Mit Projektcontrolling auf der Erfolgsspur

(openPR) Viele Projekte wurden dank eines umfassenden Projektcontrollings aus einer Schieflage gerettet und somit doch noch zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht. Das Projektcontrolling wird dem Projektmanagement unterstützend zur Seite gestellt, um die Planung, Realisation sowie den Abschluss von Projekten zu begleiten.

Das Projektcontrolling umfasst dabei grundlegend
• den Projektplan mit den Soll-Daten,
• aktuelle Projektinformationen in Form von Ist-Daten,
• Soll/Ist-Vergleiche zur Erkennung und Analyse von Abweichungen sowie
• Steuerungsmaßnahmen zur Korrektur der Abweichungen.
Bei sämtlichen, dem Projektcontrolling zugeordneten Aktivitäten und Aufgaben, wird das magische Dreieck fokussiert: Termine, Kosten und Leistung/ Qualität.
So gilt es doch jedes angestoßene Projekt in der dafür vorgesehenen Zeit mit den budgetierten Mitteln in der vom Auftraggeber gewünschten Qualität erfolgreich zum Abschluss zu bringen.
Selbstverständlich beinhaltet ein umfassendes Projektcontrolling auch ein detailliertes Berichtswesen. Hierbei bietet sich ein, dem Adressatenkreis angemessener Detaillierungsgrad in jedem Fall an. Während in den Projektteam-Meetings umfassende Informationen, Stimmungen, Tendenzen, Zahlen und Fakten benötigt werden, sollten die Informationen in den anfallenden Lenkungsausschusssitzungen auf übergeordneter Ebene aufbereitet sein. Zumal es in der unternehmerischen Praxis durchaus vorkommt, dass Mitglieder des Lenkungsausschusses nicht nur in ein einziges Projekt involviert sind, sondern vielmehr den Überblick über mehrere, parallel laufende Projekte behalten müssen. Oftmals reichen in diesen Fällen der aktuelle Projektfortschritt, der Status der unterschiedlichen Projektelemente/ Aktivitäten sowie der bisherige und geplante zeitliche Verlauf (Zeitverzug).
Regelmäßige Soll/Ist-Vergleiche gewährleisten ein rechtzeitiges Erkennen von potenziellen Plan-Abweichungen. In der Regel werden die Soll/Ist-Vergleiche mittels relevanter Controlling-Kennzahlen wie beispielsweise
• Anfangs- beziehungsweise Endtermine,
• sowohl externe als auch interne Kosten,
• geleisteter Aufwand seit Arbeitsbeginn/ im aktuellen Berichtszeitraum.
Die aktuellen Werte der Controlling-Kenzahlen, welche sich größtenteils auf Phasen, Arbeitspakete, Maßnahmen sowie Meilensteine beziehen, werden alsdann zu definierten (Berichts-)Zeitpunkten angegeben.
Bei aufgetretenen Abweichungen ist eine anschließende Analyse derselben unumgänglich, um letztlich geeignete Steuerungsmaßnahmen identifizieren und einleiten zu können. Je nach Art und Umfang der Maßnahme sowie in Abhängigkeit zur Projektorganisation, ist darauf zu achten, dass die Maßnahme vom Projektleiter, dem Lenkungsausschuss oder auch der Geschäftsleitung zu genehmigen ist. In jedem Fall sollten die Maßnahmen beziehungsweise die daraus resultierenden Änderungen in der Projektdokumentation erfasst werden. Dadurch wird im Hinblick auf das Wissensmanagement/ eine Erfahrungsdatenbank sichergestellt, dass nach Abschluss des Projektes auch noch auf die vollständige Dokumentation des Projektverlaufes zurückgegriffen werden kann.
Viele Unternehmen greifen beim Projektcontrolling bereits auf Softwarelösungen zurück. Im optimalen Fall unterstützen diese Softwarelösungen alle grundlegenden Aktivitäten des Projektcontrollings.
• Ausgehend davon, dass ein umfassender und detaillierter Projektplan darin erstellt werden kann,
• über die Erfassung aller projektrelevanten Informationen sowie der dazu gehörigen Projektkommunikation zwischen den Projektteam-Mitgliedern,
• bis hin zur Umsetzung von belastbaren Soll-/Ist-Vergleichen und der anschließenden Hinterlegung der eingeleiteten Steuerungsmaßnahmen.
Der Projektmanager von BITE bietet diese Unterstützung und darüber hinaus noch Auswertungen und Grafiken, welche es speziell den Mitgliedern eines Lenkungsausschusses erlauben, einen schnellen und dennoch umfassenden Überblick über alle laufenden Projekte zu erlangen. Zudem ist die Projektmanagement Software von BITE mit einem Archiv ausgestattet, welches jederzeitige Transparenz bezüglich bereits abgeschlossener oder auch abgebrochener Projekte gewährleistet.