Papierlose Ablage mit ArcFlow bei der MVG Zeitungsvertrieb GmbH, Föhren

(openPR) Die MVG Zeitungsvertrieb GmbH, die unter anderem für die Linus Wittich Gruppe tätig ist, hat ihre Papierablage durch das Dokumentenmanagement-System (DMS) ArcFlow ersetzt. Der Dienstleister hat jetzt einen schnellen Zugriff auf zentrale Dokumente. Darüber hinaus werden wichtige Termine über die Workflow-Funktion gesteuert und überwacht. Die MVG Zeitungsvertrieb GmbH profitiert somit von effizienten und transparenten Geschäftsprozessen.

Die MVG verwaltet mehr als 12.000 Zeitungszusteller im Jahr. Bisher legte der Dienstleister sämtliche dazugehörigen Dokumente wie beispielsweise Sozialversicherungsnachweise, Verträge, Abrechnungen und belege des Qualitätsmanagements in jeweils getrennten Hängeregistern ab. Um Arbeitsprozesse zu optimieren, entschloss sich das Unternehmen, eine digitale Dokumentenablage einzuführen. Unter den zur Auswahl stehenden DMS fiel die Wahl auf ArcFlow des Verlagssoftware-Lieferanten und ArcFlow-Vertriebspartners compass.

Sämtliche Dokumente werden jetzt zentral in ArcFlow abgelegt, so dass die Mitarbeiter bei MVG schnell darauf zugreifen können. Zudem kommt die Workflow-Funktion zum Einsatz wie beispielsweise bei der Verwaltung von Verträgen. Die im Zeitungsvertriebs-System [advantage] erstellten Verträge werden dabei automatisch in ArcFlow übernommen. Gleichzeitig generiert das DMS einen Workflow, der die Einhaltung von Terminen sicherstellt: Liegt der unterschriebene Vertrag nach drei Wochen noch nicht vor, wird der zuständige Mitarbeiter per E-Mail darüber informiert.

„Die einfache Handhabung von ArcFlow hat uns überzeugt“, erklärt Eilert Püschel, Geschäftsführer der MVG Zeitungsvertrieb GmbH. „Das DMS deckt unsere Anforderungen vollständig ab. Daneben haben wir uns für ArcFlow entschieden, weil wir mit compass in der Vergangenheit sehr gute Erfahrungen gemacht haben und eine nahtlose Anbindung von ArcFlow an unser Verlagssystem [advantage] sichergestellt ist.“