(openPR) Eschborn, 14. Juni 2010 - Excel ist vieles - aber kein Business-Intelligence-Werkzeug. Trotzdem verwenden zahlreiche Unternehmen die allgegenwärtige Software aus Microsofts Office-Paket für BI-Zwecke - und erkaufen sich damit große Probleme. Nicht zuletzt drohen gravierende Compliance-Verstöße.
Excel ist quasi überall, es ist leicht zu bedienen und obendrein mit mächtigen Funktionen ausgestattet. Ein dediziertes BI-Werkzeug ist es jedoch nicht. Wird es trotzdem zu einem gemacht - genau das geschieht täglich millionenfach; Studien zufolge kommt Excel in der Hälfte aller Fälle beim Reporting zum Einsatz - können ernsthafte Probleme folgen. Denn zumeist weiß niemand genau, aus welcher Quelle die in Excel aufbereiteten Daten stammen. Geschäftskritische Entscheidungen werden demnach oft auf Basis eventuell unzuverlässiger Daten getroffen.
Auch erlaubt Excel kein Rückverfolgen der Daten - angesichts von Vorschriften wie Sarbanes Oxley ein Unding, wenn Finanzdaten in Excel verarbeitet werden. Umfassende Compliance ist mit Excel alleine jedenfalls nicht zu erzielen. Die unmittelbar größte Gefahr dürfte jedoch die Fehleranfälligkeit sein, die aus dem freien Editieren von Feldern und Formeln in Excel resultiert. Es sind zahlreiche Fälle dokumentiert, in denen Unternehmen finanzielle Schäden in sechs- oder siebenstelliger Höhe entstanden, weil sich Schreib- oder logische Fehler in Excel-Dateien einschlichen.
An Grenzen stößt die ursprünglich als Tabellenkalkulation konzipierte Software auch hinsichtlich des Funktionsumfanges. Denn Excel ist vor allem zum Auswerten historischer Daten geeignet. Die Anforderungen an Planungsinstrumente in der Unternehmenssteuerung gehen jedoch darüber hinaus und schließen auch prognostische Analyse ein.
Verhindern lassen sich solche Probleme, indem Excel integriert in eine vollwertige BI-Lösung eingesetzt wird. Letztere dient als verlässliche, konsistente Datenquelle und Excel kann nach wie vor als Ausgabemedium genutzt werden. Somit ist allen Interessen innerhalb eines Unternehmens Rechnung getragen: Anwender können weiterhin mit dem vertrauten, leicht zu bedienenden Excel arbeiten und Unternehmensverantwortliche können sich darauf verlassen, nur mit verlässlichen Daten zu hantieren.
Idealerweise beherrscht die BI-Lösung verschiedene Arten, mit Excel umzugehen. Praktisch ist beispielsweise der E-Mail-Versand von automatisch erzeugten und formatierten Excel-Tabellen an zuvor definierte Empfänger. Die korrekte Formatierung dient nicht nur der Optik, sondern auch der Zuverlässigkeit: Kritische Zellen und Formeln werden vorweg und bereits aus dem BI-System heraus gegen das Editieren gesperrt. Außerdem können Programmierprofis die zum Auswerten der Daten notwendigen, oftmals komplexen Formeln erstellen und den Excel-Dateien mit auf den Weg geben. Kommen hierbei Lösungen wie WebFOCUS von Information Builders zum Einsatz, entsteht automatisch dokumentierter Programmcode, der dann später als Audit Trail für Sarbanes Oxley und andere Deklarations-Richtlinien dient.
„Excel ist aus dem Arbeitsalltag in Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Jedoch sollte die Software nicht zweckentfremdet werden, beispielsweise für komplexe Business-Intelligence-Prozesse. Insbesondere Compliance-Verstöße drohen, wenn Daten nicht hinreichend nachvollziehbar sind", sagt Klaus Hofmann zur Linden, Technical Manager Germany bei Information Builders in Eschborn. „Clevere Unternehmen setzen vielmehr auf eine vollwertige, zuverlässige BI-Lösung und nutzen das Allzweckwerkzeug Microsoft Excel dann zur Ausgabe der Daten", so Hofmann zur Linden weiter.
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