Eidg. Ausgleichskasse Bern dokumentiert IKS mit DocSetMinder

(openPR) Die Ausgleichskassen haben im schweizerischen Rentensystem die Aufgabe, den Versicherten der schweizerischen Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV) größtmögliche Sicherheit bei der Vereinnahmung, Verwaltung und Auszahlung der Rentenbeiträge zu bieten. Daher ist das interne Kontrollsystem IKS für die Eidg. Ausgleichskasse (EAK) Bern schon immer von großer Bedeutung, verbunden mit einer sachgerechten und umfassenden Dokumentation der zugehörigen Prozesse.

Die bereits vorhandene Dokumentation ist bisher unter hohem Pflegeaufwand mit herkömmlicher Textverarbeitung und Tabellenkalkulation erstellt worden. Nach der Evaluation verschiedener Produkte wurde DocSetMinder® mit seinem organsationsweitem Ansatz ausgewählt, um zukünftig effizient und effektiv die Dokumentation des IKS aktualisieren und fortschreiben zu können.

Ziel ist es, die IKS-Dokumentation der Direktion, der internen Revision und externen Auditoren der EAK transparent und strukturiert zur Verfügung zu stellen. Dabei sollte das Werkzeug revisionssicher sein und insbesondere den Anforderungen genügen, welche die Eidgenössische Finanzverwaltung in ihrem Schreiben „Aufbau eines internen Kontrollsystems (IKS)“ von Oktober 2007 formuliert hat. Die rechtlichen Grundlagen für das IKS finden sich in Art. 39 ‚Internes Kontrollsystem’ des ‚Bundesgesetzes über den eidgenössischen Finanzhaushalt (FHG)‘ wie auch in Art. 36 der ‚Finanzhaushaltsverordnung (FHV)’.

Der Quality Manager der EAK meint: „Der einfache Aufbau und die logische Struktur von DocSetMinder® haben mich schon bei der ersten Präsentation überzeugt. Wir haben jetzt ein geeignetes Werkzeug, unsere geforderte Compliance-Dokumentation vollständig und nachvollziehbar erstellen und pflegen zu können. Die Anpassung an die bei der EAK geforderte Struktur war in kürzester Zeit erledigt, Einführung und Schulung von DocSetMinder® konnten in wenigen Tagen umgesetzt werden.“