Digital statt Regal - Service für Dokumentenmanagement

(openPR) Der Erfolg liegt quasi auf der Hand: Durchschnittlich 350 Ordner mit 88.000 DIN-A4-Seiten passen nach der Speicherung in einem digitalen Formal auf eine DVD. Grund genug für viele Firmen, endlose Papierarchive mit Hilfe von Hochleistungs-Scannern in ein vielseitig nutzbares Formal bringen zu lassen. Seit Dezember 2008 kümmert sich die Archivier Scan Service GbR (ASS) in Wachtendonk genau darum.

„Dokumentenmanagement ist keine Technologie, sondern die Königsdisziplin sinnvoller und Kosten sparender Unternehmensorganisation“, so die Auffassung von Astrid Knoblauch, Marketing-Mitarbeiterin der beiden Existenzgründerinnen Astrid Müller und Angelika Victor. Neun Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben inzwischen ihre berufliche Heimat bei ASS gefunden. Die flexiblen Arbeitszeiten bieten gerade traditionell schwer vermittelbaren Arbeitskräften wie Allenerziehenden eine echte berufliche Perspektive.

Angelika Victor ist mit ihrer Qualifikation im kaufmännischen Bereich so etwas wie betriebswirtschaftlicher Kopf des kleinen Unternehmens. Astrid Müller ist die IT-Spezialistin, die den Maschinenpark in den 200 Quadratmeter großen Betriebsräumen im Griff hat.

Die systematische, elektronische Ablage von Daten oder Akten spart kostbare und teure Arbeitszeit, die bisher für aufwändige Suchaktionen nötig war. Einfaches Daten- und Dokumentenmanagement, effiziente Ablage sowie der schnelle Zugriff auf die Daten durch eine professionelle Indizierung bringen immer mehr Unternehmen dazu, ihre Regale zu entlasten.

Vorteil: Für die Nutzung der Daten ist keine zusätzliche Investition in Hard- oder Software notwendig. Die Sicherung der Daten findet wahlweise auf externen Festplatten, DVDs oder auch auf USB-Sticks statt. Digitale Archivierung war somit noch nie so einfach wie heute.