(openPR) Transportunternehmen sind auf unterschriebene Frachtbriefe angewiesen, wenn sie Ihren Kunden eine Rechnung schreiben wollen. Im internationalen Ladungs- und Teilladungsverkehr kann es jedoch Wochen dauern, bis der Buchhaltung die entsprechenden Dokumente vorliegen. Punch Telematix, Hersteller und Anbieter von Telematiksystemen, hat daher seinen Bordcomputer CarCube um einen Dokumentenscanner erweitert. Dieser ermöglicht das Einlesen von DIN A4-Vorlagen sowie deren originalgetreue
Übermittlung in die Buchhaltung. Erstmals der Öffentlichkeit vorgestellt wird der Dokumentenscanner auf der IAA Nutzfahrzeuge in Hannover (25.09. bis 02.10.2008).
"Mit unserer Neuentwicklung können Logistikdienstleister wesentlich schneller ihre Rechnungen erstellen, was angesichts immer späterer Zahlungseingänge einen enormen Wettbewerbsvorteil darstellt", sagt Carsten Holtrup, Geschäftsführer der Punch Telematix Deutschland GmbH. Dank der Anbindung an den CarCube und dessen europaweiter Datenübermittlung in Echtzeit kann die jeweilige Zentrale unmittelbar nach dem Einscannen der Dokumente auf die Lieferscheine und Frachtpapiere zugreifen und diese weiterverarbeiten.
Installation und Handhabung des Dokumentenscanners sind denkbar einfach: Über ein USB-Kabel wird das 390 Gramm schwere und 30 Zentimeter breite Gerät direkt an den CarCube angeschlossen. Nach erfolgtem Scan übermittelt der vollständig ausgestattete Bordcomputer das eingelesene Dokument als PDF an Fleetworks, das internetbasierte Flottenmanagementsystem von Punch Telematix. Dort können Mitarbeiter die Dokumente herunterladen und dann im firmeneigenen Warenwirtschaftssystem weiterverarbeiten.
Wird beispielsweise ein ausgefüllter Frachtbrief nach der Internationalen Vereinbarung über Beförderungsverträge auf Straßen (CMR-Frachtbrief) am Ort der Auslieferung eingescannt, kann dieser von den Mitarbeitern in einer noch so entfernten Zentrale sofort geöffnet und gespeichert werden. Die Zentrale hat somit einen unmittelbaren Überblick über alle für die Rechnung relevanten Daten wie beispielsweise Ort und Tag der Ausstellung, Stelle und Tag der Übernahme des Gutes, Name und Anschrift des Empfängers, die Art der Verpackung oder das Rohgewicht des abgelieferten Gutes.
Carsten Holtrup sieht deswegen den größten Nutzen des Dokumentenscanners im Zusammenhang mit CMR-Frachtbriefen: "Durch unser erweitertes System wird nicht nur die Rechnungslegung beschleunigt, sondern auch die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung stark vereinfacht", sagt Holtrup. Die Scan-Technologie eigne sich darüber hinaus auch für die Erfassung und Übermittlung von Unfallfotos oder Werkstattrechnungen.
