(openPR) Die zwar erst kurze, aber bereits eindrucksvolle Geschichte begann in der Hamburger Rothenbaumchaussee 76. Eine Erfolgsstory. Hier ist bis heute der Stammsitz der „Apotheke am Rothenbaum“ angesiedelt. 2002 wurde sie als Familienunternehmen von der Apothekerin Birgit Dumke gegründet. Heute verbindet sich hier pharmazeutische Kompetenz mit hanseatischem Kaufmannsgeschick. 2004 steigen Birgit Dumke und ihr Mann Jörg mit zwei Mitarbeitern unter dem Firmennamen apo-rot® in den Medikamenten-Versandhandel ein. Es ist das Jahr, in dem die gesetzlichen Schranken für den Versand von Pharmazeutika fallen. Die Entwicklung in den folgenden Jahren ist imponierend. Schon 2005 beliefert apo-rot 100.000 Kunden. Sie hat bereits eine führende Stellung unter den in Deutschland zugelassenen Versandapotheken. 2009 wird der 500. Mitarbeiter eingestellt, apo-rot erreicht mit einer halben Million Kunden einen neuen Rekord. Um diese zunehmenden logistischen Aufgaben zu meistern, braucht apo-rot ebenso zuverlässige wie flexible Partner, wie beispielsweise die ISGUS GmbH in Villingen-Schwenningen mit dem Zeiterfassungssystem ZEUS®.
Der geschäftliche Aufschwung forderte größere Räumlichkeiten. Im Sommer 2008 bezog der expandierende Versandhandel von apo-rot neue Büro- und Lagerräume in Hamburg-Bahrenfeld. Gleichzeitig ist auch die Organisation der größer werdenden Mitarbeiterschar zu bewältigen. „Bis vor einigen Monaten haben wir noch mit Stundenzetteln gearbeitet“, berichtet Kornelia Jathe aus dem Personalbüro rückblickend und ergänzt: „Wir beschäftigen hier eine große Anzahl von Aushilfskräften – rund 200 – die wir bisher über die Eintragungen auf den Stundenzetteln abrechneten. Jeder Mitarbeiter trug seine Arbeitszeiten sowie die Pausen auf einem entsprechenden Formular ein. Die Angaben mussten überprüft und dann noch per Hand ins Abrechnungssystem übernommen werden.“ Das war sehr zeitaufwändig und barg zudem noch Fehlerquellen. So sei der Entschluss gereift, erläutert Frau Jathe, sich nach einem elektronischen Zeiterfassungssystem umzusehen. Die großen Anbieter auf dem Markt wurden eingeladen. Auch die Firma ISGUS konnte ihre System ZEUS® vorstellen.
Wichtigstes Auswahlkriterium für die Wahl eines Anbieters war der bereits vorhandende und an verschiedenen Stellen im Unternehmen eingesetzte Mitarbeiterausweis. Er musste zwingend in das neu einzurichtende Zeiterfassungssystem integrierbar sein, denn im internen Betriebsablauf spielt er bei apo-rot eine außerordentlich wichtige Rolle: mit ihm haben die Beschäftigten Zugang zu den Betriebsräumlichkeiten und mit dem in dem Ausweis eingelassenen Transponder loggen sie sich am ZEUS®-Terminal für die Zeiterfassung ein und aus. Mit dem Mitarbeiterausweis melden sich die Beschäftigten zudem an ihren Arbeitsplätzen zum sortieren und versandfertig machen der pharmazeutischen Waren an. Mehrere Systeme sind also in diesem Ausweis zusammengeführt.
Nun, zu Risiken und Nebenwirkungen kann man bei der Entscheidung für ein Zeiterfassungssystem keinen Arzt fragen – jetzt aber die Apotheker. Denn zunächst musste man bei aporot eine bittere Pille schlucken: Vom zunächst bevorzugten System wurden die Erwartungen nicht erfüllt. Die Korrektur aber erfolgte rasch. Im Frühjahr 2009 wechselte apo-rot zu ZEUS® von ISGUS. „Nach einer Testphase von 60 Tagen konnten wir mit ZEUS® überzeugen“, freut sich Detlef Panßner von der ISGUS Vertriebs GmbH in Hamburg, in dessen Hände die Zusammenarbeit mit apo-rot von Beginn an liegt.
Die wachsende Zahl der Mitarbeiter, insbesondere der Einsatz einer großen Anzahl von Aushilfskräften, so erläutert André Prignitz (mitverantwortlich für die Einsatzplanung), ist mit ZEUS® nun bedeutend einfacher geworden. Die Aushilfskräfte – meist Studenten, aber auch Schüler, Rentner und Hausfrauen – teilen ihm ihre Wunscharbeitszeiten, bzw. wann sie einsetzbar sind, per E-Mail mit. Mit ZEUS® wird dann der Dienstplan für den Folgemonat erstellt. Ebenfalls via E-Mail oder WebClient, bekommen die Beschäftigten dann per PDF-Dokument mitgeteilt, für welche Tage und Arbeitszeiten sie eingeteilt sind. „Für mich ist es durch ZEUS® auch ganz einfach, zu sehen, welche Mitarbeiter im Hause sind“, betont Herr Prignitz. Vorbei sind für die Verantwortlichen die Zeiten, in denen die Pläne per Excel-Tabelle erstellt wurden.
ZEUS® unterstützt natürlich auch die Planung für den Einsatz von Mitarbeitern, ausgerichtet am unterschiedlichen Arbeitsaufkommen. Für die Spitzenzeiten, beispielsweise am Wochenanfang oder nach Feiertagen, sind deutlich mehr Mitarbeitern vorzusehen. In diesen Zeiten fällt mit bis zu 7.000 Sendungen pro Tag überdurchschnittlich viel Arbeit an. Auch die Jahreszeiten, die sich in der allgemeinen Gesundheit widerspiegeln, müssen berücksichtigt und dem deutlich erhöhten Bestelleingang in der Versandapotheke angepasst werden – das erfordert entsprechendes Reagieren beim Personal- Einsatz. ZEUS® hat sich hier in der kurzen Zeit der Anwendung bereits sehr bewährt.
Für die Abrechnung der Arbeitszeiten wurde ein Datenaustausch mit dem Lohn- und Gehaltsabrechungssystem DATEV Lodas eingerichtet. Über diese von DATEV geprüfte Schnittstelle können die Daten an DATEV ebenso verschickt wie auch von dort empfangen werden. „Auf diese Schnittstelle haben wir sehr großen Wert gelegt“, unterstreicht Kornelia Jathe. Jetzt ist es kein Problem mehr, sich einen schnellen Überblick über die Abrechnung der Beschäftigten mit ihren ganz unterschiedlichen Arbeitszeiten zu verschaffen. „Wir bekommen am Monatsende ein Journal über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter aus dem ZEUS®-System ausgedruckt“, erläutert Anke Kerber vom Personalbüro „und auch andere Auswertungen sind über individuell erstellbare Listen jederzeit verfügbar – ein weiterer Vorteil, den wir sehr zu schätzen wissen!“ So hat apo-rot in ZEUS® ein probates Mittel für sich entdeckt.
