(openPR) München, 10. September 2009 - Ein hohes Bedürfnis nach Sicherheit und Nachvollziehbarkeit kennzeichnet den Umgang mit vertraulichen Dokumenten in der Bankenszene. In Zeiten von Datenspionage und vermehrtem Missbrauch unternehmenskritischer Informationen verlegen beispielsweise der Deutsche Sparkassen- und Giroverband (DSGV) und die Postbank den Dokumentenaustausch in vertraulichen Projekten in den Brainloop Secure Dataroom. Die webbasierte Document Compliance Management Lösung schützt vertrauliche Inhalte bei gleichzeitiger Protokollierung der Arbeitsschritte während Bearbeitung, Versand und Ablage. Die komplette und unveränderbare Aufzeichnung aller Zugriffe von der Entstehung bis zur Archivierung oder Löschung eines Dokuments entspricht gleichzeitig den Anforderungen an ein gesetzeskonformes Dokumentenmanagement.
Auch der Deutsche Sparkassen- und Giroverband will vermeiden, dass vertrauliche Projektdaten an die Öffentlichkeit geraten oder dem Wettbewerb in die Hände fallen. Inzwischen arbeiten 50 Mitglieder und Partner im virtuellen Datenraum der Brainloop AG an gemeinsamen Projekten. Dieser ermöglicht den sicheren Zugriff auf Dokumente und alle Arten von sicherheitsrelevanten Informationen, die ähnlich wie Papierdokumente in einem Safe darin abgelegt werden. „Mit dem Brainloop Secure Dataroom haben wir eine Lösung gefunden, die den sicheren Austausch vertraulicher Projektunterlagen intern und mit Externen erheblich vereinfacht und auf diese Weise die Zusammenarbeit erleichtert.“, erläutert Michael Daubner, Referent beim DSGV. Auf einem gesicherten Server sind alle Zugriffsberechtigten mit ihren jeweiligen Rechten gespeichert, wobei die Festlegungen durch einen Datenraummanager, beispielsweise den Projektleiter, flexibel angepasst werden können. In Zukunft sollen auch Statistikdaten des DSGV auf diesem Wege übermittelt werden. Eine dauerhafte Anwendung mit vielen Kunden, die Daten von Außen zuliefern, ist gerade im Aufbau. Zudem wird der gesamte Informationsaustausch protokolliert; so ist die Kommunikation transparent und nachvollziehbar.
Neben Sicherheitsaspekten spielt bei der Postbank die Vereinfachung der umfangreichen Informationsrecherche und Übersetzung für die Geschäftsberichte unter Mitwirkung externer Agenturen eine zentrale Rolle: „Inzwischen gehört die parallele Bearbeitung unterschiedlicher Dokumentenstände bei der Erstellung der Quartals- und Geschäftsberichte der Vergangenheit an.“, kommentiert Lars Stoy, Leiter Investor Relations der Postbank. „Da wir nur zum jeweiligen Quartalsende mit der Lösung arbeiten, ist die leicht bedienbare Benutzeroberfläche von großem Vorteil. Aufgrund der Protokollierung aller Zugriffe kann der vertrauliche Umgang mit marktsensiblen Daten gemäß den Compliance-Vorschriften gewährleistet werden.“
