(openPR) Verbarbeitung von 250 Fragebögen in der Stunde / Ziel: Erfassungszeiten vermindern, Transparenz und Qualität erhöhen
Die TÜV NORD AKADEMIE ist einer der größten Anbieter auf dem Bildungssektor im nord-deutschen Raum. Seminare zu Themen wie Qualitätssicherung, Technische Sicherheit, Umweltschutz, Arbeits- und Gesundheitsschutz werden nicht nur für Mitgliedsfirmen angeboten, sondern auch für andere Unternehmen, Behörden und Privatpersonen. Außerdem führt die TÜV NORD geförderte Maßnahmen für die Bundesagentur für Arbeit durch. Insgesamt 20.000 Teilnehmer nehmen an den jährlich 1.200 durchgeführten Veranstaltungen teil. Die TÜV NORD AKADEMIE ist nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert und legt großen Wert auf Qualität und Kundenorientierung. Deshalb werden sämtliche Seminare durch die Teil-nehmer bewertet, so dass jedes Seminar und jeder eingesetzte Referent einer kontinuierlichen Beurteilung unterliegt.
Bei einem Rücklauf von etwa 80% bedeutet dies, dass eine große Zahl von Seminarbewertungen ausgewertet werden muss. Dies wurde bisher manuell und dezentral in den Geschäftsstellen vorgenommen. Ziele der Einführung einer automatischen Lesung der Bögen mit TeleForm und deren Weiterverarbeitung im Seminarverwaltungssystem waren die Erhöhung der Effizienz bei der Datenerfassung und Verbesserung der Auswertung und Datenbereitstellung.
Die Formulare umfassen je nach Veranstaltung und Anzahl der Referenten eine oder mehrere Seiten. Für die automatische Einlesung spielt es keine Rolle, ob die Formulare ein- oder beidseitig bedruckt sind. Aus dem Seminarverwaltungssystem wird der gewünschte Fragebogen mit den Angaben zum Seminar wie Seminarname, Bewertungskriterien, Referenten etc. ausgedruckt und anschließend auf dem Kopierer vervielfältigt. Leichte Verzerrungen, die dabei entstehen können, gleicht TeleForm beim Lesen der Formulare durch Referenzmarkierungen aus.
Die ausgefüllten Bögen werden dann zentral mit einem Panasonic KV-S2026CU gescannt. Durch den Einsatz von TeleForm hat sich der Erfassungsaufwand deutlich vermindert. Stündlich können etwa 250 Bögen eingelesen werden, monatlich werden etwa 1600 For-mulare verarbeitet. Die Auswertung und Bewertung der Ergebnisse wird dezentral mit dem Seminarverwaltungsprogramm durch die zuständigen Geschäftsstellen vorgenommen. Diese Nachbear-beitung ist zwar aufwändiger als vorher, dies jedoch, weil die Daten jetzt automatisch in die zentrale Datenbank übergeben und dort lückenlos bewertet und dokumentiert werden. So schlägt sich die effizientere Erfassung auch in einer verbesserten Datenqualität nieder. Das Ziel: „Erfassungszeiten vermindern, Transparenz und Qualität erhöhen“ wurde voll erreicht. Das System arbeitet erstaunlich schnell und effizient. Überlegungen, die Einzelplatzversion der Software auf eine Netzwerkversion aufzustocken, wurden deshalb zu den Akten gelegt.
Die Datenbank ist für alle Mitarbeiter einsehbar, so dass jeder für die Planung eines neuen Seminars recherchieren kann, welche Referenten sich bewährt haben. Außerdem entscheiden die zuständigen Mitarbeiter aufgrund der Ergebnisse über eventuell erforderliche Korrekturmaßnahmen.
Zusätzlich zu den Rohdaten, die in der Datenbank gespeichert werden, werden die Bilder der Freitextfelder mit den Antworten auf offene Fragen zentral auf einem Server archiviert. Die Originalbögen werden hingegen nach einiger Zeit vernichtet.
Abgesehen von dem Scanner musste keine Hardware angeschafft werden, ein durchschnittlicher Büro-PC ist leistungsstark genug, um die Datenverarbeitung zu bewältigen. Die Implementierung des neuen Systems lief reibungslos und eine Schulung zur Formularerstellung machte den Einstieg leichter. Aber auch danach ist Hilfe nicht weit: „In der Hilfefunktion von TeleForm wird man fast immer fündig“.
