(openPR) Digital bis zur Auslieferung
Jeder Speditionsauftrag hat zwei Seiten: die Ware selbst und sämtliche Informationen, die den Versand der Ware betreffen. Diese Informationen fließen bei Schenker dank einer hoch modernen Lösung von BÜROTEX metadok bruchfrei elektronisch – von der Abholung über den Transport bis hin zur Zustellung und Rückmeldung dieses Prozesses – in ein revisionssicheres digitales Archiv. Kunden können sich jederzeit über das Internet über den Sendestatus informieren.
Fritz Kuhn freut sich auf seinen Feierabend: zwischen dem Speditionsfahrer und seiner Skat-Runde steht jetzt nur noch die Auslieferung der letzten Sendung für heute. Aber ausgerechnet die hat es in sich: ein Kollo fehlt, einer ist beschädigt. Der Kunde nimmt jedoch die übrigen fünf Kolli der Sendung an. Normalerweise hätte das für Fritz Kuhn jetzt eine Menge Papierarbeit bedeutet. Nicht so, seit sein Arbeitgeber das neue System eingeführt hat: mit seinem mobilen Scanner nimmt der Fahrer von Deutschlands führende Logistikdienstleister Schenker ein digitales Photo des beschädigten Kollo auf und scannt die Auftrags- und Positionsnummer des fehlenden Pakets ein. Der Kunde bestätigt per Unterschrift auf dem Display des mobilen Datenerfassungsgerätes den Empfang der restlichen Ware – fertig. Und auch nach dieser Aktion direkt beim Kunden verläuft der Lieferprozess bruchfrei und effizient weiter. Per GPRS übermittelt Fritz Kuhn die vom Kunden unterschriebenen Ablieferbelege und den Status der Sendung an seine Geschäftsstelle. Wenn er in rund zwei Stunden mit seinem Truck dort einrückt, wird er seinen mobilen Scanner noch in das Ladegerät stecken und dabei die digitale Unterschrift des Kunden und das Photo des beschädigten Pakets auslesen. Feierabend.
So einfach ist Logistik heute – direkt beim Kunden wie auch in den vielen nachgelagerten Prozessen. In einem Markt, an dem es zwischen den Wettbewerbern kaum noch Differenzierungsmerkmale gibt, wird die Güte dieser Dienstleistungen zum Zünglein an der Waage, wenn es um den entscheidenden Vorsprung vor der Konkurrenz geht. Die Tracking-Daten werden automatisch mit dem mobilen Scanner erfasst und in das zentrale Schenker-Belegarchiv eingespeist.
Eingeschlagen wie eine Bombe
Seit mehreren Jahren verlässt sich das Logistikunternehmen auf die Dienstleistungen des Archiv-Spezialisten, das für Schenker ein Dokument Management System (DMS) entwickelt hat. Aus dem DMS ist inzwischen ein regelrechtes Informationsportal für den Logistikdienstleister und seine Kunden geworden: Die physischen Belege werden an den rund 100 Standorten von Schenker in Deutschland abends zwischen 18 und 19 Uhr gesammelt, nachts zusammengeführt und bis 7 Uhr morgens bei BÜROTEX angeliefert. BÜROTEX scannt sämtliche Belege ein und verarbeitet die Informationen umgehend, so dass bis spätestens 14 Uhr des gleichen Tages alle Beleginformationen online zur Verfügung stehen. Kunden, die sich über den Lieferstatus informieren oder die Ablieferquittungen einsehen wollen, haben die Möglichkeit, sich über das Internet einzuloggen und Informationen selbst jederzeit abzufragen. „Diesen Service nutzen bereits 1.500 unserer Kunden“, erklärt Erik Wirsing, bei Schenker zuständig für das Projekt. Europaweit sind bereits 4.000 Personen zugriffsberechtigt. „Es gibt viele Projekte in einem so großen Unternehmen, aber dieses hier hat bei uns eingeschlagen wie eine Bombe“, äußert sich Wirsing begeistert. Eine derart hohe Akzeptanz für Neuerungen und Veränderungen wie bei diesem System sucht ebenso wie die Vorteile für Mitarbeiter und Kunden seinesgleichen. Schenker spart Platz ohne Ende, da die Belege nicht mehr selbst in Ordnern aufbewahrt, sondern abends zu BÜROTEX geschickt werden. Jede Geschäftsstelle arbeitet im Durchschnitt mit 40 Fahrzeugen, die wiederum mit 50 oder 60 Zustelllisten konfrontiert sind, die jeweils aus sechs oder sieben Seiten und zusätzlichen Anhängen bestehen. Diese immense Papierflut wird jetzt optimal gehandhabt. „Unter den früheren Umständen einen Beleg zu suchen, war ein echtes Abenteuer“, so Erik Wirsing. „Der Nutzen für uns alle ist mehr als offensichtlich.“
