(openPR) Dokumentenmanagement der neuesten Generation rechnet sich
Köln, 15.12.2008: Mit sehr ernüchternden Zahlen über nicht gerade zeitgemäße Dokumentenverwaltung konfrontiert John Mancini in seinem Weblog (typepad.com/aiim_blog/) seine Leser: So kostet es bspw. Unternehmen 20 Dollar, ein Dokument abzulegen, 120 Dollar ein falsch abgelegten Dokument wieder zu finden und 220 Dollar ein Dokument wieder herzustellen. Und zum Thema E-Mail-Datenflut: 2007 sollen Mitarbeiter durchschnittlich 18 Megabyte an E-Mails pro Tag erhalten haben. Prognose für 2011: 28 Megabyte pro Tag und Mitarbeiter. Pro Tag senden und empfangen Unternehmensanwender rd. 133 E-Mails (Quelle: Radicati Group). Die vollständig übersetzte Liste der Fakten von John Mancini findet sich auf computerwoche.de: “Unternehmen horten Billionen Papierddokumente”
Eine effiziente Verarbeitung von Dokumenten und Informationen zählt heute zu den wichtigsten Herausforderung im Geschäftsalltag, und dass Unternehmen auch in Deutschland hier noch Nachholbedarf haben, ist nicht von der Hand zu weisen. Täglich gehen viele tausend Kundenmitteilungen in steigender Zahl per Email, aber auch per Fax, SMS oder Brief ein. Das Erkennen und Verarbeiten von relevanten Waren- und Kundendaten sowie deren sichere und effiziente Verteilung sollte zu den bedeutendsten Unternehmenszielen gehören, um dem Wettbewerbs- und Kostendruck standhalten zu können. Die moderne Generation der digitalen Poststelle steigert die Effizienz der Posteingangsverarbeitung zusätzlich durch die automatisierte Inhaltsklassifikation, die Datenextraktion und –validierung sowie das automatisierte Auslösen von Geschäftsvorfallbezogenen Prozessen in angebundenen Bestands-Systemen. Enorme Kosteneinsparungen sind die Folge: auf etwa 0,40 bis 1,20 Euro pro Vorgang lassen sich die Bearbeitungskosten reduzieren. In produktiven Installationen werden – bezogen auf die Klassifizierungsqualität und den erreichten Anteil der Dunkelverarbeitung (Verarbeitung ohne menschlichen Eingriff) – sogar 0,12 Euro kalkuliert.
Die Vorteile eines “Digital Mailroom” (digitale Poststelle): Die schnellere Verteilung von Geschäftsvorfällen, Senkung der Bearbeitungszeiten und einheitliche Regeln und Antworten auf allen Kommunikationskanälen haben eine signifikante Senkung von Bearbeitungs- und Betriebskosten zur Folge. Und last but not least steigern sich auch Servicequalität – und zufriedene Kunden sind das A und O einer nachhaltigen Unternehmensausrichtung. www.ityx.de
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