Systematische Fachpressearbeit mit effizienter Pressedatenbank

(openPR) Nach dem Release seiner customized Pressedatenbank auf Basis von cobra CRM Plus kann ofischer communication noch gezielter auf Kundenwünsche eingehen

Je anspruchsvoller die Kunden sind und je umfangreicher die Aufgaben werden, desto wichtiger ist eine zuverlässige und transparente Datenbank. Deshalb nutzt ofischer communication, die Agentur für Emotionale Public Relations für erklärungsbedürftige Themen™ aus Bonn, die Software cobra CRM Plus für ihre erfolgreiche Fachpressearbeit. Und zwar als customized Version, die speziell auf die Bedürfnisse der PR-Agentur zugeschnitten ist. „Mit der neu gestalteten Datenbank kann das Team von ofischer communication die Fachpressearbeit nun noch systematischer gestalten und überdurchschnittlich effizient und erfolgreich agieren“, so Agenturinhaber Oliver Fischer.

Auf einen Blick sehen die Mitarbeiter, welche Pressemitteilung der jeweilige Ansprechpartner in der Redaktion erhalten hat und welche zusätzlichen Vereinbarungen oder Absprachen getroffen wurden. In der Datenbank ist dann z.B. hinterlegt, ob ein Journalist Fotos geliefert haben möchte. Außerdem werden die redaktionellen Kontaktdaten des Fachjournalisten komplett aufgenommen, inklusive der persönlichen Emailadresse sowie der direkten Durchwahl- und Mobilnummer. Zum Stammdatensatz gehört außerdem ein Foto des Ansprechpartners.

Zusätzlich gibt es den Bereich „Persönliche Daten“, in dem Vorlieben und Abneigungen gespeichert sind, der Familienstand, Namen von Ehefrau und Kindern, die private Telefonnummer und die jeweiligen Geburtsdaten vermerkt sind. Cobra erinnert dann automatisch an den Geburtstag, so dass dem Ansprechpartner persönlich gratuliert werden kann. Ob Informationen zur Auflage von Fachpressemagazinen oder Schaltkosten für eine Anzeige: Ein Klick genügt, um es in der Datenbank zu finden.

Individuelle Ansprache der Journalisten
Für Aussendungen von Pressemitteilungen gibt es ein Feld, in dem die persönliche Anrede gespeichert ist, die stark variieren kann: Egal, ob „Lieber Martin“ oder „Sehr geehrter Herr Dr. Müller“ – die Anrede wird von der Versandsoftware automatisch übernommen, so dass der Fachpressejournalist immer ganz individuell und persönlich angesprochen werden kann. In der Aussendung findet er neben Fotos zum Download auch den Pressetext und auf einen Blick kann er anhand des eingefügten Logos erkennen, von welchem Absender die Pressemitteilung stammt. Trotzdem ist der Fachpresseversand niemals größer als kleine 100 KB. Zusätzlich gewährleisten aufwändige Spamtests, dass die Pressemitteilung auch wirklich beim Journalisten ankommt.

Große Veröffentlichungen an prominenter Stelle
Versandte Fachpressemitteilungen werden bei jedem der Adressaten hinterlegt, so dass das ofischer-Team direkt sehen kann, was der Journalist erhalten hat. Passend zu der versandten Fachpressemitteilung wird telefonisch nachgefasst und es werden die richtigen Fragen gestellt, so dass für die Kunden von ofischer communication umfangreiche positive Veröffentlichungen an prominenter Stelle fast eine Selbstverständlichkeit sind. Natürlich reich bebildert.

Zeitersparnis dank selektiver Suchanfragen
Anders als bei Pressedatenbanken in Outlook, Excel oder anderen Softwarelösungen, die nur bedingt zum CRM taugen, gibt es nicht viele unterschiedliche Verteilerdateien nach Themen, Zielgruppen, Fachbereichen oder Ländern, sondern nur eine einzige Datenmenge, aus der sich die Suchmaske der cobra-Pressedatenbank via Stichwörtern und Dropdown-Suchkriterien die passenden Daten zu der jeweiligen Suchanfrage selektiert. Lästige Schnittmengen und Überschneidungen wie in anderen Presseverteilern üblich, entfallen komplett. Die Zeitersparnis liegt dadurch bei 50 bis 80 Prozent im Vergleich zu normalen Presseverteilern. Das effektive Arbeiten im Team wird durch die SQL-basierte cobra-Fachpressedatenbank überhaupt erst möglich. Alle Mitarbeiter von ofischer communication können gleichzeitig auf die Datenbank zugreifen, zudem haben unsere Kunden auf Wunsch einen Onlinezugriff. Wird etwa eine Telefonnummer geändert, ist das für alle Nutzer bereits im nächsten Augenblick sichtbar. Vielfach- und Doppelnachfragen gehören der Vergangenheit an.

Direkter Draht zu Redaktionen
Große Datenmengen stellen kein Problem dar, selbst mehrere User verwaltet die ofischer-Pressedatenbank spielend. Ein besonderes Schmankerl: In dem ofischer-Presseverteiler muss nur eine Telefonnummer angeklickt werden, schon ist man direkt mit dem Journalisten verbunden – wenn dann das Telefon klingelt, ist der Journalist am anderen Ende der Leitung. Ebenso werden sämtliche, an die Fachpresse versandten Emails, etwa für Sonderwünsche der Journalisten nach weiteren Informationen oder Fotos, in der Datenbank hinterlegt. Ohne zusätzlichen Ablageaufwand. Einfach die Email versenden, schon ist sie mitsamt Anhang in der Pressedatenbank dokumentiert. Somit ist die Wiederauffindbarkeit jederzeit gegeben, da vielfältige Recherche- und Suchkriterien möglich sind, beispielsweise nach User, Ablagedatum, Telefonat oder Email. Denn nicht zuletzt werden der User und das Ablagedatum automatisch von cobra vergeben, so dass typische Fehler und Versäumnisse sich gar nicht erst einschleichen können.

Eine Datenbank für alle
Das beantwortet auch die häufig von Kunden gestellte Frage, warum die Mitarbeiter von ofischer communication sich immer umfassend auf ihren Gesprächspartner einstellen können und wie es kommt, dass wir auch unsere potentiellen Kunden rechtzeitig vor der nächsten wichtigen B2B-Messe kontaktieren, um sie dort auf ihrem Stand zu treffen. Auch dafür bietet die Pressedatenbank, die dann zur Vertriebsdatenbank mutiert, die richtigen Tools.
Eben alles, um die richtigen Kontakte zur richtigen Zeit anzusprechen und sich später darauf beziehen zu können. Das nutzen wir für unsere Kunden, indem wir zu jedem Zeitpunkt optimales und umfassendes Projektwissen bieten, in der strukturierten persönlichen Ansprache der Fachpresse, aber auch für unseren Vertrieb.