(openPR) Kommunen in Rheinland-Pfalz und im Saarland setzen auf eine einheitliche Lösung im Dokumentenmanagement
– Entscheidung für MACH InformationManager
– Kostengünstige Software-Einführung und Know-how-Transfer
Mainz, Lübeck. Die Zeit für Insellösungen in der elektronischen Schriftgutverwaltung und Aktenführung geht bei den Kommunen in Rheinland-Pfalz und im Saarland ihrem Ende entgegen. Statt dessen setzen Städte, Gemeinde und Kreise auf eine einheitliche Softwarelösung und treiben die IT-Standardisierung weiter voran. Ausgewählt hierfür wurde das Produkt MACH InformationManager des auf öffentliche Verwaltungen spezialisierten Software- und Beratungshauses MACH AG. Mit dem vollständig Web-basierten System lassen sich Dokumente IT-gestützt verwalten, Vorgänge aufgabenorientiert bearbeiten sowie Schriftgut revisionssicher archivieren. Die Entscheidung ist das Ergebnis einer europaweiten Ausschreibung, die die Gesellschaft für Kommunikation und Wissenstransfer mbH (KommWis GmbH) aus Mainz und der Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen (eGo-Saar) aus Saarbrücken für ihre Mitglieder organisiert hatten. Nahezu 25 Kommunen begleiteten das Vergabeverfahren, in dem Sie Ihre Anforderungen ergänzend zum Domea-Anforderungskatalog in das Pflichtenheft einbrachten und bei der Auswahl des Verfahrens in erster Linie Pate für die Berücksichtigung der Ergonomie der Anwendung standen. Bereits im November dieses Jahres sollen die ersten zehn Kommunen den Pilotbetrieb aufnehmen.
Das neue System bietet den Kommunen eine wichtige Grundlage für effizientes Verwaltungshandeln und E-Government. Außerdem wird der Datenaustausch erleichtert und die zahlreichen Fachverfahren können universell angebunden werden. Für eine effektive Einführung soll dabei ein so genannter Kommunal-Client sorgen. Dieser wird die spezifischen Anforderungen der Kommunen berücksichtigen, bedarfsgerecht vorkonfiguriert sein und über eine universelle Fachverfahrensschnittstelle auf Basis des XDOMEA-Standards verfügen.
Gerade daraus erwächst für die Kommunen ein großer Nutzen, denn aus jedem Fachverfahren heraus kann elektronisches Schriftgut in Akten und Vorgängen des Systems gespeichert werden. Hierfür hat KommWis in enger Zusammenarbeit mit dem Ministerium des Innern und für Sport des Landes Rheinland-Pfalz wichtige Vorarbeiten geleistet. Außerdem werden weitere Schnittstellen schrittweise in den Kommunal-Client integriert, unter anderem um Schriftgut aus dem File-System, aus E-Mail-Systemen und anderen Quellen automatisiert und regelbasiert übernehmen zu können. Darüber hinaus wird die Lösung an die virtuellen Poststelle und die Signaturkomponente der rlp-Middleware angebunden. Erfahrungen aus zahlreichen E-Government-Projekten bringt die MACH AG hierfür mit.
Nach der Einführung des Verfahrens wird die KommWis für Rheinland-Pfalz den laufenden Betrieb des Gesamtsystems koordinieren. Der Aufwand der einzelnen Kommunen wird dadurch reduziert, dass die Mitarbeiter der KommWis als Multiplikatoren geschult und im Echtbetrieb für den zentralen Support sorgen werden. Das Mainzer Unternehmen nimmt zudem die von der MACH AG gelieferten Softwareversionen ab und verteilt diese an die Kommunen. Die Nutzungslizenz für Rheinland-Pfalz erstreckt sich auf alle hauptamtlich verwalteten 236 Kommunen und die kommunalen Spitzenverbände, sowie deren Tochtergesellschaften in Mehrheitsbesitz.
Für die Mitglieder des Zweckverbandes eGo-Saar, 52 Städte und Gemeinden, fünf Landkreise und der Regionalverband Saarbrücken sowie die fünf saarländischen kommunalen Spitzenverbände, wurde ein spezieller Rahmenvertrag vereinbart, den alle Mitgliedsverwaltungen nutzen können.
Hinweis für die Redaktionen:
Diese und weitere Presseinformationen im RTF-Format sowie Pressefotos (300 dpi) im TIF-Format zum Herunterladen finden Sie in der Rubrik Presse der MACH-Homepage unter www.mach.de .
Zusatzinformation:
Zur KommWis GmbH:
KommWis ist eine Tochtergesellschaft der drei kommunalen Spitzenverbände in Rheinland-Pfalz. Das Unternehmen koordiniert und betreibt in Rheinland-Pfalz das landeseinheitliche Verfahren für das Meldewesen und das Kommunalnetz Rheinland-Pfalz. Darüber hinaus werden zunehmend Aufgaben mit landesweitem Bezug (so auch das landeseinheitliche DMS-System) von den Spitzenverbänden in die Aufgabenhoheit des Unternehmens übertragen.
Zum Zweckverband eGo-Saar:
Der Zweckverband eGo-Saar - dem alle Gemeinden und Gemeindeverbände des Saarlandes angehören sowie alle landesweit tätigen kommunalen Verbände - verfolgt u.a. das Ziel der Straffung der verwaltungsinternen Abläufe und Entscheidungsprozesse. Dazu gehört auch eine Beschleunigung des Verwaltungsverfahrens durch den Einsatz moderner Informationstechnologien.
Zur ausgewählten Lösung:
Als landeseinheitliche DMS-Lösung wird die Software MACH InformationManager zum Einsatz kommen. Mit dem vollständig Web-basierten System lassen sich Dokumente effizient verwalten, Vorgänge schlank und aufgabenorientiert bearbeiten sowie Schriftgut revisionssicher archivieren. Kommunen profitieren von allen Vorteilen einer DOMEA-zertifizierten Lösung, beispielsweise von der Integration und Konsolidierung von Fachverfahren über offene Standards. Integrierte Portallösungen oder externe Portale ermöglichen es, dass im Internet eingegebene Daten in der Software medienbruchfrei zur Verfügung stehen. Außerdem lassen sich die verschiedensten kommunalen Verfahren Workflow-gestützt koordinieren und mit einem straffen Fristenmanagement elektronisch organisieren. Die Auskunftsfähigkeit und Dienstleistungsqualität erhöht sich durch den direkten Zugriff auf Dokumente, Akten und Vorgänge. Das System bietet seinen Anwendern insgesamt einen großen Funktionsumfang bei einer hohen Benutzerfreundlichkeit.
