(openPR) Gerade vor dem Hintergrund eines stetig wachsenden Anteils an Fremdprodukten und leistungen im eigenen Wertschöpfungsprozess gewinnt die strukturierte Vertragsverhandlung und Vertragsbewirtschaftung eine immer größere Bedeutung. Als wesentlicher Kernprozess des Supplier Relationship Management ermöglicht das Vertragsmanagement Transparenz und Potential zur Kostenreduktion und Risikominimierung in den beschaffungsseitigen Vertragsbeziehungen. Die RWTH Aachen University führt derzeit eine Studie mit dem Thema "Status-Quo beschaffungsseitiges Vertragsmanagement" durch. Ziel ist die Analyse der Prozessunterstützung des beschaffungsseitigen Vertragsmanagements. Neben erfolgskritischen Prozessen wird hierbei die Rolle der Informationstechnologie im Vertragsmanagement untersucht.
Auf Basis der bereits vorliegenden Daten einer seit Februar 2009 laufenden Studie der RWTH Aachen können erste Rückschlüsse auf den Umsetzungsstatus und die Qualität des beschaffungsseitigen VMs bei Unternehmen im deutschsprachigen Raum gezogen werden. Es ist festzustellen, dass bereits bei einem Großteil (60 %) der befragten Unternehmen in den letzten fünf Jahren ein Projekt zur Einführung eines VMs durchgeführt wurde. Hierbei zeigt sich, dass insbesondere die Transparenz über beschaffungsseitige Vertragsbeziehungen, die Entsprechung mit fachlichen Anforderungen und die Unterstützung des Beschwerdemanagements Unternehmen bei implementierten VM-Projekt durchschnittlich positiver bewertet werden. Gerade bei der Vertragsrecherche und dem Vertragscontrolling ist ein deutlich positivere Einschätzung festzustellen. Bei Einführungsprojekten schlägt die Prozessberatung für die Unternehmen größtenteils mit weniger als 20 T€ (65 %) zu Buch (zwischen 25 und 50 T€ (7%) und > 50 T€ (28%)). Die IT-Kosten im Projekt betragen bei der Hälfte der Befragten weniger als 20 T€ (50 %), 29 % zahlen zwischen 50 und 100 T€ und immerhin 21 % investieren mehr als 100 T€ für einen IT-unterstützten VM-Prozess. Nach der Einführung lassen sich die laufenden IT-Kosten dann in der Regel jedoch mit unter 20 T€/Jahr beziffern (72%).
Unabhängig von der Eurchführung eines dedizierten VM-Projekt kann festgehalten werden, dass dem VM-Prozess ein wesentlicher Beitrag zum gesamtvertraglichen Erfolg beigemessen wird (> 70 %). Von den befragten Unternehmen setzen über 40% Informations- und Telekommunikationstechnologie intensiv im VM-Prozess ein. Der IT-Unterstützung wird hierbei sowohl im Hinblick auf die Verbesserung von Durchlaufzeiten, Vertragstransparenz und die Reduktion von vertraglichen Risiken ein positiver Beitrag zugemessen.
Werden die VM-Prozesse von Vertragsabschluss, -bewirtschafung und -archivierung noch in der Regel mittel bis gut bewertet und im Status-Quo grundsätzlich unterstützt, so fällt bei den übrigen Prozessen in eine eher unzureichende IT-Unterstützung auf Basis der vorliegenden Daten auf. Im Hinblick auf eine umfassende (ganzheitliche) Unterstützung des VM-Prozesses, bei der Vertragsplanung, -gestaltung und dem Vertragsabschluss, sowie bei die Integration in das Lieferantenmanagement fehlt in der Praxis häufig noch eine IT-Unterstützung.
Grundsätzlich werden - wie vermutet - in der Regel Dokumentenmanagement-Systeme, Workflow-Systeme und Bericht-/Abfrage-Systeme zur IT-Unterstützung eingesetzt. Die Verwendung von Contract-Composer-Lösungen ist offensichtlich noch ausbaufähig. Erstaunlich positiv fällt die Integration in bestehende ERP-Anwendungen in fast allen VM-Prozessen auf.
Neben den hier bereits aufgeführten Zwischenergebnissen erhalten Studienteilnehmern einen umfassenden Einblick in den derzeitigen Umsetzungsstand das VM sowohl im eigenen Unternehmen, als auch einem Benchmark im Branchenvergleich. Darüber hinaus werden Fragen hinsichtlich der Aufbauorganisation und der vielfältigen Möglichkeiten einer IT-Unterstützung analysiert und dargestellt. Insgesamt ermöglicht können eventuelle Handlungsfelder identifiziert und anhand von Good-Practices erfolgreich bearbeitet werden.
Eine Studienteilnahme ist noch bis Juni 2009 unter www.studie2009.srm-systeme.de möglich. Angesprochen sind Einkäufer, Supply Chain Manager, Controller und Unternehmensjuristen im deutschsprachigen Raum.
