(openPR) „Service-online-Portal“ dokumentiert tagesaktuell Laufzeit und Zustellqualität der postalischen Zustelldienste
Qualität und Zuverlässigkeit des Briefversands sind im Hinblick auf Kundenzufriedenheit für ein Unternehmen von größter Bedeutung und damit auch direkt für den Erfolg des Unternehmens.
Und insbesondere Verwaltungs- und Justizbehörden, mit datenschutzrechtlich sensiblen Dokumenten, müssen auf eine zuverlässige Postzustellung aufs Äußerste bedacht sein. Der Wahl des Zustellunternehmens kommt also eine besonders hohe Bedeutung zu.
Seit der Öffnung des Briefmarktes für private Postzustellunternehmen, nutzen besonders Geschäftskunden die Möglichkeit der „alternativen Postzustellung“ zur Reduzierung ihrer Portokosten. Bei der Vielzahl der alternativen Zusteller ist es natürlich schwierig, hier die richtige Wahl zu treffen und zu selektieren. Die Kontrolle ihrer Zustellqualität und –zuverlässigkeit ist daher unabdingbar.
Neben der bestmöglichen Wahl der Zustellung hängt der Erfolg der Briefkommunikation als Regelkommunikation (z.B. Rechnungen und Mahnungen) darüber hinaus von vielen Faktoren ab: Fristgerechte (Druck)Fertigung, die pünktliche Aussendung und Zustellung sowie eine effiziente Nachbereitung der Rückläufer und Reklamationen.
Durch mangelnde Qualität und Zuverlässigkeit in diesen Bereichen, kann das Vertrauen der Kunden für die gesamte Dienstleistung verloren gehen.
Im Rahmen dieses gesamten Prozesses, entwickelte die Mail to Print GmbH zur Darstellung der Qualitätsperformance das Service-online-Portal, ein Online-Informations- und Kontrollsystem zur Steuerung und Überwachung der gesamten Leistungsprozesskette.
Mit den Tools
- Produktionsprozess-online
- Postausgang-online
- Recherche-online
- Redressing-online
- Reklamationen-online
- Performance-online
- Datenaustausch-online
hat der Kunde die Möglichkeit, tagesaktuell jeden Status des Briefversands online einzusehen.
Anhand der gewonnenen Daten können Auswertungen dargestellt werden – gegliedert nach postalischem Zustelldienst und Postleitzahlgebieten. Denn, nur was kontrolliert und gemessen wird, kann auch analysiert und somit verbessert werden.
Basis für die Messung der Zustell-Laufzeit und –Qualität. Der Gesamtprozess Druck, Versand und Zustellung, mit durchschnittlichen Sendungsvolumina von 10 bis 15 Millionen Briefsendungen im Monat, wird durch Mail to Print koordiniert und gesteuert.
In einem ersten Schritt werden die Rohdaten des Kunden, bzw. Brief- oder Mailing-Versenders, durch ein „Alternatives-Porto-Modul“ (APM) mit zusätzlichen Daten angereichert. In diesem „APM“ sind postleitzahlengenau Zuordnungsdaten aller am Markt operierenden Briefzustellunternehmen gelistet. Der Zustellauftrag wird auf Kundenwunsch dem jeweiligen Zustellpartner zugeordnet, womit für den Versender die Möglichkeit besteht, eine „Mehrlieferantenstrategie“ zu wählen.
In einem weiteren Schritt werden die Briefe mit einer DataMatrix versehen – der Brief wird quasi mit Intelligenz aufgefüllt. Eine Produktionssollliste für den Druckdienstleister wird bei der Druckfertigung permanent mit den tatsächlich produzierten Briefsendungen abgeglichen; die vollständige Fertigung wird im Service-online-Portal dokumentiert.
Die gedruckten Briefsendungen werden in belabelte Postboxen sortiert, die nach einem weiteren Soll-Ist-Abgleich an die unterschiedlichen Zustellpartner (Deutsche Post oder private Zustelldienstleister) übergeben werden, was ebenfalls mit Datum und Uhrzeit im „SoP“ dokumentiert wird.
Sendungen, die von einem Zustellpartner nicht am nächsten Tag zugestellt werden können, werden tagesgenau, mit Ausnahme der Deutschen Post, im SoP reportet.
Unzustellbare Briefsendungen werden nach Redressgründen überprüft und die Unzustellbarkeit einer Sendung wird mit der Angabe des Redressgrundes unverzüglich in das SoP übertragen. Alle Angaben über nicht zustellbare Sendungen sind transparent und werden dem Versender direkt zur Verfügung gestellt, so dass er immer ganz exakt weiß, warum eine Sendung nicht termingerecht zugestellt werden konnte.
Das Service-online-Portal ist ein Produkt, das individuell an die Anforderungen der Versender angepasst werden kann. Bei vielen Unternehmen ist es vollständig in die Arbeitsabläufe der Prozessplanung, -steuerung und -überwachung integriert.
Bedingt durch die vollständige Kontrolle des gesamten Briefausgangs, lassen sich zudem die Aktivitäten und die Besetzung im nachgelagerten Inbound-Call Center des Unternehmens exakt an die tatsächliche Briefzustellung anpassen.
Fakten
Hinter der Deutschen Post AG ist Mail to Print das größte Distributionsunternehmen für aus Datenstrom erzeugte Briefe in Deutschland, jedoch im Hinblick auf Kontrolle und Darstellung der Qualitätsperformance der Druck- und Zustellprozesse mit seinem Service-online-Portal einzigartig, und damit marktführend.
Die Initiative Mittelstand hat im Zusammenhang mit dem Innovationspreis IT 2009, der jährlich auf der Cebit vergeben wird, das „Service-online-Portal“ mit dem Signet „Qualifiziertes Produkt“ ausgezeichnet.
Fazit
Zur Zustellqualität und –zuverlässigkeit allgemein kann gesagt werden: Auch in Zukunft wird z.B. nicht ausgeschlossen sein, dass ein Briefzusteller einfach mal „vergisst“, seine zugeteilten Briefe zuzustellen und diese dann möglicherweise irgendwann auf wundersame Weise in entlegenen Wäldern oder Müllcontainern wieder auftauchen – über Meldungen dieser Art stolpern wir mit schöner Regelmäßigkeit in den Medien. Und dies betrifft sowohl die Briefzusteller privater Zustellunternehmen wie auch die der Deutschen Post AG.
Jedoch kann mittels des Service-online-Portals die Zustellqualität der Zustellunternehmen kontinuierlich kontrolliert, analysiert und dargestellt werden, was für die Wahl des zuverlässigsten Dienstleisters von enormem Vorteil ist.
