(openPR) Modul DMS erweitert Transportmanagement-Software WinSped
Greven, Oktober 2010. Zentrale Dokumentenarchive in Papierform sind weder zeitgemäß, noch entsprechen sie den Anforderungen heutiger Transport- und Logistikunternehmen. Vorteile eines digitalen Archivs mit dezentralem Zugriff auf alle Belege liegen dagegen auf der Hand. Neben Einsparmöglichkeiten bei Arbeitszeit und Papierkosten, ermöglicht ein Dokumentenmanagementsystem vor allem den unmittelbaren und standortübergreifenden Zugriff auf alle benötigten Dokumente und Informationen. Die LIS Logistische Informationssysteme AG hat ihre Transportmanagement-Software WinSped um ein solches DMS Modul erweitert und bietet ihren Kunden fortan einen virtuellen Aktenschrank zur Archivierung aller Dokumente. Vom ersten Kundenkontakt bis hin zur Rechnung unterstützt das System dabei den Workflow innerhalb von Speditionen, Transportunternehmen und Verladern. Integriert in WinSped dokumentiert das Dokumentenmanagementsystem alle Arbeitsschritte in einer separaten Datenbank und hält alle Anwender so stets auf dem aktuellsten Stand.
Sowohl auftragsbezogene Formulare als auch der komplette Schriftverkehr über WinSped als Druck, Fax oder E-Mail erzeugt, können über frei definierbare Schlagworte digital archiviert werden. Gleiches gilt für jegliche Art von externen Papierbelegen wie beispielsweise Schadensmeldungen. Dabei offeriert die LIS AG zwei unterschiedliche Modulvarianten. Während die Basisversion ein direktes manuelles Scannen mit handelsüblichen Twain-Scannern ermöglicht, wird über das Modul DMS Professional der Archivierungsprozess automatisiert: Die mit einem Barcode versehenen Dokumente werden gesammelt, im Stapel gescannt, anhand des Barcodes erkannt und über einen festgelegten Schlüsselbegriff - wie zum Beispiel der Auftrags- oder Tourennummer - den vorhandenen Daten zugeordnet und als PDF automatisch importiert.
Über Statusmeldungen wird der Dokumentenfluss dokumentiert und über frei definierbare Icons der aktuelle Status einzelner Dokumente optisch unterstützt. Von tourbezogenen Papieren, wie beispielsweise Rollkarten oder Borderos, werden dabei Sendungsnummern, Auftraggeber und Frachtführer als Suchkriterium gespeichert und sind damit über die WinSped Recherche jederzeit abrufbar. Mittels der WinSped Benutzerrechte lassen sich die Zugriffsrechte einzelner Nutzer auf die verschiedenen Dokumententypen wie beispielsweise Kalkulationen oder Rechnungen steuern.
Sowohl die automatische Ablage als auch die manuelle Pflege des DMS gewährleisten die Aktualität des Systems. Alle Dokumente zu einem Sendungsauftrag lassen sich auf einen Blick überschauen. Das ermöglicht beispielsweise das Auffinden eines Sendungsauftrags zu einer Rechnung und umgekehrt, obwohl diese nur als eine Position von vielen auf einer Sammelrechnung aufgeführt ist. Parallel zu den sendungsbezogenen Dokumenten werden die im DMS gesammelten Kundendokumente über den WinSped Kundenstamm übersichtlich angezeigt und stehen jederzeit zur Verfügung. Ganz ohne aufwendiges Suchen in Ordnern und Akten recherchieren Anwender so blitzschnell wichtige Informationen.
