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(openPR) Eisenach/Karlsruhe - Lösungen für ein effizientes Enterprise Content Management (ECM) haben in Unternehmen einen immer höheren Stellenwert. Das geht aus dem aktuellen ECM Survey* des Business Application Research Centers (BARC) hervor. Danach haben 39 Prozent der 258 befragten Firmen bereits ECM-Lösungen im Einsatz. Weitere 48 Prozent befinden sich derzeit in einem entsprechenden Auswahlverfahren. Wie wichtig das Thema E-Mail-Management dabei ist, belegt die Erhebung ebenfalls: So stufen 85 Prozent der befragten Unternehmen die Integration des ECM-Systems in das eigene E-Mail-System als wichtig oder sehr wichtig ein.
"E-Mail-Kommunikation ist in nahezu allen Unternehmen Dreh- und Angelpunkt, wenn es um den Austausch geschäftskritischer Inhalte in kurzer Zeit geht. Ein effizientes E-Mail-Management gekoppelt mit einer intelligenten Archivierung elektronischer Geschäftskorrespondenz sind in diesem Umfeld unverzichtbare Elemente des Enterprise Content Managements geworden", erläutert Stefan Strobel, Head of Business Unit E-Mail bei der GROUP Business Software AG, die Studienergebnisse.
Bislang stand häufig die reine E-Mail-Archivierung aus ECM-Sicht im Vordergrund. Jedoch zeigt sich mittlerweile der Trend, dass Unternehmen das Medium E-Mail zunehmend ganzheitlicher betrachten und ihre Mitarbeiter in ein entsprechendes E-Mail-Management-Konzept mit einbeziehen. "Diese Entwicklung ist erfreulich, zumal eine isolierte Betrachtung von E-Mails in modernen Unternehmen vermieden und stattdessen Mitarbeiter durch den Einsatz von Softwarelösungen unterstützt werden sollten", bekräftigt BARC-Analyst Maximilian Gantner.
Dass dem E-Mail-Management eine hohe Bedeutung zukommt, untermauert auch eine weitere Umfrage seines Instituts: So gaben 65 Prozent der befragten Unternehmen an, aktuell zwar noch keine spezifische Lösung für das E-Mail-Management zu nutzen. Ein Großteil dieser Unternehmen ist aber bereits mit den Planungen für den Einsatz einer solchen Lösung beschäftigt.
Der Geschäftsbereich E-Mail, Archivierung und Administration der GROUP Business Software AG hat mit der iQ.Suite eine umfassende, leicht zu administrierende Gesamtlösung für das E-Mail-Management in Unternehmen aller Größenordnungen entwickelt. Sie vereint alle relevanten Lösungsbausteine, um die Verfügbarkeit von per E-Mail transportierten Inhalten im Rahmen aller Geschäftsprozesse unter Berücksichtigung von Produktivität, Daten-, Rechts- und IT-Sicherheit zu gewährleisten.
Von einem effizienten, voll automatisierten Ablagesystem über die Verschlagwortung sowie Unveränderbarkeit archivierter E-Mails bis hin zur Server-Entlastung entspricht die iQ.Suite allen Anforderungen, die Unternehmen an das E-Mail-Management aus Sicht des ECM stellen. "Schließlich sind es – und das zeigen uns die vorliegenden Studien – Aspekte wie eine schnellere Vorgangsbearbeitung, Entlastung der technischen Infrastruktur und bessere Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter, die als aktuelle und künftige Treiber für E-Mail-Management-Projekte anzusehen sind. Das wird insbesondere an der zunehmenden Prozessorientierung der Unternehmen gerade im Bereich E-Mail-Management sehr deutlich", kommentiert Strobel.
Wenn kein E-Mail-Management-System im Einsatz ist, liegt oftmals ein Großteil der Informationen in den einzelnen Postfächern der Mitarbeiter brach. "Gerade bei gemeinsamer Projektarbeit oder übergreifenden Themen ist aber eine strukturierte Ablage der wertvollen Informationen und vor allem die korrekte Zuordnung zu Projekten oder Prozessen erforderlich. Für das Informationsmanagement in modernen Unternehmen ist es von hoher Bedeutung, das Medium E-Mail mit einzubeziehen", weiß Gantner. Deshalb sei es so wichtig, die einzelnen "Informationssilos" in den Mitarbeitermailboxen abzubauen und Informationen an einem zentralen Ort zusammenzuführen.
Ganz im Sinne des Enterprise Content Managements unterstützt die iQ.Suite ihre Anwender unmittelbar bei der Zusammenarbeit untereinander. "Das zentral gesteuerte Abwesenheitsmanagement sorgt beispielsweise dafür, dass wichtige Inhalte und Dokumente, die via E-Mail übermittelt werden, bei Abwesenheit von Mitarbeitern nicht liegen bleiben, sondern zur Bearbeitung automatisch an die vertretungsberechtigten Kollegen übermittelt werden", skizziert Stefan Strobel eines von vielen Einsatzszenarien, in denen sich das Enterprise Content Management mit dem E-Mail-Management der iQ.Suite integriert. Dabei sehen die E-Mail-Experten zusätzliche Aspekte im Bereich E-Mail-Sicherheit und Datenschutz als weitere Handlungstreiber an. Aspekte wie Viren- und Spamschutz, Haftungsausschluss und Verschlüsselung integrieren sich deshalb als notwendige Bereiche eines ganzheitlichen E-Mail-Managements.
*Die Studie steht unter www.barc.de zum kostenlosen Download zur Verfügung.
Weitere Informationen unter www.group-technologies.com
Weitere Informationen unter www.barc.de
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