(openPR) Mit acht Tipps zum DAM: Extensis stellt die wichtigsten Schritte vor
PORTLAND, USA, 23. März 2010 – Extensis, ein Geschäftsbereich der Celartem Inc., informiert über zentrale Best Practices, die bei der Planung und Implementierung von Digital Asset Management unbedingt beachtet werden sollten. Als Hersteller von Portfolio Server 9, einer der führenden Lösungen für Digital Asset Management und Media Delivery, verfügt Extensis über umfangreiches Praxis-Know-how, das hier in acht einfachen Tipps präsentiert wird.
Erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen bei der Verwendung und Erstellung von Digital Assets, konsistente Umsetzung der Markenidentität in Print- und Web sowie erhöhte Produktivität aller Nutzer – das sind nur einige der Vorteile, die viele Unternehmen aktuell über die Einführung eines Digital Asset Managements nachdenken lassen. Mit den nachfolgenden, von Extensis geprüften Best Practices lassen sich die Klippen der Planungs- und Implementierungsphase sicher umschiffen.
1. Alle Beteiligten identifizieren
Von der Implementierung einer Lösung für das Digital Asset Management (DAM) können unterschiedlichste Nutzergruppen profitieren, angefangen bei Mitarbeitern über Manager bis zu Partnern. Extensis empfiehlt daher, zunächst in Zusammenarbeit mit allen Beteiligten eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation und der Anforderungen durchzuführen.
2. Status Quo analysieren
Erfolgreiche DAM Implementierungen setzen ein tiefer gehendes Verständnis der bisherigen Prozesse und Anforderungen voraus. Durch die Analyse des Status Quo und der drängendsten Schwachstellen können zeitaufwändige Prozeduren im Vorfeld identifiziert und durch eine DAM Lösung gezielt ersetzt werden.
3. Effiziente Prozesse definieren
Auf Grundlage der gewonnenen Informationen sollte ein angepasster Workflow für Organisation, Nachverfolgung und gemeinsame Nutzung von Assets entworfen werden, der die spezifischen Aufgaben der jeweils Beteiligten berücksichtigt. Die Lösung für das Digital Asset Management darf Unternehmen daher kein enges Korsett aufzwingen, sondern muss ausreichende Flexibilität und Leistung bieten.
4. Kataloge der Digital Assets erstellen
In Katalogen werden alle Digital Assets gesammelt. Von größter Bedeutung ist dabei die Frage nach der Anzahl der benötigten Kataloge und den verwendeten Gruppierungen, die nur nach individueller Unternehmenssituation zu entscheiden ist. Über anpassbare Katalogfelder und individuelle Ansichtsoptionen ermöglicht eine gute DAM Lösung die effiziente Verwaltung nahezu aller Dateitypen.
5. Dateien organisieren
Eine DAM Lösung muss in der Lage sein, Unternehmen auch bei der Organisation der bestehenden, oftmals komplexen und verteilten Speicherorte von Digital Assets zu unterstützen. Idealerweise beginnt DAM aber mit der Erstellung einer übersichtlichen Ordnerstruktur, inklusive Ordnerhierarchien, Namenskonventionen und Metadaten.
6. Dateien gemeinsam verwenden
Zu den Vorteilen von DAM gehört die einfache gemeinsame Nutzung von Digital Assets durch verschiedene Anwender und die gezielte Bereitstellung für die Öffentlichkeit. Um positive Aspekte zu maximieren, muss die DAM Lösung folgende Optionen bieten: Publishing einer beliebigen Anzahl von Websites nach Bedarf, Distribution aller Assets oder Untergruppen, Kontrolle der Verteilung und Gewährleistung der Markenkonsistenz.
7. Dateien im Workflow nachverfolgen
Viele Organisationen müssen den Lauf von Dateien durch die Prozesse nachvollziehen können, zum Beispiel bei Freigaben. DAM Lösungen bieten die Möglichkeit, Änderungen an speziellen, individuell anpassbaren Feldern automatisch zu verfolgen. So können Anwender Dateien mit bestimmtem Status schneller finden. Die Limitierung der möglichen Feldinhalte auf Standardvorgaben ermöglicht die konsistente Nachverfolgung und gewährleistet, dass keine Dateien „verlegt“ werden.
8. Backups erstellen
Unfälle passieren, deshalb ist ein regelmäßiger Backup-Plan unerlässlich. Im Rahmen eines DAM muss darauf geachtet werden, dass wirklich alle relevanten Bereiche erfasst werden, darunter alle originalen Digital Assets, die DAM Datenbank, inklusive zugeordneter SQL-Datenbanken und generierten Preview-Dateien.
Weitergehende Informationen und White Paper zum Thema stehen unter http://www.extensis.com/en/downloads/document_download.jsp?docId=4000037&ref=DAMGEN bereit.
Über Portfolio Server
Portfolio Server ist eine kostengünstige, einfach zu implementierende und Markt-führende Lösung für das Digital Asset Management und die Verbreitung von Mediendateien. Als offene und zentralisierte Plattform kontrolliert und automatisiert Portfolio Server die korrekte Generierung, Nutzung und Verteilung von Bildern, Videos, Dokumenten und Marketingmaterialien wie Logos und Verkaufsunterlagen. Die Lösung vereinfacht mehrkanaliges Marketing sowie die Verwaltung von Bildern, Photos und Videos, die Kontrolle über den Einsatz der Marke und bietet Web-basierte on-demand Lösungen.
