(openPR) Das neue Whitepaper gibt Unternehmen und ihren Entscheidern einen komprimierten Überblick über die aktuellen Herausforderungen in der Technischen Dokumentation. Es macht deutlich, wie diesen begegnet werden kann, wo die Effizienz- und Einsparpotentiale liegen und wie sie sich auch ohne eigene Zusatz¬investition erschließen lassen.
Remscheid, im Mai 2010
Unternehmensweit wird händeringend nach Kosten- und Effizienzvorteilen gefahndet. Erstaunlicher Weise bleiben diese in der Technischen Dokumentation oft unentdeckt. Vermutlich wird an dieser Stelle auch nicht danach gesucht, da sie nur als „notwendiges Übel“ wahrgenommen wird. Auf diese Weise wird die Gefahr nicht-rechtskonformer Betriebsanleitungen unterschätzt und die Chancen und Risiken dieser Unternehmensfunktion bleiben verborgen.
Probleme treten inzwischen vermehrt auf, weil tradierte Prozesse und Techniken auf sich verändernde Rahmen¬bedingungen und Anforderungen treffen. Solange nur wenige Produkte und Varianten zu dokumentieren waren, Exporte und Sprachvarianten keine große Rolle spielten, konnten manuell und mit Office Produkten die meisten Anforderungen der Dokumentation erfüllt werden.
Zunehmender Wettbewerb und Internationalisierung haben die Entwicklungszyklen beschleunigt. Die Zahl der Produkte und deren Varianten ist gestiegen. Für Exporte ins europäische Ausland sind nun Betriebsanleitungen in der jeweiligen Sprache des Ziellandes vorgeschrieben. Die Kombination dieser Anforderungen hat dazu geführt, dass der Aufwand für die Dokumentation enorm gestiegen ist. Wurde ursprünglich nur eine Betriebsanleitung für den deutschen Markt erstellt, so wird das Gerät zukünftig in drei Varianten für fünf weitere europäische Länder geliefert. Ohne Änderung der Arbeitsweise müssen nun statt einer plötzlich 18 Bedienungsanleitungen bewältigt werden.
Bei konventioneller Arbeitsweise ist mit der Zeit kaum noch zu überblicken, wo schon Beschreibungen existieren und wo Texte neu zu erfassen sind. Betreffen Änderungen nur diese eine oder mehrere Varianten?
Fehlender Überblick, doppelte Texterfassung und unnötige Übersetzungsläufe sorgen dafür, dass sowohl der zeitliche, als auch der finanzielle Aufwand der Technischen Redaktion überproportional steigen. Mittlerweile häufen sich die Fälle, in denen Kunden Zahlungen zurückhalten, indem sie sich auf die Produkthaftung beziehen, die fehlerhafte oder unvollständige Betriebsanleitungen als Mangel rügen, die einen Zahlungsstopp rechtfertigen.
Wie können Unternehmen den Bereich Technische Dokumentation für die erheblich gestiegenen Anforderungen fit machen? Um der Komplexitätsfalle zu entrinnen, müssen zunächst die aktuellen Abläufe auf den Prüfstand gestellt werden. Mitarbeiter müssen von unnötigen und ineffizienten Dokumentationsprozessen entlastet werden, damit sie sich wieder voll auf die Erstellung der Inhalte konzentrieren können.
Moderne Dokumentationslösungen führen neue Arbeitsprozesse ein, die häufig von sog. Redaktionssystemen gestützt werden. Mit ihnen lässt sich die Betriebsanleitung jeder Maschinenvariante nahezu automatisch aus dem System heraus generieren. Zunächst müssen dazu alle Maschinentypen gedanklich in ihre Baugruppen oder Funktionseinheiten zerlegt und jede dieser Einheiten beschrieben werden: Funktion, Bedienung, Wartung, Sicherheit. Diese Texte und Grafiken werden als Bausteine im Redaktionssystem abgelegt und verschlagwortet. Auf diese Weise ermöglicht es ein Redaktionssystem, eine Vielzahl von Dokumenten in verschiedenen Sprachen effizient zu erstellen, zu organisieren und zu aktualisieren. Es ist die Kombination von Modularisierung, Automatisierung, Wiederverwendung und optimiertem Übersetzungsprozess, die enorme Effizienzgewinne und damit Einsparungspotenzial möglich macht.
Obwohl die Vorteile von Redaktionssystemen unbestritten sind, scheuen viele Unternehmen die Auswahl, Einführung und Investition eines eigenen Redaktionssystems. Dabei geht es auch ohne eigenes System. Viele professionelle Dienstleister verfügen inzwischen über entsprechende Software. Unternehmen, die sowieso in Erwägung ziehen, einen Teil ihrer Technischen Dokumentation an Externe auszulagern, kommen quasi automatisch in den Genuss der genannten Vorteile, ohne sich von diesen abhängig zu machen. Aufgrund der Trennung von Inhalt und Layout im Redaktionssystem, können die in einem universellen Format gespeicherten Inhalte jederzeit an andere Programme, und damit auch zurück an den Auftraggeber geben werden.
Interessenten können sich das Whitepaper unter www.textomedia.de kostenlos herunterladen.
