(openPR) prisma informatik bietet neuen Connector Dynamics2SharePoint für die Verknüpfung von ERP-Datensätzen mit SharePoint-Dokumenten
Nürnberg, 19.05.2010. Der neue Connector Dynamics2SharePoint von der prisma informatik GmbH verknüpft die Dokumentenverwaltung des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV nahtlos mit einem SharePoint-Unternehmensportal. Die Anwendung fügt zueinander gehörige Daten und Dokumente in einer einheitlichen Ablage zusammen und erleichtert so den Informationsaustausch über Abteilungsgrenzen hinweg. Dynamics2SharePoint zeichnet sich dabei durch zwei wesentliche Features aus: Mit der Büroklammer-Funktion in Dynamics NAV kann der Anwender alle Dokumente, die zu einem Datensatz gehören, direkt in den SharePoint laden. Darüber hinaus lässt sich der Connector für eine direkte, automatische Belegarchivierung nutzen. Dem Anwender steht in Bezug auf die abgelegten Dokumente die volle SharePoint-Funktionalität zur Verfügung. So werden etwa die Versions-Verwaltung, die Suchfunktion sowie beliebige Workflows in den Prozessen unterstützt. Auch eine Kopplung mit Archivierungssystemen ist möglich. „Durch die Vielzahl an Daten und Dokumenten in den unterschiedlichen Geschäftsprozessen wird die übliche Ablage auf lokalen Festplatten oder File-Servern immer unübersichtlicher. Viele Unternehmen wünschen sich statt der bekannten Baumstrukturen eine einheitliche Verwendung von strukturierten und unstrukturierten Daten und Dokumenten. Hierfür bieten wir mit dem Dynamics2SharePoint-Connector die passende Lösung“, erläutert Claudius Malue, Geschäftsführer der prisma informatik GmbH.
Microsoft Sharepoint führt verschiedene Anwendungen und Informationen aus nahezu beliebigen Quellen in einem Portal zusammen und bietet unter anderem eine Versionierung sowie Kollaboration-Funktionalitäten. Auf diese Weise schafft Dynamics2SharePoint eine gemeinsame, klar strukturierte und umfassende Informationsbasis im Unternehmen.
Mithilfe des Connectors entsteht ein integriertes Dokumentenmanagement-System direkt aus Dynamics NAV heraus. ERP-Belege wie Angebote, Bestellungen, Rechnungen und Gutschriften werden archiviert und strukturiert abgelegt. Sie stehen zentral für die Recherche im SharePoint als PDF-Dokumente bereit. Ein Vorteil der direkten und einheitlichen Dokumentenablage in SharePoint ist, dass auch Anwender darauf zugreifen können, die keinen Zugang zum ERP-System haben. Über das umfangreiche Berechtigungskonzept lässt sich genau definieren, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Daten hat. Die Anzeige der Belege erfolgt für diese Nutzer über ein Web-Frontend.
Bei der Verknüpfung von Dokumenten aus Dynamics NAV mit SharePoint kann Dynamics2SharePoint auch das Bibliotheken-System des SharePoints weiterhin nutzen. Die Inhalte der Bibliotheken lassen sich jederzeit gefiltert abrufen. Der Anwender hat die Möglichkeit, beispielsweise artikelrelevante Dokumente wie Bilder und Preislisten in eine Artikelbibliothek zu laden. Der Connector erkennt den ERP-Datentyp automatisch und ordnet diesen der jeweiligen Bibliothek zu. Aufwändige Anpassungen im ERP-System, die spätere Updates erschweren, werden durch diese Funktionalität von Dynamics2SharePoint oftmals vermieden, da sich der Connector leicht in die Standard-Funktionalität integrieren lässt.
