(openPR) Nach Schätzungen von Microsoft entstehen täglich PowerPoint-Präsentationen im zweistelligen Millionenbereich – Tendenz steigend. Folglich spielt sich auch täglich irgendwo folgendes Szenario ab: Der Beamer summt. In einem abgedunkelten Raum starren halboffene Augenpaare auf eine Wand. Eine Person steht vorne und liest monoton den Text der an die Wand geworfenen Folien ab. Das ganze nennt sich meist Präsentation oder Vortrag.
Ob Geschäftsführer, Abteilungsleiter oder Vertriebsmitarbeiter – Berufstätige verschiedenster Positionen und Branchen müssen mittlerweile ihre Produkte und Ideen vor Geschäftspartnern, Kollegen und Kunden mithilfe von PowerPoint präsentieren. Die etcetera werbeagentur entwirft außergewöhnliche Präsentationen für außergewöhnliche Ideen.
Qualität kommt von Qual?
Mal eben schnell ein paar Folien erstellen und vortragen. Was einfach klingt, ist es in der Praxis meist nicht. Der Journalist, Sachbuchautor und selbst ernannte Sprachpapst Wolf Schneider betont gerne: Qualität kommt von Qual. Dies bedeutet aber keinesfalls, dass die Qualität einer Präsentation an der Qual der Zuhörer gemessen werden sollte.
Die Liste an typischen Fauxpas beim Präsentieren ist lang und nur wer diese kennt, kann sie auch effektiv vermeiden.
Übernehmen Sie die Hauptrolle
Abgelesene Folien ermüden Redner und Zuhörer. Überlassen Sie nicht Ihrer Präsentation den Vortritt – übernehmen Sie selbst die Hauptrolle. Nur wer von seiner Sache selbst überzeugt ist, vermag auch andere zu begeistern. Und wer überzeugt ist braucht sich auch nicht an seine Folien klammern. Immer und auf ganzer Linie quälend sind Fließtexte zum mitlesen. Schneller als einem lieb ist wandert die Aufmerksamkeit der Zuhörer zur Wand, denn hier gilt das Prinzip: Auge schlägt Ohr!
Probieren Sie es stattdessen einmal mit Blickkontakt. Denn wer Blickkontakt behält, schafft eine Beziehung zu seinen Zuhörern und ist in der Lage, Emotionen zu wecken und zu überzeugen. Und wer mit seinem Publikum interagiert, der hat keine Zeit, monoton von Folien abzulesen. Übrigens leidet in den meisten Fällen auch die Verständlichkeit, wenn der Redner der Projektionsfläche das referiert, was für seine Zuhörer bestimmt ist.
Kleine Tricks – große Wirkung
Während einer Präsentation lauschen die Zuhörer bestenfalls dem Gesagten, während sie gleichzeitig die Informationen auf den Folien aufnehmen. Bedenken Sie deshalb, dass 120 Folien in einer halben Stunde überfordern – sowohl Ihre Zuhörer als auch Sie selbst!
Damit ein Vortrag nicht hektisch und abgehetzt wirkt, sollte man etwa zwei Minuten Redezeit pro Folie einkalkulieren. Beschränken Sie sich daher auf Informationen, die Ihre Botschaft verstärken – eine beeindruckende Zahl, eine aussagekräftige Graphik, oder ein Bild, das Emotionen weckt. Wichtig ist dabei, komplexe Sachverhalte zu schematisieren und das Gesagte emotional zu unterstreichen.
Langweilen Sie Ihre Zuhörer also nicht mit einer unüberschaubaren Flut an Informationen, die ermüdet und oft beliebig wirkt. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Kernaussagen und setzen diese mit abgestimmten Gestaltungselementen in Szene. Und die Gestaltung beginnt schon bei der Lesbarkeit: Ihre Folien sollen sich natürlich nicht als Sehtest für die Zuhörer eignen. Die optimale Schriftgröße beginnt deshalb bei 16 Punkt – aufwärts versteht sich! Ebenso wie die Schriftgröße ist die Schriftart in Bezug auf die visuelle und inhaltliche Gestaltung ein wichtiges Gestaltungselement. Ein Wechsel zwischen verschiedenen Schriftarten ist einerseits ermüdend für die Augen Ihrer Zuhörer. Anderseits setzen Sie durch den Wechsel der Schriftart auch inhaltliche Akzente, indem Sie etwas vom Rest abheben. Entscheiden Sie sich daher für eine Schriftart – am besten natürlich für die Ihres Unternehmens – und wechseln Sie nur, wenn Sie etwas besonders hervorheben wollen. Auch Audio- oder Videoelemente sollten – wenn überhaupt – sparsam eingesetzt werden. Sinnvoll sind sie immer dort, wo der Erkenntniswert über den Ihrer Worte hinausgeht.
