(openPR) Sie flattern nahezu täglich in unseren Briefkasten: Vertragsänderung, Steuerbescheinigungen, Statusmeldungen unserer Finanzanlagen. Diese Dokumente gehören ganz selbstverständlich zu unserem modernen Leben und doch machen wir und selten bewusst, wie anspruchsvoll ihre Erstellung ist.
Jedes dieser Dokumente muss eine ganze Reihe von Kriterien erfüllen: Es muss rechtlich gültige und somit standardisierte Formulierungen enthalten, es muss bereits stattgefundene Kommunikation berücksichtigen, es muss Audit-Richtlinien einhalten und es muss individuell auf den Empfänger zugeschnitten sein.
Banken, Versicherungen und Behörden müssen Tag für Tag eine Vielzahl solcher Dokumente kreieren. Eine große, vom Kunden nahezu unbemerkte Aufgabe! Document Output for Customer Communication Management, kurz DOCCOM, ist der Fachbegriff für spezielle Softwarelösungen, die große Organisationen bei der Lösung dieser Aufgabe unterstützen.
Das Belgische Unternehmen BTR Solutions ist ein Vorreiter dieser Technologie. Als Spin-out eines RealSoft und Océ Joint Ventures ballt sich bei BTR das Know-how aus 10 Jahren Entwicklung im Dokumentenmanagement. Die BTR Spezialisten sind bestens vertraut mit den vielfältigen, hohen Anforderungen an die Dokumentenkreation im Banken- und Versicherungswesen und in öffentlichen Verwaltungen.
BTR Solutions gründete im Jahr 2009 die LetterGen N.V., die mit ihrer hauseigenen Lösung LetterGen Suite ganz neue Maßstäbe auf dem DOCCOM Markt gesetzt hat. Die LetterGen Suite ist ein modular aufgebautes System. Es beinhaltet ein Generierungs-Back-end, in dem Textbausteine und Dokumentenregeln zentral hinterlegt werden. Diese dienen den Sachbearbeitern im Büro als Grundlage, wenn sie an ihrem Bildschirm im LetterGen Front-end die individuellen Anschreiben an die Kunden auslösen. Dabei werden einen Vielzahl von Parametern abgefragt und berücksichtigt und fließen automatisch in das zu erstellende Dokument ein.
Neben der Erstellung einzelner Kundendokumente kann die LetterGen Suite auch größere Gruppen von Adressaten ansprechen und beispielsweise Mailings in hoher Auflage generieren. Dabei werden die Informationen aus hauseigenen Datenbanken aufs wertvollste für eine sehr genau treffende Kundenansprache verwendet.
Eine Vielzahl von Unternehmen in Europa arbeitet bereits mit einer DOCCOM-Lösung aus dem Hause BTR Solutions bzw. LetterGen. So auch die Belgische Bank J. Van Breda & Co. Diese 1930 gegründete Bank mit rund 400 Mitarbeitern ist auf die Betreuung von Geschäftskunden und Freiberuflern spezialisiert, die in ihrem eigenen Arbeitsumfeld von Referenten der Bank besucht und beraten werden.
2009 begab man sich bei der Bank J. Van Breda & Co auf die Suche nach einer Lösung für papierlose Verträge. Ziel war ein Arbeitsablauf bei dem die Bank-Repräsentanten auch ohne Papier direkt bei Kunden gültige Verträge abschließen können. Formulare und Vordrucke, die nach Unterzeichnung umständlich in den digitalen Arbeitsfluss integriert werden müssen, sollten wegfallen. Man wünschte sich einen schlankeren und rationelleren Arbeitsablauf.
Sehr schnell hatten die Spezialisten von LetterGen die zündende Idee: Electronic Signing, die elektronische Signatur auf einen Tablett-PC. In Kombination mit der LetterGen Suite ergab sich die perfekte Lösung für die Bank J. Van Breda & Co.
So können nun die Bank-Repräsentanten direkt beim Kunden einen gültigen Vertrag aus Textbausteinen zusammenstellen, der ganz und gar den individuellen Bedürfnissen des Kunden entspricht und diesen direkt vom Kunden per elektronischer Signatur rechtsverbindlich unterzeichnen lassen.
Das Electronic Signing Modul der LetterGen Suite akzeptiert als Identifizierung neben der „echten“ Unterschrift auf dem Tablett-PC auch die elektronischen Signaturtypen (eID) Vasco Digipass certiID und Keynetics K-Sign. Die Vertragsbestätigung der Bank erfolgt ebenfalls papierlos per E-Mail.
Die Bank J. Van Breda & Co derzeit wahrscheinlich die einzige europäische Bank, die papierlos Verträge abschließt. Dabei bildet die LetterGen Suite die Basis für die vor Ort generierten Vertragstexte. Durch die elektronische Signatur entsteht ein zusätzlicher Mehrwert, sowohl für den bankinternen Arbeitsfluss als auch für den hohen Anteil tatsächlich unterzeichneter Verträge.
„Mit unserer Lösung LetterGen Suite können Banken, Versicherungen oder Behörden ganz neue Wege in der Kundenkommunikation beschreiten. Sie können völlig neuen Kommunikations-Nutzen aus ihren Datenbanken ziehen oder auch enorm von der papierlosen Arbeitsweise profitieren. In jedem Fall ist LetterGen ein echter Gewinn!“
Zitat Luc Vandergoten, Unternehmensgründer BTR Solutions und LetterGen N. V.
