Optimierungspotenziale: Papierlose Prozesse bei den Stadtwerken Wolfenbüttel

(openPR) Prozessautomatisierung mit Hilfe des CS.WF_Workflow von Scheupen

Nach wie vor basieren viele Abläufe in der Energiewirtschaft auf Papier. Dies betrifft insbesondere typische Vorgänge wie den Rechnungs- oder den Posteingang. Um die hier verborgenen Einsparungspotenziale zu erschließen, haben die Stadtwerke Wolfenbüttel damit begonnen, diese Prozesse mit Hilfe von Schleupen weitestgehend zu automatisieren. “Auf diese Weise können wir nicht nur unsere Prozesskosten deutlich senken, sondern vor allem auch die Service-Qualität erheblich steigern. Zudem wird die fristgerechte und regulierungskonforme Bearbeitung sichergestellt, auch wenn die zuständigen Mitarbeiter einmal krank oder im Urlaub sind“, beschreibt Harald Wiese, kaufmännischer Leiter der Stadtwerke Wolfenbüttel GmbH, die Vorteile. In einem ersten Schritt wurde jetzt die Rechnungsbearbeitung mit Hilfe des Schleupen.CS-Moduls CS.WF_Workflow auf die elektronische Bearbeitung umgestellt. Es folgen der Posteingang sowie die Integration der Kundenkommunikation via E-Mail, Fax oder Telefon.
4.500 Eingangsrechnungen und 1.500 Kundenschreiben gehen jährlich allein im kaufmännischen Bereich bei den Stadtwerken Wolfenbüttel ein. Bislang mussten diese geöffnet, per Postkorb oder Hauspost an die jeweils zuständigen Sachbearbeiter verteilt und von diesen manuell bearbeitet werden. Auch die Suche in Aktenordnern gestaltete sich in der Regel aufwändig, zumal es auch bei den Stadtwerken Wolfenbüttel durchaus vorkam, dass ein Beleg falsch abgelegt wurde. „Für uns war schon länger klar, dass wir diesen Zustand schnellstmöglich beenden müssen, denn im Zeitalter der Datenverarbeitung sind solche papierbasierten Prozesse ein echter Anachronismus“, beschreibt Harald Wiese die Ausgangsituation. Priorität hatte dabei der Rechnungseingang. Da hier nach wie vor ein großer Teil der Rechnungen per Papier eingeht, wurde der Fachbereich mit Scannern ausgestattet, über die die Papierbelege zunächst erfasst und die Rechnungsdaten via OCR-Verfahren ausgelesen werden. Die energiespezifischen Rechnungen können dabei wahlweise auf Papier oder elektronisch im INVOIC-Format in den Workflow eingespielt werden. „Gerade die Verarbeitung von EDIFACT-Formaten wie INVOIC wird für uns in Zukunft sehr wichtig werden. Denn bislang vertreiben wir Energie hauptsächlich im eigenen Netzgebiet. Dies wird sich in Zukunft sicherlich ändern“, so Wiese.