(openPR) Eschborn, 17. Juni 2010 - Gelungen ist eine Business-Intelligence-Lösung dann, wenn Anwender sie gern und somit gewinnbringend nutzen. IT-Verantwortliche sollten sich daher selbst fünf Fragen beantworten, bevor sie ein BI-Projekt starten.
Frustrierend, aber leider nur allzu bekannt: Die IT-Abteilung setzt die Wünsche der Mitarbeiter nach einer neuen Lösung um - um dann festzustellen, dass die Anwendung weitgehend ignoriert wird. Der Grund: Es wurde die Fähigkeit der Kollegen überschätzt, ihren Bedarf in Einklang mit ihrer (technischen) Kompetenz zu bringen. Erfahrene BI-Profis wissen: Die meisten Anwender bringen weder Zeit noch Fähigkeiten mit, BI-Werkzeuge im Arbeitsalltag gewinnbringend zu nutzen.
IT-Verantwortliche müssen demnach die richtigen Fragen stellen, um den Bedarf der Nutzer treffsicher zu bestimmen. Information Builders hat seine langjährigen Praxiserfahrungen in fünf Fragen destilliert:
1. Welche technischen Fertigkeiten haben die Anwender?
Der Großteil der Nutzer kann nicht ermessen, welche Fähigkeiten ein BI-System erfordert. Es genügt nicht, allgemein gut mit Zahlen und Statistiken umgehen zu können. Denn ein BI-System verlangt im Alltag mehr als das. Im Zusammenhang mit BI sollten nur die User als „Fortgeschrittene" gelten, die ohne Schwierigkeiten in Microsoft Excel mit Formeln hantieren, Daten aufbereiten und interpretieren können. Das sind erfahrungsgemäß maximal 15 Prozent aller Mitarbeiter.
2. Wie viel Zeit können die Anwender zum Suchen und Analysieren der Informationen aufwenden?
Die Antwort auf diese Frage ist essentiell. Denn wenn es manchen Mitarbeiter-Gruppen an der Zeit zum Umgang mit dem BI-Tool fehlt, dann muss für diese Teams kein solches Werkzeug angeschafft werden. Somit erleichtern sich Anschaffung und Installation des Systems, da weniger Nutzergruppen befragt und berücksichtigt werden müssen. Ist trotz akuten Zeitmangels ein BI-Zugriff unabdingbar - beispielsweise für das Management - dann sollten entsprechend einfach zugängliche Nutzerschnittstellen wie Dashboards bereitgestellt werden.
3. Welche Fragen stellen die Kollegen an das BI-Tool?
Um eine BI-Lösung nicht zu überfrachten, müssen die Wege bekannt sein, auf denen Nutzer Fragen an die Software stellen. Fragen nach dem aktuellen Status beantwortet am besten ein Dashboard oder ein Report. Das Stellen von Ad-hoc-Anfragen erfordert höhere Fertigkeiten auf Seiten des Nutzers. Um ihn nicht zu überfordern, sollte ihn die Software mit Hilfe von Templates durch das Erstellen der Frage führen.
4. Wie lange halten sich die Anwender wo auf?
Verbringen BI-Nutzer einen großen Teil ihrer Arbeitszeit außer Haus, bleibt ihnen beim Zugriff auf die BI-Lösung zumeist nur ein Smartphone. Aufgrund der technischen Einschränkungen dieser Geräte sind beispielsweise Ad-hoc-Reports, aufwändige Visualisierungen oder Online Analytical Processing (OLAP) kaum sinnvoll einzusetzen.
5. Wie aktuell müssen die Daten sein, auf die Anwender zugreifen?
Die Art des BI-Systems wird auch dadurch bestimmt, wie schnell Daten aktualisiert werden müssen. Generell gibt es hierzu drei Wege: regelmäßige Updates (täglich, stündlich, nach bestimmten Vorgängen et cetera), On-Demand oder Echtzeit. On-Demand- und Echtzeit-Zugriff sind per se nicht für BI-Zwecke gedacht und die hierzu notwendigen Daten werden oft auch nicht im passenden Format gespeichert. Verlangen Nutzer also nach ständig aktuellen Daten, müssen eventuell die für diese Betriebsdaten zuständigen Systeme angepasst werden.
„Damit BI-Anwendungen sämtlichen Mitarbeitern einer Organisation den Arbeitsalltag erleichtern, müssen die Systeme bestmöglich an die jeweiligen Anforderungen und vor allem Fähigkeiten der Mitarbeiter angepasst sein", erklärt Klaus Hofmann zur Linden, Technical Manager Germany bei Information Builders in Eschborn. „Um das zu gewährleisten, gilt es vor dem Start des BI-Projekts die richtigen Fragen zu stellen", so Hofmann zur Linden weiter.
Diese Presseinformation kann unter www.pr-com.de abgerufen werden.