Überprüfen Sie vor dem Vortrag Ihre Präsentation auf das Zusammenwirken der Gestaltungsmittel: Eine einheitliche Bildsprache unterstreicht die Aussagekraft Ihrer Botschaft. Wiederkehrende graphische Elemente – beispielsweise das Firmenlogo oder Graphiken, die sich in anderweitigem Informationsmaterial des Unternehmens wieder finden – vermitteln Professionalität. Ein aufeinander abgestimmtes Konzept von Schrift, Farbe und Graphik und verbindet die einzelnen Folien zu einem Ganzen.
Viele Augen sehen mehr
Trotz unzähliger Ratgeber, die man – meist für viel Geld – zum Thema PowerPoint kaufen kann, entdeckt man bei Präsentationen immer wieder die gleichen Fehler: Überladene Folien, schlechte Graphiken, Rechtschreibfehler. Dabei gibt es eine einfache und doch effektive Möglichkeit, solchen Fehler aus dem Weg zu gehen: Kontrollieren Sie Ihre Folien nach Fertigstellung der Präsentation noch (mindestens) einmal. Auch der Austausch mit Kollegen ist ein wirkungsvolles Mittel, Fehler zu vermeiden – insbesondere wenn ein einheitliches Auftreten des Unternehmens nach Außen gewährleistet werden soll. Verwendet Ihr Kollege beispielsweise ein anderes Design als Sie, dann sind Ihre Kompetenz und die Reputation Ihres Unternehmens schnell infrage gestellt.
Die fertige Präsentation – von Anfang bis Ende eine runde Sache
Behalten Sie bei der Gestaltung Ihrer Folien und der Vorbereitung Ihres Vortrags stets die Funktion Ihrer Präsentation im Auge: Sie wollen andere von Ihrer Sache überzeugen! Wie Sie das wirkungsvoll schaffen, ist kein Geheimnis: Sie überzeugen genau dann, wenn Sie Ihre Zuhörer nicht nur auf inhaltlicher, sondern auch auf emotionaler Ebene ansprechen. Strukturieren Sie Ihre Präsentation entlang eines roten Fadens, entwickeln Sie eine Dramaturgie und erzeugen Sie dadurch Emotionen.
Werfen Sie zu Beginn spannende Fragen auf, die Sie am Ende Ihrer Präsentation auflösen. Verzichten Sie auf die üblichen Floskeln am Ende – geben Sie Ihrem Publikum stattdessen Denkanstöße und bleiben so nachhaltig in Erinnerung. Erzählen Sie Ihren Zuhörern eine Geschichte mit einem Anfang und einem Ende – nicht zuletzt wollen diese mit Ihrer Präsentation auch unterhalten werden.
Das Wesentliche – kurz und prägnant zusammengefasst
Halten Sie Blickkontakt! So kommen Sie gar nicht erst in Versuchung, Folien abzulesen und bauen gleichzeitig eine Beziehung zu Ihren Zuhörern auf.
Reduzieren Sie Ihre Folien auf das Wesentliche! Wenn Sie sich auf die Informationen beschränken, die das Gesagte sinnvoll ergänzen oder verdeutlichen, vermeiden Sie automatisch ein Zuviel an Folien.
Nutzen Sie Gestaltungsmittel, um Ihre Kernaussage zu unterstreichen! Von der Schriftgröße über Schriftart und Farbgestaltung bis hin zur Bildsprache und graphischen Elementen – die Abstimmung der einzelnen Mittel ist wichtig für den Gesamteindruck Ihrer Präsentation und vermittelt Professionalität.
Vermeiden Sie Flüchtigkeitsfehler! Überprüfen Sie Ihre Folien sorgfältig auf Fehler und tauschen Sie sich gegebenenfalls mit Ihren Kollegen aus. So ist auch ein einheitliches Auftreten nach Außen sichergestellt.
Überzeugen Sie Ihre Zuhörer – inhaltlich und emotional! Werfen Sie Fragen auf, geben Sie Denkanstöße, erzählen Sie mit Ihrer Präsentation eine Geschichte. Nur wer etwas zu erzählen hat, bleibt in Erinnerung.
etcetera werbeagentur: alles – außer gewöhnlich
Die etcetera werbeagentur aus Aachen ist seit 1993 Ansprechpartner für erklärungsbedürftige Produkte aus Technologie, Automotive, IT, Engineering, Health Care und Life Science, für Industrie, Forschung und Handel, für Konzerne, Mittelstand und Spin-offs.
Der Umgang mit PowerPoint ist ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit einer Full-Service-Agentur. Von diesen Erfahrungen können und sollen auch andere profitieren – deshalb gehört das Erstellen und Optimieren von PowerPoint-Präsentationen mittlerweile zum umfangreichen Leistungsangebot vieler Agenturen.
Mehr über die etcetera werbeagentur unter www.etcetera.de.