Einmal Berlin-Madrid und zurück
Klare Sache: Schenker verbessert den Service am Kunden und seine Auskunftsfähigkeit und erhöht damit die Kundenbindung eklatant. Die Mitarbeiter des Logistikunternehmens werden von unangenehmen Routinearbeiten entlastet, die meistens auch noch mit Kundenbeschwerden verbunden waren, und können ihre Tagesarbeit schneller erledigen. Denn wenn früher beispielsweise ein Kunde die Geschäftsstelle Hamburg mit einer Sendung beauftragt hat, die von der Geschäftsstelle Stuttgart ausgeliefert wurde, konnte es bei Anfragen des Kunden zu lästigen Verzögerungen kommen. Wollte der Kunde die Ablieferquittung oder einen der oft zahlreichen Anhänge einsehen, musste die Geschäftsstelle Hamburg die Kollegen in Stuttgart bitten, die Unterlagen herauszusuchen, den gewünschten Beleg zu kopieren und zu faxen. Je nach Arbeitslast war das ein Prozess, der bestenfalls ein paar Stunden, in der Regel aber zwei oder drei Tage dauerte. Heute loggt sich der Kunde ins Internet ein und recherchiert selbst den Status der Sendung. BÜROTEX registriert derzeit täglich ca. 2000 Logins, von denen etwa 80 Prozent bereits durch Schenker-Kunden und nicht durch den Logistikdienstleister selbst erfolgen.
BÜROTEX verarbeitet in seinem Rechenzentrum heute rund 80.000 physische und elektronische Belege täglich für Schenker. Seit Aufbau der großen DMS-Lösung im ASP-Center von BÜROTEX hat sich das Volumen kontinuierlich gesteigert. 3666 Kilometer lang ist die Strecke, die sich in nur zwei Jahren digital archivierten Papierbelegen pflastern ließe. Das sind über 12 Millionen Belege bestehend aus 11,7 Millionen Zustellquittungen und mehr als 640.000 Anhängen. Allein die Stammdateneinträge der Datenbank summieren sich auf die stattliche Zahl von 500 Millionen.
Der Vergleich mit der internationalen Strecke Berlin-Madrid hat noch einen Aspekt: das System steht mittlerweile in fast allen europäischen Landessprachen zur Verfügung und ist somit an die Bedürfnisse einer international agierenden Spedition angepasst.
BÜROTEX scannt für Schenker alle Belege ein und hebt die Papiere für Prüfzwecke dann noch etwa sechs Wochen auf, bis sie vorschriftsmäßig vernichtet werden. Da die Unterlagen nach den gesetzlichen Vorschriften zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen, pflegt BÜROTEX ein revisionssicheres Archiv für Schenker. Auf Anfrage steht jede Quittung, jeder Beleg, jede Rollkarte mit jedem Kringel oder Kaffeefleck zehn Jahre lang zur Verfügung. „Für unsere Kunden liegt der Vorteil im wesentlichen darin, dass durch unsere Prüf- und Sicherheitsverfahren kein Beleg verloren geht und unser Service mit einem Festpreis von wenigen Cent pro Beleg Planungs- und Investitionssicherheit garantiert.“, erklärt Achim Budzinski, Projektleiter bei BÜROTEX metadok.
Die Durchgängigkeit und Flexibilität der Lösung schafft finanzielle Vorteile und Arbeitserleichterungen bei allen Beteiligten – vom besseren Kundenservice und dem „gewissen Etwas“ im harten Wettbewerbsalltag mal ganz zu schweigen. So kann ein Fahrer wie Fritz Kuhn auch in Zukunft sicher sein, abends höchstens noch sein Skat-Blatt in die Hand nehmen zu müssen. Denn alle anderen Blätter nimmt ihm BÜROTEX ab.
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