(openPR) Dokumentenmanagement-Systeme sind immer so gut, wie ihre Metadaten: Erfasste Dokumente werden mit Stichwörtern, Tags und Kommentaren versehen, verschlagwortet, kategorisiert und indexiert. Was aber geschieht mit Informationen, die nur in gedruckter Form vorliegen? Wie gelangen Inhalte und Metadaten aus Papierdokumenten oder gar Formularen in das Dokumentenmanagement? Die Lösung heißt Intelligent Document Recognition (IDR): Mit Hilfe von Multifunktionsgeräten (MFP) oder Scannern werden Papierdokumente erfasst und in elektronische Informationen umgewandelt. Diese Informationen werden automatisch klassifiziert, Metadaten extrahiert, validiert und in elektronische Geschäftsprozesse eingebunden. eCopy ShareScan erlaubt einen kosteneffizienten und sicheren Weg für Unternehmen, die viele verschiedene Papierdokumente über MFP und Scanner dezentral erfassen und mit ihren digitalen Workflows in EMC2 Captiva und EMC2 Documentum verknüpfen wollen.
„Mit eCopy können Unternehmen die Lösungen von EMC2 nutzen, um Papierdokumente und Formulare auf einfache und effiziente Weise automatisiert zu erfassen und sie anschließend in ihren Geschäftsprozessen einzusetzen“, so Bernd E. Klüber, Regional Sales Director eCopy Central Europe: „Wenn unsere Lösungen gemeinsam genutzt werden, verschmelzen die beiden Prozesse zu einer effizienten Verfahrensweise, die Kosten spart, die Produktivität und Sicherheit im besonderen Maße erhöht.“
„Die dezentrale, digitale Erfassung von Papierdokumenten ermöglicht es Unternehmen, ihre operativen Kosten, die mit der Logistik, Archivierung und Verwaltung von papiergebundenen Informationen verbunden sind, nachhaltig zu senken und gleichzeitig ihre Geschäftsprozesse zu beschleunigen“, so Chris Preston, Senior Director, Content Management and Archiving, EMC2 Corporation. „Wir pflegen mit eCopy eine intensive Zusammenarbeit, um gemeinsam unsere Kunden dabei zu unterstützen, ihre Arbeitsprozesse grundlegend zu ihrem Vorteil zu verbessern.“
Weil eCopy die bereits vorhandenen Infrastrukturen nutzt, bietet es einen hohen Investitionsschutz – beispielsweise für das Netzwerk, die Multifunktionsgeräte und das genutzte Content Management System – indem es die Funktionalität erweitert und die Produktivität erhöht.
Direkte Integration in EMC2 Software
Über sogenannte Connectors kann die eCopy Lösung für die unmittelbare Integration in eine Vielzahl von Anwendungen genutzt werden. Die eCopy Software wird dabei auf dem Digitalkopierer oder dem Multifunktionsgerät installiert oder auf einer separaten eCopy ScanStation betrieben und mit dem passenden Connector erweitert. EMC2 bietet für eCopy ein breites Spektrum an Connectors, darüber hinaus können Unternehmen über das eCopy SDK auch eigene Connectors maßgeschneidert für ihre Software entwickeln.
EMC2 Captiva InputAccel Connector für eCopy ShareScan®: Mitarbeiter können ohne Vorkenntnisse direkt am Multifunktionsgerät, Digitalkopierer oder Scanner ihre Papierdokumente erfassen und in EMC2 Captiva importieren. Der Connector bietet eine integrierte Lösung für alle Dokumentenerfassungsgeräte.
Der eCopy Connector for EMC2 Documentum Content Manager ist eine Anwendung mit „Documentum 6 Ready“-Zertifizierung von EMC2, mit der Dokumente mit eCopy Sharescan erfasst und in den Content Manager übertragen werden können.
eCopy Connector für Documentum ApplicationXtender (AX): Dieser Connector erlaubt die verteilte Erfassung und das Routing nahtlos von einem Multifunktionsgerät, Digitalkopierer oder Scanner in AX und gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich zu authentifizieren und die digitalisierten Dokumente direkt in dem passenden Repository abzulegen.
Mit dem eCopy Software Development Kit (SDK) können Unternehmen und Drittanbieter eigene Applikationen entwickeln, die die Kluft zwischen Papierdokumenten und Geschäftssoftware schließen, indem sie die einfachen Erfassungsmöglichkeiten und flexiblen Schnittstellen von eCopy nutzen, um papierbasierende Informationen digital zu erfassen.
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