(openPR) MatchPoint Workspace bietet neben üblichen Collaboration-Funktionen die Metadaten Tagging und Suchoptionen von MatchPoint sowie Prozessunterstützung und Projektraum-Templates für Standard-konforme Aufgaben wie ITIL-Projekte
Basel/München 20. August 2008 – itsystems stellt auf der DMS-Expo 2008 eine neue Collaboration-Lösung vor. Neben den üblichen Funktionen zur Unterstützung von Team- und Projektarbeit bietet MatchPoint Workspace Prozessunterstützung für eine Reihe von Projektanforderungen – wie beispielsweise ITIL-Projekte. Dadurch kann das Aussehen und der Inhalt virtueller Arbeitsräume durch ein zentrales Prozessmodell gesteuert werden, was die Verwaltung stark vereinfacht. Daneben nutzt die Collaboration-Lösung auch alle Vorteile von MatchPoint. MatchPoint ergänzt unstrukturierte Daten wie Dokumente, E-Mails etc. mit Metadaten und liefert so hundertprozentig genaue Suchergebnisse. Die Metadaten werden dabei zum größten Teil automatisiert beigefügt, so dass kein zusätzlicher Aufwand wie bei herkömmlichen DMS-Lösungen entsteht. Am Partnerstand von Microsoft Stand E 060 / C 061 zeigt itsystems sein Lösungsportfolio rund um das Thema SharePoint und DMS.
MatchPoint Workspace – Collaboration auf SharePoint
Bereits einzelne Mitarbeiter haben oft Probleme, den Überblick über die Flut der für sie wichtigen Informationen zu behalten. Um vieles schwieriger ist es jedoch, wenn mehre Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen oder Unternehmen an einer gemeinsamen Aufgabe arbeiten. Die Aufzeichnungen zur Zusammenarbeit an Projekten, Fällen, Produkten, Patienten, Klienten, etc. finden sich in Dossiers, Ordnern, e-Mails und anderen unstrukturierten Dokumententypen. Starre Ordnerstrukturen erschweren das Finden und Nutzen der Informationen. Dabei gehört es zum Kern der Projektarbeit gemeinsam Information zu erarbeiten, auszutauschen, abzulegen und wieder finden zu können. Oft fangen die Probleme schon damit an, dass wichtige Informationen nicht vollständig, veraltet oder plötzlich nicht mehr auffindbar sind. Daraus resultieren Missverständnisse, die zu Mehraufwand und Verzögerungen führen.
Bisher fand Teamarbeit auf dem File- und Mailserver statt. Dabei gab es praktisch keine Möglichkeiten, um Vorgänge und strukturierte Prozesse abzubilden. Denn die Ablage im Fileserver war auf Dokumente beschränkt und Aufgaben, die per E-Mail zugewiesen wurden, konnten von anderen Mitarbeitern nicht getrackt werden.
Dank der Portalfunktion von SharePoint und flexiblen Möglichkeiten zur Strukturierung unterstützt MatchPoint Workspace 2008 die unterschiedlichsten Arbeitsweisen. Als gemeinsame Arbeitsplattform dient so nicht mehr nur ein Ordner. Jede Teamarbeit erhält eine eigene Website, auf der Informationen aus unterschiedlichsten Systemen gemeinsam angeordnet und je nach Anforderung strukturiert werden können. MatchPoint Workspace 2008 verwaltet dabei nicht nur Dokumente und E-Mails, sondern auch Aufgaben, Ressourcen und Meetings des Projektteams. So wird es möglich, dass elektronische Abläufe die Projektarbeit gezielt unterstützen, während im gleichen Umfeld auch unstrukturierte Teamarbeiten erledigt werden.
Die Verwaltung von Arbeitsräumen erfolgt wahlweise manuell oder prozessgesteuert über Vorlagen. Beim Erstellen eines neuen Arbeitsraumes wird eine Vorlage gewählt, über die das Aussehen und der Inhalt des Arbeitsraumes definiert ist. Der besondere Vorteil hierbei ist, dass Arbeitsräume, die Norm- oder Prozess-konform sein müssen, über ein Prozessmodell definiert werden können. Das heisst, dass im Modell vorgegeben wird, welche Inhalte (Vorlagen, Standardaufgaben, Workflows, Projektphasen etc.) der Arbeitsraum zur Verfügung stellen soll. Auf dieser Basis wird der Arbeitsraum automatisch zusammengestellt. Es genügt eine Änderung am Prozessmodell, um alle zukünftigen Arbeitsräume entsprechend zu erstellen. Dadurch wird die Vielfalt und der Aufwand zur Verwaltung von Arbeitsraumvorlagen stark reduziert.
MatchPoint Workspace 2008 bietet in virtuellen Arbeitsräumen alle Collaboration-Funktionen von SharePoint 2007 sowie einige mehr. So wird beispielsweise über Ein- und Auschecken verhindert, dass ein Mitarbeiter die Änderungen eines anderen überschreibt, wenn Dokumente von mehreren Personen übers Wochenende bearbeitet werden. Einfache Freigabeprozesse stellen sicher, dass nur verifizierte Informationen publiziert werden und garantieren dank integrierter Versionierung automatisch die Nachvollziehbarkeit.
Zudem lässt sich MatchPoint Workspace 2008 ganz einfach in alle bekannten Werkzeuge wie Microsoft Office und andere beliebte Anwendungen integrieren. Die Mitarbeiten bzw. das Unternehmen kann so entscheiden, ob Aufgaben lieber in der SharePoint-Oberfläche oder in Outlook erledigen werden sollen. Die zu einem Projekt gehörenden Mailkonversationen können automatisch im entsprechenden Arbeitsraum gespeichert werden.
Mithilfe der MatchPoint-Technologie werden sämtliche Dokumente und E-Mails beim Speichern vollautomatisch kategorisiert: Wahlweise nach Projekten, Kunden, Produkten, Abteilungen, Projektteams, Mitarbeitern und weiteren Kriterien. MatchPoint vergibt dafür Tags auf Arbeitsraum-Ebene und vererbt sie auf alle Informationen im Arbeitsraum. Die Mitarbeiter müssen dazu nichts anderes tun, als ihre Dokumente in den richtigen Arbeitsraum zu legen. Für den Benutzer entsteht somit kein Aufwand, aber für das ganze Unternehmen ein grosser Nutzen.
Sämtliche Informationen können dank dieser Kategorisierung viel schneller wieder gefunden und eindeutig identifiziert werden. Ausserdem lassen sich über MatchPoint Workspace auch alle anderen wichtigen Aspekte wie Aufgaben, Issues, Risiken, Planung und Know-how-Austausch genau so einfach abdecken. So wird MatchPoint Workspace zum zentralen Cockpit, das Unternehmen sowohl bei der Verwaltung von Information als auch bei der Kommunikation unterstützt.
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