(openPR) Parchim/Zachow/Bad Endorf – Fünf Einzelunternehmen, zwei Standorte, eine Gruppe: D&W Sondermaschinen- und Vorrichtungsbau mit Sitz in Parchim (Mecklenburg-Vorpommern) und Zachow (Brandenburg) verfügt über ein Leistungsspektrum, das von mechanischer Bearbeitung bis zum industriellen Anlagenbau reicht. Trotz der komplexen administrativen Abläufe ist es dank des Datenmanagement-Systems TopFact (pro effectus, Bad Endorf) gelungen, die Eingangspost der fünf wirtschaftlich selbst-ständigen D&W-Unternehmen einheitlich zu organisieren. Ende des Jahres beginnt für die Unternehmensgruppe, die rund 25 Mio. Euro (2008) umsetzt, ein neues Zeitalter für die Geschäftspost: Mit der elektronischen Erfassung hat das Papier in vielen Bereichen ausgedient.
Ein System für fünf Betriebe
„Das neue Datenmanagement-System hat mich vollständig überzeugt“, zieht Martina Wulf, als geschäftsführende Gesellschafterin für die kaufmännische Leitung der Unternehmensgruppe zuständig, Bilanz nach gut einem Monat Einarbeitung. Die erste Phase haben die D&W- Firmen, die Maschinenbauteile, Schweißbaugruppen mit mechanischer Bearbeitung, Ausrüstungen und Anlagen aus Stahl, Bühnen und Ge-stelle, Nutzfahrzeuge und feuerfeste Produkte für verschiedene Industriezweige herstellen und vertreiben, erfolgreich abgeschlossen. Nach der Abgleichung der Betriebsabläufe ist TopFact nun in allen fünf Betrieben im Einsatz. Alle 40 PC-Arbeitsplätze wurden von Papier auf digitalisierte Geschäftspost und digitale Geschäftsbelege umgestellt. Zurzeit erfolgt in einem nächsten Schritt die elektronische Archivierung aller E-Mails. Die Digitalisierung von CAD-Zeichnungen, Pläne, Ausschreibungsunterlagen soll danach als weiterer Projektschritt erfolgen.
Vorteile überzeugten Skeptiker
Die Bereitschaft der Mitarbeiter, die Veränderungen mit zu gehen, war nach Informationen von Klaus David, als geschäftsführender Gesellschafter zuständig für die technische Leitung der Unternehmensgruppe, groß. Schließlich ist der Wunsch nach schnellerer Verfügbarkeit der Dokumente und Abbau des Papieraufkommens schon länger vorhanden. Es gab auch „Beharrungskräfte“: „Ganz ohne Papier kann die Datenarchivierung nicht funktionieren“, kam von den Skeptikern. Dennoch: Die Vorteile des Systems, auf das D & W über die Empfehlung eines anderen Softwarehauses aufmerksam wurde, überzeugten schnell. Schließlich gehören Suchen von Unterlagen, lange Wege ins Archiv und Aktenstöße auf dem Schreibtisch der Vergangenheit an.
Kürzere Wege – höhere Transparenz
Statt der Akten steht jetzt auf vielen Schreibtischen ein zweiter Bildschirm: er zeigt die digitalen Dokumente an. Durch die Einbindung in das vorhandene Warenwirtschaftssystem spannt TopFact eine Brücke zwischen Dokumentenmanagement sowie Handels- und Produktionsabläufen. „Das System hilft uns als mittelständischem Betrieb, Verwal-tung und Ablauforganisation noch schlanker zu machen“, ist Martina Wulf überzeugt. Die Software verbessere Effizienz und Transparenz innerhalb der Betriebe. „TopFact trägt entscheidend dazu bei, dass wir unsere Wettbewerbsposition verbessern können“, ist die Geschäftsführung angesichts der effizienten und transparenten Abläufe in der Verwaltung überzeugt.
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