner entfallen allein im HR-Bereich rund 50 - 80 % der Arbeitszeit auf die Suche nach Dokumenten. Die Ursachen: In vielen Personalabteilungen wird ein Teil der Unterlagen bereits elektronisch archiviert, ein anderer aber in Papierform abgelegt. Auch die unterschiedliche Ablagepraxis der einzelnen Mitarbeiter verhindert oft einen reibungslosen Arbeitsfluss. Ein weiterer nicht zu unterschätzender Zeitfaktor ist die manuelle Erstellung von Dokumenten.
„Das muss heutzutage nicht mehr sein“, meint Irene Stier-Böttcher, Produktmanagerin für TIME-JOB bei GEDAT. „Mit unserer digitalen Kunden- und Personalakte können Personaldienstleister ihre Arbeitsabläufe in diesem Bereich erheblich optimieren“. Die Vorteile sind eindeutig: Der Anwender sieht alle Dokumente eines Kunden oder Mitarbeiters auf einen Blick und kann unmittelbar darauf zugreifen. Die zeitaufwendige Suche nach Unterlagen an unterschiedlichen Ablageorten gehört damit der Vergangenheit an. Auch ein paralleles Arbeiten mehrerer Anwender ist möglich. „Darüber hinaus haben wir viele Standardarbeitsabläufe, wie zum Beispiel das Erstellen des AÜVs, automatisiert und damit klassische Fehlerquellen im Vorfeld ausgeschaltet“, ergänzt Stier-Böttcher.
Eine klare zentrale Ordnerstruktur in TIME-JOB sorgt für Übersichtlichkeit und erleichtert dem Anwender die Zuordnung und Suche von Dokumenten. Sollte der Ablageort des Dokuments einmal nicht bekannt sein, ist über eine Indizierung eine effiziente Suche möglich. Durch die Administration der Zugriffsrechte bis auf Dokumentenebene ist jederzeit eine hohe Datensicherheit gewährleistet.
Eine besondere Erleichterung sind die zahlreichen Standardvorlagen in TIME-JOB wie AÜV, Einsatzmeldung, Arbeitsplatzbesuch usw. für die verschiedenen im Tagesgeschäft anfallenden Aufgaben. Aber auch unternehmensindividuelle Vorlagen wie Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Kundenbriefe etc. stehen den TIME-JOB-Anwendern per Mausklick im Kontextmenü zur Verfügung. Die gewählte Vorlage wird direkt unter dem jeweiligen Kunden- oder Mitarbeiterstamm angelegt und automatisch mit den hinterlegten Kunden- oder Mitarbeiterdaten befüllt. „So wird der AÜV nach Anlage des kompletten Auftrags im System per Knopfdruck erstellt und dann als pdf-Dokument automatisiert in einem vom Anwender vordefinierten Ordner am Kundenstamm abgelegt“, erläutert Irene Stier-Böttcher. „Der korrekt ausgefüllte Vertrag liegt somit genau dort, wo er hingehört.“ Auch Dokumente aus der direkten Kommunikation mit dem Kunden, wie beispielsweise Telefonnotizen, werden in der digitalen Akte unter dem entsprechenden Menüpunkt hinterlegt.
„Selbstverständlich kann der Anwender alle Dokumente per E-Mail oder Fax direkt aus TIME-JOB versenden“, so Irene Stier-Böttcher. „Mit wenigen Klicks ist das Mitarbeiterprofil oder das Angebot direkt beim Kunden und wird zusätzlich in der Kundenakte abgelegt.“ Ebenso einfach können extern abgelegte Dokumente, z.B. aus Microsoft Word, per Drag & Drop in TIME-JOB importiert oder umgekehrt auch exportiert werden.
