(openPR) Heuchelheim, 27.03.2009 - Digital Data enwickelt innovative und logistikspezifische Dokumenten-Management-Lösung
Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und Logistik .... wieso und warum?
Der Zeitfaktor und die Papier-Problematik
Im heutigen Logistik-Bereich wird eine Vielzahl von unterschiedlichen Dokumenten bewegt. Vorwiegend immer noch in Form von Papier.
Neben dem hohen Zeitaufwand der Mitarbeiter zum Sortieren und Ablegen von Dokumenten, verschlingt die Recherche nach Papieren in der Kundenkorrespondenz unnötige Mengen an Zeit.
Diesen Aufwand gilt es in der Zukunft zu minimieren. Ein DMS hilft hier effektiv Mitarbeiterzeiten und –Kosten zu sparen.
Die Information des Papiers
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die unternehmensweite Verfügbarkeit der unterschiedlichen Dokumenten-Informationen.
In einem Logistik-Unternehmen gehen die verschiedensten Dokumente ein:
- sowohl mit unterschiedlichen Inhalten (Faxe, E-mails, Kundenkorrespondenz etc.)
- als auch an unterschiedlichen Orten (Disposition, Geschäftsführung, Buchhaltung etc.)
Die Gefahr der Nicht-Priorisierung, Vernachlässigung und Fehlverteilung der Informationen ist ein schwer kalkulierbares Risiko im heutigen von Information lebenden Alltagsgeschäft.
Heutzutage ist die unmittelbare, unternehmensweite digitale Verfügbarkeit von Dokument-Informationen wichtiger denn je.
Das Dokumenten-Management-System (DMS) an sich
Erfassen, Erkennen, Archivieren, Finden ...
Unsere DMS-Lösung hilft Ihnen Ihre gesamten Informationen
1. unternehmensweit zu verwalten - Zeitaufwendige Recherche entfällt
2. revisionssicher zu archivieren und - Archivkosten entfallen
3. unternehmensweit zur Verfügung zu stellen.
Hierbei definieren Sie Ihre unternehmensrelevanten und individuellen Suchkriterien.
Unsere interaktive DMS-Lösung
Erleben Sie mit uns die Effektivität und Effizienz einer interaktiv agierenden Dokumenten-Management-Lösung.
- Scannen und automatisiertes Auslesen von Frachtpapieren
- Automatische Übergabe an das DMS
- Interaktive Informationsweitergabe an Ihre Speditions-Software
Onroad® oder WinSped® (u.a. Kennzeichnen, Priorisieren und
Rückmelden von Sendungen, Autom. Buchen von Ladehilfsmitteln)
- Unmittelbare digitale Verfügbarkeit sämtlicher Dokumente im gesamten
Unternehmen.
- Sofortige Recherche aller Dokumente anhand von Suchkriterien aus den interaktiv angeschlossenen Unternehmensanwendungen (Lagerverwaltung, Speditions-Software, Finanzbuchhaltung, …)
Wagen Sie mit uns einen Ausblick in die Zukunft von wechselseitig agierenden EDV-Systemen.
Wie realisieren wir diese Lösung?
In einem ersten Schritt werden die Dokumentstrukturen Ihres Unternehmens erfasst. Unter anderem werden die Bezeichnungen der Dokumente, die Dokumenttypen, die Quellen der Dokumente, die erzeugenden Anwendungen und relevante Suchkriterien aufgenommen. Im Anschluss wird eine erste Suchmaske festgelegt. Danach kann schon die Einführung des DMS beginnen. Im Allgemeinen erfolgt diese schrittweise, also Abteilung für Abteilung.
Im Rahmen eines Pflichtenheftes kann auch der Workflow (Dokumentendurchlauf) definiert und anschließend angepasst werden.
Unser Unternehmen ist Integrationspartner von windream®, Hersteller der gleichnamigen DMS. Die Schnittstellen der interaktiv agierenden DMS-Lösung sind Produkte von Digital Data.
windream® ist das erste DMS weltweit, das vollständig in das Windows-Betriebssystem integriert wurde.
Die Benutzeroberfläche ist auf ein Minimum reduziert, sodass eine intuitive Bedienung durch den Benutzer fast automatisch erfolgt. Der Schulungsaufwand für die Mitarbeiter ist somit sehr gering und die Akzeptanz durch Ihre Mitarbeiter vom ersten Tag sehr hoch.
Lohnt sich der Einsatz - und die Investition in ein - DMS?
Aufgrund unserer Erfahrung können wir Ihnen mit Bestimmtheit sagen: „Ja!“
Der Einsatz eines DMS bietet echte Wettbewerbsvorteile, denn es lassen sich hohe Kosten einsparen: die automatisierte Ablage laufender Vorgänge, das Auslesen und die Weitergabe von Informationen an Ihr Speditionssystem, sowie die vorgangsorientierte Suche nach Dokumenten und Dateien spart Arbeitszeit, die bisher für überflüssiges Suchen und ineffiziente Abläufe verschwendet wurde. Ein weiterer unmittelbarer Nutzen besteht darin, dass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für digitale Dokumente eingehalten werden.
Den „Return on Investment“ (ROI) erreichen unsere Kunden meist nach 1,5-2 Jahren.
Die Einführung eines DMS ist eine strategische Entscheidung, deren Effizienz sich schon nach kurzer Zeit, qualitativ und quantitativ, positiv auf den Unternehmenserfolg auswirkt.
Ist Ihr Interesse geweckt? Dann kontaktieren Sie uns doch einfach für weitere Informationen:
Herr Marlon Schreiber
Tel.: 0641/2093957
Email:
